Digitalizzazione dei luoghi di lavoro nel settore dell'istruzione

Prima della pandemia, molte istituzioni educative erano felici che il loro personale e le loro facoltà valutassero l'efficienza operativa sulla base di un ritmo lineare di cambiamento tecnologico. La realtà è che quando il posto di lavoro della facoltà fisica ha cessato di essere al centro dell'attenzione, è diventato più facile pensare a come affrontare i processi profondi che hanno sempre afflitto e ostacolato queste istituzioni.

Conosciamo tutti l'approvazione del settore del posto di lavoro virtuale, della collaborazione e della tecnologia di condivisione delle informazioni, che chiaramente era necessaria con urgenza affinché le istituzioni educative continuassero con qualsiasi forma di attività in classe e interazione studente-insegnante quando la pandemia era in pieno svolgimento.

Ciò di cui siamo meno consapevoli, tuttavia, è il ritmo del cambiamento applicato ai processi e alle tecnologie che hanno cambiato internamente il modo in cui le istituzioni guidano l'efficienza nella produttività dei dipendenti della facoltà e, più specificamente, come viene misurato questo miglioramento:

1 . In primo luogo, il modo in cui gli studenti interagiscono con la facoltà pre/post-ammissione e durante il loro percorso formativo si è evoluto in modo esponenziale.

2 . In secondo luogo, le facoltà hanno cambiato il modo in cui si conformano e interagiscono in modo interfunzionale mentre passano ai processi digitali.

3. Infine, il processo di campagna sulla donazione e la raccolta fondi degli ex-alunni è stato impegnativo per le università in tutta Covid, e quindi l'intero processo di interazione del personale con gli ex-alunni per la gestione e la governance dei fondi si è evoluto in modo digitale.

In definitiva, le istituzioni vogliono che i fornitori aiutino a semplificare i processi interni, migliorare le esperienze degli studenti e promuovere una migliore efficienza del tempo con il personale e la facoltà, riducendo al contempo i costi. Oggi la trasformazione digitale è difficile. In effetti, la ricerca di McKinsey evidenzia che solo il 16 % delle organizzazioni ha riportato risultati di misurazione con successo , quindi le istituzioni educative devono concentrarsi su aree in cui sono possibili vincite facili e misurazioni identificabili.

I cicli di vita dei documenti sono molto inefficienti e costosi negli istituti di istruzione. Dai processi di studenti e docenti su come i documenti vengono reperiti e creati in vari formati di vendor office (G Suite, MS Office) e output PDF, ai cicli ripetitivi di stampa, modifica, copia, ricerca e spesso ricreazione che purtroppo sono intrinsecamente manuali.

Non dimentichiamo inoltre il modo in cui i documenti vengono archiviati (spesso decentralizzati), archiviati e duplicati per la collaborazione - il che fa sì che infinite copie degli stessi documenti girino per l'organizzazione, con impatti su e-mail, piattaforme di messaggistica aziendale, conservazione e governance.

Infine, quando i flussi di lavoro richiedono che i documenti siano rivisti, spediti ed eseguiti da due o più parti - all'interno o all'esterno dell'istituto - l'intero ciclo di vita dei documenti è ulteriormente aggravato da un alto grado di complessità, tempo e ovvi costi incorporati da gestire.

Ci sono due modi per pensare al miglioramento della produttività dei documenti. ( 1 ) Inizia con l'utente e il processo/gli strumenti che hanno un impatto su di loro e lavora per identificare le aree di miglioramento. L'alternativa è ( 2 ) iniziare con il flusso di lavoro organizzativo e ridurre. Se l'obiettivo immediato è rendere gli studenti e il corpo docenti più efficienti, allora è sempre meglio iniziare prima con le cose semplici (vedi tabella sotto).

Concentrarsi su modi accessibili per creare, modificare e condividere documenti è un buon punto di partenza. Passando poi a quelle attività manuali ad alta intensità che ostacolano la produttività individuale, ad esempio, i pacchetti di onboarding degli studenti, i moduli d'ordine, i riconoscimenti delle politiche delle risorse umane sono tutti esempi di semplici attività di firma che possono creare un onere sia per il mittente che per il destinatario se vengono completate manualmente.

La piattaforma di produttività Nitro affronta tutto quanto sopra con una semplice licenza consolidata per gli studenti e una gestione centralizzata per i docenti. La piattaforma facilita anche l'importante seconda fase del processo di adozione digitale dei documenti, ovvero scoprire, misurare e riferire su ciò che sta accadendo.

Nitro Analytics fornisce la necessaria visione dell'attività effettiva, delle tendenze e dei risparmi che derivano direttamente dal software. Infatti, le intuizioni analitiche di Nitro sono ritenute affidabili dal 68% di Fortune 500. Le permette di rispondere a domande come "quanta carta abbiamo usato oggi?" o "quanto velocemente è stato completato elettronicamente il processo di firma?". Parlare e dimostrare il ritorno sull'investimento è fondamentale per l'utilizzo della piattaforma di Nitro. Ma non è necessario che si fermi qui.

Quando sei pronto per i processi di documentazione organizzativa più grandi, è importante capire che i flussi di lavoro interfunzionali richiederanno probabilmente l'automazione e l'integrazione con soluzioni specifiche. Nitro si integra con strumenti come Microsoft Power Automate attraverso la sua alleanza con Microsoft e sfrutta le proprie API.

Nitro sta investendo in Junior College, College, K- 12 , università, scuole professionali, business school e servizi di supporto educativo quando molti fornitori del settore stanno aumentando i costi e le licenze non necessarie. Un recente EdWeek Market Brief ha fatto riferimento alla spesa per programmi di studio basati sulla tecnologia , evidenziando che, sebbene gli investimenti in abbonamenti tecnologici negli Stati Uniti siano aumentati considerevolmente negli ultimi 12 mesi, un terzo delle istituzioni richiederà fondi federali di emergenza per sostenere l'investimento e pertanto è essenziale una licenza prudente e valida.

Recentemente abbiamo lanciato un programma di canale globale per il settore dell'istruzione in tre continenti e abbiamo alcuni partner specifici focalizzati sulle esigenze dell'istruzione, tra cui SoftwareONE™. Abbiamo sviluppato un modello di licenza appositamente costruito per gli studenti, i docenti e il personale, al giusto prezzo che le istituzioni possono permettersi.