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Pourquoi "High Trust" est la nouvelle règle de la eSigning

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Tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique de haute confiance et comment elle permet à votre organisation de prévenir la fraude et de collecter des accords sécurisés, juridiquement contraignants et conformes.

Dans le paysage numérique en constante évolution d'aujourd'hui, où la majorité des affaires se déroulent en ligne, les organisations sont de plus en plus préoccupées par la cybercriminalité et la fraude. Les gens ne se serrent plus physiquement la main lorsqu'ils signent un contrat, de sorte que la confiance avec les clients et les fournisseurs passe par des transactions électroniques. Cela inclut la signature de documents juridiquement contraignants via des signatures électroniques sécurisées.

Chaque signature électronique traitée par votre organisation est importante pour l'entreprise de différentes manières. Mais certains documents sont exceptionnellement importants et, s'ils ne sont pas signés électroniquement dans un souci de sûreté, de sécurité et de conformité, ils pourraient vous conduire devant les tribunaux ou coûter à l'organisation de grosses sommes d'argent en perte d'activité. Le problème est que de nombreuses entreprises traitent toutes les solutions et processus de signature électronique de la même manière, ce qui peut entraîner des résultats défavorables et des conséquences juridiques.

Bien que la signature électronique puisse profiter à toutes les organisations, il ne peut s'agir d'une approche « taille unique ».

Qu'est-ce que la eSigning de haut niveau de confiance ?

Chez Nitro, nous fournissons une signature électronique «à haute confiance» et pensons que c'est l'avenir des signatures électroniques. De nombreux pays ont déjà adopté ou travaillent actuellement à la mise en œuvre de réglementations et de normes plus élevées de conformité eSign. Une confiance élevée est plus qu'un terme ; il représente les piliers les plus importants de la sécurité et de la conformité eSign que chaque organisation devrait prendre en compte, quelle que soit la solution utilisée.

Les 3 composants d'une eSigning

Une solution de signature électronique sécurisée qui répond aux normes de haute confiance combine plusieurs couches de protection, notamment :

Sécurité de pointe

Si un litige relatif à un document vous amène devant un tribunal, vous devez fournir la preuve que le document est juridiquement contraignant. Votre solution eSign doit :

  • appliquer un sceau électronique pour certifier que le document n'a pas été falsifié
  • fournir la preuve que l'identité du signataire a été correctement vérifiée
  • s'assurer que le fichier a été chiffré au repos et en transit

Respect des lois

De nombreux secteurs et pays ont des réglementations strictes auxquelles toutes les signatures électroniques doivent se conformer. Pour garantir la conformité, une plate-forme de signature électronique doit répondre aux exigences internationales les plus strictes et s'intégrer de manière transparente aux services gouvernementaux et tiers de vérification et d'authentification de l'identité.

Prévention de la fraude

La fraude se produit généralement lorsqu'un signataire se présente sous un faux jour ou falsifie un document après la signature. Pour réduire la fraude et garantir la sécurité des signatures électroniques, les plates-formes doivent offrir plusieurs niveaux de vérification d'identité , utiliser une technologie inviolable et fournir des pistes d'audit intégrées pour suivre et enregistrer toutes les interactions des destinataires.

Pourquoi la eSigning haut niveau de confiance est plus importante que jamais

Les documents et accords de grande valeur, ou lorsqu'il existe un risque élevé de litige, nécessitent des mesures supplémentaires pour garantir que les signatures électroniques sont sécurisées et juridiquement contraignantes. Des pays et des industries spécifiques ont également des exigences de conformité spécifiques, et il peut être compliqué et accablant pour les organisations de suivre tout cela. C'est pourquoi il est important de travailler avec un fournisseur de logiciels expérimenté spécialisé dans les signatures électroniques sécurisées et de haute confiance.

Avec une main-d'œuvre dispersée et davantage de processus en ligne, les organisations sont de plus en plus confrontées à des situations où une grande confiance est essentielle, en particulier lors de la signature d'un document avec quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré en personne et avec qui vous n'avez pas un niveau de confiance fondamental.

