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Les avantages d'un bureau dématérialisé pour la conformité au RGPD

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Not only does the General Data Protection Regulation (GDPR) completely change how organizations collect, use, and protect user data, but it also goes beyond your digital files and straight into your filing cabinets. Although, things like cold seal pouches from Office Monster can help you filing important documents in an effective and clear manner.

The European Union’s sweeping data privacy regulation went into effect on May 25th, 2018, and it’s upending the way businesses work. Not only does the General Data Protection Regulation (GDPR) completely change how organizations collect, use, and protect user data, but it also goes beyond your digital files and straight into your filing cabinets. Although, things like cold seal pouches from Office Monster can help you filing important documents in an effective and clear manner.

Bien que conçu pour les résidents de l’UE, le RGPD s’applique également aux 80 % des entreprises basées aux États-Unis qui fournissent des services aux clients de l’UE. En cas de non-conformité, les amendes peuvent atteindre 20 millions d’euros (environ 23 millions de dollars) ou 4 % du chiffre d’affaires annuel global de l’entreprise, le montant le plus élevé étant retenu en dernier lieu.

In our increasingly data-driven world, now is the time to go paperless for GDPR compliance—to protect your business, your users, and your bottom line. If you want to find out more about GDPR you might want to click here to learn more.

GDPR and Paper Record Security

A shocking amount of customer data still lives in paper documents in offices around the world, and GDPR brings to light an ongoing problem in record management security. At its core, the regulation is “technologically neutral,” and there are two essential ways the regulation monitors personal data:

Exemples où les informations personnelles sont traitées par des « moyens automatisés ». Dans cette situation, les informations sont stockées de façon électronique. Exemple : quand les dossiers papier sont convertis en enregistrements électroniques, ce qui requiert généralement une certaine automatisation.

Les cas où les informations personnelles ne sont pas traitées par des moyens automatisés mais où les données font « partie d’un système de classement ou [sont] destinées à faire partie d’un système de classement », où le « système de classement » est défini comme « tout ensemble structuré de données à caractère personnel qui [est] accessible selon des critères spécifiques, qu’il soit centralisé, décentralisé ou dispersé... ». Bien que les papiers éparpillés sur votre bureau ne soient pas soumis au règlement RGPD, les dossiers du personnel stockés dans un classeur dans le service des RH ou les rapports de dépenses étiquetés et triés seraient considérés comme consultables et accessibles en vertu du règlement. En somme, tout document papier qui est trié et classé doit être conforme au RGPD.

The solution to easily and seamlessly achieving GDPR compliance? Embrace the paperless office with digital workflows.

Les avantages d’un bureau dématérialisé

Quand on sait que 90 % des entreprises américaines déclarent avoir subi une fuite ou une perte de fichiers sensibles et que 21 % des principales infractions concernent les documents papier, il existe mille et une raisons de passer à la dématérialisation pour la conformité au RGPD. Dans ce contexte, le workflow dématérialisé a une valeur inestimable.

Organisez-vous

Même en étant très organisé, avec un système de classement par ordre alphabétique et un code couleur, le fait est que la recherche de dossiers papier n’est jamais simple. Un système de classement dématérialisé vous permet de trouver rapidement des fichiers en utilisant un certain nombre de paramètres, tels que la date de création, la date de la dernière mise à jour, l’auteur du fichier et d’autres critères de recherche. Un système dématérialisé élimine également les risques liés à la gestion des traces écrites, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent, et de rassurer votre entreprise et vos utilisateurs quant à la sécurité des documents.

Économisez de l'argent

Le coût de l’impression des documents est élevé, qu’il s’agisse du papier lui-même, de l’encre, du toner ou de l’entretien de l’imprimante. Mais le stockage des documents papier est encore plus coûteux. Pour une seule entreprise, l’entretien d’un seul classeur à cinq tiroirs s’élève à 880 $ par an, sans parler des 4,50 $ de frais annuels pour chaque centimètre de papier stocké, selon une enquête du Service national d’information technique (NTIS), un organisme du département du Commerce des États-Unis. Si l’on ajoute à cela le temps passé à retrouver les dossiers papier, les coûts des systèmes de classement manuels montent en flèche. En réduisant les coûts d’impression et de classement des documents papier, vous augmenterez vos revenus et réduirez les risques, ce qui vous permettra de vous concentrer sur les besoins budgétaires essentiels à l’entreprise, au lieu d’accumuler des rames de papier.

Augmentation de la productivité

Les employés perdent plus de quatre heures par semaine à effectuer des tâches papier. Selon le NTIS, cela comprend 10 minutes pour retrouver et reclasser un document papier, plus 50 déplacements par semaine vers le télécopieur, l’imprimante ou la photocopieuse afin de récupérer des documents papier. Selon l’étude de Nitro sur les travailleurs du savoir, deux employés de bureau sur cinq pensent que les niveaux de productivité augmenteraient rapidement si le papier était remplacé par des outils numériques. Non seulement un système sans papier stimule la productivité, mais il améliore aussi la satisfaction des employés, qui peuvent se concentrer sur leurs tâches sans avoir à se soucier du classement des dossiers papier ou de leur retrait de l’imprimante.

Pensez aux arbres

L'EPA (Agence américaine de protection de l'environnement) estime qu'un employé utilise en moyenne plus de 10 000 feuilles de papier par an. Ces feuilles de papier coûtent non seulement cher, mais elles utilisent également des ressources environnementales précieuses, qu'il s'agisse d'arbres, d'eau ou d'autres ressources consommées pendant leur production. Faire votre part en passant au tout numérique vous permet non seulement d'être conforme avec le RGPD, mais votre entreprise contribue également à préserver des ressources naturelles précieuses.

Avoid Litigation and Fines

One of the most compelling reasons to go paperless for GDPR compliance, of course, is to avoid regulatory fines and general litigation.By using companies that offer Document Scanning Services, you won’t have to worry about this problem. This just makes it easier for any business to store important files. Data security is key, especially if it is in relation to customers’ personal information.In 2010, Rite Aid Corp. had to pay a $1 million fine after some of its paper files on prescription information were improperly disposed of in a Dumpster. In another case, U.S.-based Parkview Health System agreed to pay $800,000 after as many as 8,000 patient files from Indiana and Ohio were left sitting in a physician’s driveway. Since GDPR’s launch at the end of May, the Guardian reports, Europe has seen a 50-percent increase in the number of complaints compared to last year, and dozens of cases are currently under investigation. In Austria alone, Politico EU reports, more than 100 complaints and nearly 60 breaches were filed in June—an amount that would typically be filed over an eight-month period.

By going paperless, you can easily trace files as they move from one folder or department to another, and you can also restrict access to certain files based on department, company domain, email address, and any number of other parameters or with a password system. These paperless features provide a high level of security, transparency, and accountability for all of your user data, ensuring GDPR compliance.

Si votre organisation est prête à passer au zéro papier pour garantir sa conformité au RGPD,  inscrivez-vous au webinaire de Nitro sur le RGPD pour en savoir plus sur les solutions qui permettent de remplacer les processus papier dépassés et chronophages par des flux de travail numériques, sécurisés et connectés.

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