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Comment le secteur financier utilise les signatures électroniques

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Des grandes institutions financières à l'ouverture de comptes, Nitro Sign aide les entreprises à utiliser la signature électronique pour signer des documents financiers confidentiels en toute facilité.

La paperasserie est une réalité incontournable du secteur financier ; elle fait partie du métier. Mais si vous arrivez à éliminer le papier, vous vous faciliterez grandement la tâche. Que vous dirigiez une grande institution financière ou que vous mettiez en place un compte vendeur pour votre petite entreprise, les documents numériques et les signatures électroniques vous épargnent les tracas liés à la signature et à la sécurisation de documents financiers sensibles.

Comment les signatures électroniques simplifient les processus :

1. La fin du papier

De l'ouverture d'un nouveau compte au financement d'un achat en passant par la demande de prêt hypothécaire, tout est plus rapide lorsque le papier n'est plus à l'ordre du jour. De nombreux documents financiers, sinon la plupart, contiennent plusieurs pages et plusieurs endroits pour signer et parapher. Si un client en manque un seul, vous finissez par passer des appels téléphoniques, faxer des documents ou organiser une autre réunion. Documents numériques et signature électronique vous permettent de parcourir rapidement le processus de signature, en vous assurant que tous les champs pertinents ont été signés avant de pouvoir passer à la page suivante.

2. Collaboration et signature de documents à distance

La signature électronique crée une expérience plus pratique pour partager des documents et collaborer avec vos collègues ou clients . Le délai d'exécution des documents augmente considérablement lorsque la signature n'est pas rationalisée, et la recherche de signatures pour les documents NIGO (Not In Good Order) est un obstacle majeur au temps et aux coûts. La signature électronique résout les deux problèmes, en accélérant le processus de signature et en éliminant les erreurs qui prolongent la finalisation des demandes et des accords.

3. La sécurité

Même avec la promesse d'une signature plus rapide, d'une expérience client améliorée et d'une collaboration d'équipe plus efficace, les entreprises du secteur financier hésitent parfois à passer aux signatures électroniques en raison de problèmes de sécurité . En réalité, vos documents et les informations personnelles de vos clients sont plus sécurisés numériquement.

Le stockage numérique chiffré implique une réduction des risques de perte ou de mauvaise manipulation des documents. Les réseaux privés virtuels (VPN) et les PDF protégés par mot de passe peuvent ajouter des couches de sécurité supplémentaires aux documents sensibles, préservant la confidentialité des informations qui doivent rester confidentielles. Le format PDF facilite également la biffure sécurisée d'informations lorsque vous transmettez certains documents par des moyens moins sûrs tels que le courrier électronique.

Stocker les documents en ligne permet d'économiser sur les coûts et de réduire la charge de travail en gestion interne, en vous permettant plus facilement et à moindre frais de respecter le Bank Secrecy Act, l'Electronic Funds Transfer Act et le Truth in Lending & Truth in Savings Act, ainsi que d'autres législations fédérales américaines en matière de stockage des documents par les institutions financières.

Vous vous demandez peut-être également si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et sécurisées – si elles ont le pouvoir de rendre officiels et légaux des documents importants comme les documents de prêt et autres contrats financiers. La réponse? Les signatures électroniques sur les contrats de toute nature sont tout aussi juridiquement contraignantes que les signatures manuscrites. En fait, la plupart des grandes banques acceptent les signatures électroniques pour au moins certains de leurs documents et flux de travail.

La signature électronique dans le secteur de la finance :

Ouverture de compte

La signature électronique sécurisée est conforme au Patriot Act des États-Unis. Elle permet aux intéressés d'ouvrir un compte depuis n'importe quel endroit, ce qui rend votre établissement beaucoup plus attrayant pour les membres potentiels, en particulier les jeunes publics qui s'attendent désormais à des processus entièrement automatisés.

le Groupe de recherche Aite , a constaté que lorsque les institutions financières ont des processus d'ouverture de compte entièrement en ligne, les nouveaux clients sont beaucoup moins susceptibles d'abandonner leurs demandes en faveur d'une autre institution.

Demandes de prêts/crédits

La signature électronique présente un avantage similaire pour les dossiers de prêt et de crédit. Les dossiers de prêt, qu'ils soient remplis en personne ou en ligne, sont simplifiés grâce aux documents et aux signatures électroniques. L'expérience client est améliorée et la durée entre le premier point de contact avec le client et la validation officielle du prêt est considérablement réduite.

Avec la signature électronique, les processus de demande de prêt sont plus rapides et moins sujets aux erreurs à corriger, comme l'oubli d'une signature à un endroit par exemple. Ainsi, le taux d'abandon des clients en plein processus diminue. Il est bien plus simple et plus rentable de se conformer à la réglementation sur le stockage et la sécurité appropriés de ces documents lorsque le système est entièrement numérique.

Transferts IRA et 401k (États-Unis)

Les reports de retraites impliquent souvent d'importantes sommes d'argent. Dans le but de récupérer ces transferts, les sociétés d'investissement mentionnent souvent aux clients les faibles frais d'ouverture de compte ou de commission de courtage. Proposer un processus de signature électronique simplifié est un autre moyen pour les sociétés d'investissement de se différencier de leurs concurrents et d'améliorer le processus d'accueil des nouveaux clients.

Accord de principe/validation des prêts immobiliers

Dans les marchés concurrentiels, les biens immobiliers se vendent rapidement et les acheteurs doivent faire une offre sérieuse sans attendre. Un processus en ligne rapide pour l'accord de principe de la banque n'est pas superflu ; c'est un critère indispensable pour de nombreux acheteurs.

Ce ne sont là que quelques-unes des utilisations les plus courantes des documents numériques et des signatures électroniques pour améliorer les workflows et la sécurité dans le secteur de la finance. Alors que la pile de documents utilisés, que ce soit côté client ou en interne, ne fait qu'augmenter, la liste des cas d'utilisation est loin d'être terminée :

  • Demandes de modification (mise à jour des bénéficiaires, changement d'adresse, etc.)
  • Divulgation et Term Sheet
  • Modèles réutilisables pour accélérer les tâches répétitives
  • Transfert des actifs
  • Confirmations de transaction

Il n'y a jamais eu de moment plus pressant pour les institutions financières d'adopter la signature à distance, ce qui est essentiel pour créer une expérience client positive dans des circonstances sécurisées. Même avant la distanciation sociale, les clients s'attendaient à une signature électronique. Maintenant, c'est absolument essentiel. Si vous n'offrez pas l'ouverture et l'intégration de comptes à distance et entièrement numériques, les clients potentiels trouveront quelqu'un qui le fait. C'est pourquoi nous offrons la signature électronique gratuite aux entreprises de toute taille pour le reste de2020 . Obtenez votre entreprise eSigning aujourd'hui avec un compte vraiment gratuit (comme dans aucune carte de crédit requise) ici .

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