Sécurité eSign : Comment garantir que votre document est juridiquement contraignant

Lorsque vous signez électroniquement des documents qui ont une grande valeur commerciale, tels que des contrats financiers ou des contrats commerciaux , il est possible que vous vous retrouviez un jour à défendre le caractère exécutoire de l'un de ces accords devant un tribunal. Par exemple, si vous poursuivez un vendeur pour rupture de contrat, la principale preuve est le contrat eSign que le vendeur a signé pour effectuer le travail. Au cours de la procédure judiciaire, il est essentiel de déterminer si le document est juridiquement contraignant.

Les trois piliers de la "Haute confiance" avec les signatures numériques - Sécurité, Protection contre la fraude et Conformité légale - travaillent ensemble pour fournir le plus haut niveau d'assurance à toutes les parties et organisations impliquées que tous les aspects de votre document sont valides. Au niveau le plus fondamental, la sécurité donne l'assurance que si vous vous retrouvez devant un tribunal et qu'une signature électronique est contestée, vous avez rempli les critères légaux pour prouver que le document est valide.

Le pilier de sécurité de la haute confiance dans les contrats eSign garantit que votre document peut résister à un examen minutieux et se conformer aux exigences les plus strictes de sdans le monde entier.

Lorsque vous utilisez le logiciel eSign qui offre une grande confiance comme Nitro Sign Premium, vous pouvez vous présenter au tribunal en sachant que le document répond aux normes les plus élevées possibles en matière de conformité ainsi qu'aux réglementations telles que ESIGN Act.

Si le contenu d'un document est modifié après la signature électronique, le document n'est plus valide ou juridiquement contraignant. Les fonctions de sécurité du logiciel de signature électronique doivent empêcher toute partie impliquée dans la transaction de modifier le document après sa signature. Un niveau de sécurité supplémentaire pour les organisations est une piste d'audit, qui suit et fournit une visibilité sur le parcours du document pendant tout le processus de signature - de la demande à la modification et à l'achèvement.

Par exemple, une organisation envoie un contrat eSign à un nouvel employé avec les détails de son emploi. Le représentant des Ressources humaines signe le document et l'envoie à l'employé. L'employé modifie le salaire sur le contrat de sorte qu'il est payé plus que ce qui est indiqué dans le document original.

Étant donné que les mesures de sécurité de la plate-forme de signature électronique empêchent la modification du document ou envoient une alerte indiquant que le document a été modifié, le contrat est désormais invalide et l'organisation n'est pas responsable du salaire plus élevé. Le pilier de sécurité que constitue la grande confiance empêche l'employé de gagner un procès dans lequel il aurait modifié les conditions salariales du contrat pour que l'organisation lui verse un salaire plus élevé.

Pour offrir la sécurité requise pour qu'un document juridique signé électroniquement puisse tenir devant un tribunal, les plateformes de signature électronique doivent fournir les trois caractéristiques de sécurité suivantes :

Une fois qu'un document est signé, il ne peut être modifié et reste juridiquement valable. Si elle est traduite en justice, l'organisation doit prouver qu'elle n'a pas été modifiée. En plaçant un sceau cryptographique inviolable sur le document pendant le processus de signature électronique, il ne peut être manipulé après la signature. Si le sceau est brisé, les signataires sont informés et avertis que les signatures ont été annulées.

Pour qu'un document soit valide, la personne représentée comme signataire doit être la même que celle qui a physiquement exécuté la signature électronique. Par exemple, un employé qui a signé un accord de non-divulgation viole l'accord en divulguant des informations confidentielles à un concurrent. Pour que le contrat tienne devant le tribunal, l'organisation devra prouver que l'employé en question a signé le document. Les justificatifs fournissent la preuve que l'identité de l'employé a été vérifiée et garantissent l'intégrité des documents.

Vérification de l'identité Les exigences varient en fonction de la localisation des signataires, l'Union européenne ayant des règles plus strictes que les États-Unis. Toutefois, si l'une des parties se trouve dans l'UE ou si l'une des entreprises a son siège dans l'UE, il se peut que le document doive répondre aux exigences les plus strictes en matière de preuve. En utilisant une solution de signature électronique qui offre la souplesse nécessaire pour appliquer les exigences les plus strictes quel que soit le lieu, les entreprises peuvent en toute confiance faire des affaires au-delà des frontières sans se soucier de la légalité des signatures électroniques sur les documents juridiques.

Au cours du processus de signature électronique, le document est transmis entre les signataires, souvent par le biais d'une plateforme eSign ou d'un courrier électronique. Toutefois, les données personnelles et sensibles contenues dans les documents, telles que les numéros de sécurité sociale, les informations bancaires ou les données salariales, doivent être protégées pendant le processus par le biais du cryptage.

Pour garantir la sécurité des données, les organisations qui utilisent des processus de signature électronique doivent respecter des normes industrielles telles que TLS 1.2 pour le cryptage en transit et AES256 pour le cryptage au repos. Quel que soit l'emplacement du document au cours du processus - en transit, stocké sur le cloud ou sur un réseau - les données doivent être protégées à tout moment.

En utilisant un Qualified Trust Service Provider partenaire de signature électronique et une plateforme sécurisée, personne - ni les tiers, ni même le fournisseur de signature électronique - ne peut accéder au contenu du document ou le voir.

Qu'il s'agisse de l'intégration d'un fournisseur dans votre entreprise de fabrication ou d'une institution financière qui fait signer des billets à ordre à ses clients, votre organisation a besoin que tous les contrats et documents signés électroniquement soient valables devant les tribunaux.

Nitro vous aide à identifier le niveau de sécurité dont vous avez besoin pour répondre aux exigences commerciales et réglementaires spécifiques. Lorsque vous avez besoin du plus haut niveau de confiance, nos fonctions de sécurité eSign répondent aux exigences les plus strictes. Et lorsque les documents doivent être signés rapidement, vous pouvez personnaliser et automatiser les flux de travail pour un processus sans faille.

Pour en savoir plus sur l'engagement de Nitro en matière de sécurité et de conformité, visitez notre Trust Center ou parlez à nos experts eSign de vos besoins particuliers.