Il existe de nombreux cas d'utilisation où des signatures électroniques de haute confiance sont nécessaires et précieuses. Voici quelques-uns:

Les organisations de services financiers qui traitent des transactions et des transferts monétaires à haut risque ont besoin d'une eSigning sécurisée et de haute confiance avec vérification d'identité. Un cas d'utilisation courant pour les services financiers et les organisations d'investissement est KYC (Know Your Client/Customer) pour vérifier l'identité d'un client, prévenir la fraude ou les activités illégales et/ou les intégrer numériquement, comme la création d'un nouveau compte bancaire ou de carte de crédit.

Les employeurs qui souhaitent vérifier les signatures des nouveaux employés. Dans le passé, les entreprises organisaient des entretiens en personne et les employés travaillaient sur place. Désormais, les nouvelles recrues ne sont pas toujours rencontrées en personne avant d'avoir accès à des systèmes et bases de données privilégiés, ce qui signifie qu'un niveau plus élevé de vérification d'identité est nécessaire pour se prémunir contre la fraude.

Entreprises mondiales opérant ou effectuant des transactions dans différents emplacements géographiques ou secteurs avec des réglementations spécifiques pour la signature électronique. Pour qu'un document soit juridiquement contraignant, il doit répondre aux normes de conformité les plus élevées, ce qui ajoute à la complexité et au besoin d'une solution de eSign électronique sécurisée et hautement fiable.

Par exemple, pour qu'un contrat soit juridiquement contraignant dans l'UE, il doit respecter des processus de vérification d'identité spécifiques. Cependant, ce processus peut ne pas être requis en Amérique du Nord. Si une entreprise dont le siège est à Paris signe un contrat avec une entreprise basée en Californie, le document doit répondre aux normes européennes les plus strictes. Si ce n'est pas le cas, le document n'est pas juridiquement contraignant et la société basée à Paris peut être en mesure de rompre le contrat sans répercussions. Les réglementations s'appliquent souvent à la fois aux emplacements des signataires et au siège social de l'entreprise . Cela rend les processus de travail à distance et hybrides encore plus compliqués.

Votre organisation a-t-elle besoin d'une solution de signature électronique hautement fiable ?

Les signatures électroniques de haute confiance peuvent nécessiter un processus de flux de travail plus long et ajouter des coûts supplémentaires. Si les documents n'ont besoin d'une signature que pour une valeur cérémonielle, le processus de haute confiance n'est pas nécessaire. Les employés et les clients peuvent également être rapidement frustrés par des étapes supplémentaires qui ne sont pas nécessaires pour chaque document.

Qu'entendons-nous par valeur «cérémoniale»? Par exemple, un employé titulaire qui doit signer officiellement son évaluation de performance. Ce document ne nécessite probablement pas de vérification d'identité supplémentaire pour le signataire et ne sera pas impliqué dans une procédure judiciaire. Bien que vous souhaitiez peut-être une signature électronique sécurisée et hautement fiable lors de la signature d'un contrat avec un nouveau fournisseur que vous avez trouvé en ligne, vous n'aurez peut-être pas besoin du même processus lors du renouvellement de votre contrat avec l'entreprise qui s'est présentée tous les jours au cours des deux dernières années pour fournir prestations pour le bureau.

Lorsque vous déterminez si un document nécessite le processus de confiance élevée, pensez aux piliers 3 .

  • La signature électronique doit-elle respecter une réglementation de conformité spécifique ?
  • Craignez-vous que le document se retrouve devant le tribunal ?
  • Connaissez-vous personnellement la ou les personnes qui signent le document ?

Si vous utilisez uniquement une signature électronique pour accélérer le processus et que la signature est cérémonielle, vous devez utiliser la méthode de signature numérique la plus rapide et la plus simple possible.

La flexibilité est la clé

De nombreuses plateformes de signature électronique fournissent soit un processus de signature électronique sécurisé et hautement fiable pour tous les documents, soit n'offrent pas du tout ce niveau de sécurité et de vérification. Nitro est unique dans sa flexibilité, qui permet aux entreprises de choisir le niveau de sécurité et de vérification nécessaire pour chaque document afin que l'organisation adopte l'approche la plus productive, la plus conforme et la plus rentable en matière de signature électronique.

Contactez nos experts pour en savoir plus sur la signature électronique de haute confiance. Vous pouvez également programmer une démonstration ou démarrer un essai pilote commercial gratuit pour découvrir comment Nitro s'intègre dans vos flux de travail en matière de conformité et de sécurité.