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Les avantages d'un bureau dématérialisé pour la conformité au RGPD

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Non seulement le Règlement général sur la protection des données (RGPD) change complètement la façon dont les organisations collectent, utilisent et protègent les données des utilisateurs, mais il va également au-delà de vos fichiers numériques et directement dans vos classeurs. Cependant, des choses comme les sachets scellés à froid d'Office Monster peuvent vous aider à classer des documents importants de manière efficace et claire.

La réglementation radicale de l'Union européenne sur la confidentialité des données est entrée en vigueur le 25 mai 2018 , et elle bouleverse la façon dont les entreprises fonctionnent. Non seulement le Règlement général sur la protection des données (RGPD) change complètement la façon dont les organisations collectent, utilisent et protègent les données des utilisateurs, mais il va également au-delà de vos fichiers numériques et directement dans vos classeurs. Cependant, des choses comme les sachets scellés à froid d' Office Monster peuvent vous aider à classer des documents importants de manière efficace et claire.

Bien que conçu pour les résidents de l’UE, le RGPD s’applique également aux 80 % des entreprises basées aux États-Unis qui fournissent des services aux clients de l’UE. En cas de non-conformité, les amendes peuvent atteindre 20 millions d’euros (environ 23 millions de dollars) ou 4 % du chiffre d’affaires annuel global de l’entreprise, le montant le plus élevé étant retenu en dernier lieu.

Dans notre monde de plus en plus axé sur les données, il est maintenant temps de passer à la dématérialisation pour la conformité au RGPD, afin de protéger votre entreprise, vos utilisateurs et vos résultats. Si vous souhaitez en savoir plus sur le RGPD, vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus.

RGPD et sécurité des enregistrements papier

Une quantité choquante de données client vit toujours dans des documents papier dans des bureaux du monde entier, et le RGPD met en lumière un problème persistant dans la sécurité de la gestion des enregistrements. Fondamentalement, la réglementation est « technologiquement neutre », et la réglementation surveille les données personnelles de deux manières essentielles :

Exemples où les informations personnelles sont traitées par des « moyens automatisés ». Dans cette situation, les informations sont stockées de façon électronique. Exemple : quand les dossiers papier sont convertis en enregistrements électroniques, ce qui requiert généralement une certaine automatisation.

Les cas où les informations personnelles ne sont pas traitées par des moyens automatisés mais où les données font « partie d’un système de classement ou [sont] destinées à faire partie d’un système de classement », où le « système de classement » est défini comme « tout ensemble structuré de données à caractère personnel qui [est] accessible selon des critères spécifiques, qu’il soit centralisé, décentralisé ou dispersé... ». Bien que les papiers éparpillés sur votre bureau ne soient pas soumis au règlement RGPD, les dossiers du personnel stockés dans un classeur dans le service des RH ou les rapports de dépenses étiquetés et triés seraient considérés comme consultables et accessibles en vertu du règlement. En somme, tout document papier qui est trié et classé doit être conforme au RGPD.

La solution pour atteindre facilement et en toute transparence la conformité RGPD ? Adoptez le bureau sans papier avec des flux de travail numériques.

Les avantages d’un bureau dématérialisé

Quand on sait que 90 % des entreprises américaines déclarent avoir subi une fuite ou une perte de fichiers sensibles et que 21 % des principales infractions concernent les documents papier, il existe mille et une raisons de passer à la dématérialisation pour la conformité au RGPD. Dans ce contexte, le workflow dématérialisé a une valeur inestimable.

Organisez-vous

Même en étant très organisé, avec un système de classement par ordre alphabétique et un code couleur, le fait est que la recherche de dossiers papier n’est jamais simple. Un système de classement dématérialisé vous permet de trouver rapidement des fichiers en utilisant un certain nombre de paramètres, tels que la date de création, la date de la dernière mise à jour, l’auteur du fichier et d’autres critères de recherche. Un système dématérialisé élimine également les risques liés à la gestion des traces écrites, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent, et de rassurer votre entreprise et vos utilisateurs quant à la sécurité des documents.

Économisez de l'argent

Le coût de l’impression des documents est élevé, qu’il s’agisse du papier lui-même, de l’encre, du toner ou de l’entretien de l’imprimante. Mais le stockage des documents papier est encore plus coûteux. Pour une seule entreprise, l’entretien d’un seul classeur à cinq tiroirs s’élève à 880 $ par an, sans parler des 4,50 $ de frais annuels pour chaque centimètre de papier stocké, selon une enquête du Service national d’information technique (NTIS), un organisme du département du Commerce des États-Unis. Si l’on ajoute à cela le temps passé à retrouver les dossiers papier, les coûts des systèmes de classement manuels montent en flèche. En réduisant les coûts d’impression et de classement des documents papier, vous augmenterez vos revenus et réduirez les risques, ce qui vous permettra de vous concentrer sur les besoins budgétaires essentiels à l’entreprise, au lieu d’accumuler des rames de papier.

Augmentation de la productivité

Les employés perdent plus de quatre heures par semaine à effectuer des tâches papier. Selon le NTIS, cela comprend 10 minutes pour retrouver et reclasser un document papier, plus 50 déplacements par semaine vers le télécopieur, l’imprimante ou la photocopieuse afin de récupérer des documents papier. Selon l’étude de Nitro sur les travailleurs du savoir, deux employés de bureau sur cinq pensent que les niveaux de productivité augmenteraient rapidement si le papier était remplacé par des outils numériques. Non seulement un système sans papier stimule la productivité, mais il améliore aussi la satisfaction des employés, qui peuvent se concentrer sur leurs tâches sans avoir à se soucier du classement des dossiers papier ou de leur retrait de l’imprimante.

Pensez aux arbres

L'EPA (Agence américaine de protection de l'environnement) estime qu'un employé utilise en moyenne plus de 10 000 feuilles de papier par an. Ces feuilles de papier coûtent non seulement cher, mais elles utilisent également des ressources environnementales précieuses, qu'il s'agisse d'arbres, d'eau ou d'autres ressources consommées pendant leur production. Faire votre part en passant au tout numérique vous permet non seulement d'être conforme avec le RGPD, mais votre entreprise contribue également à préserver des ressources naturelles précieuses.

Évitez les litiges et les amendes

L'une des raisons les plus impérieuses de se passer du papier pour la conformité au RGPD, bien sûr, est d'éviter les amendes réglementaires et les litiges généraux. En faisant appel à des entreprises qui proposent des services de numérisation de documents , vous n'aurez pas à vous soucier de ce problème. Cela permet simplement à toute entreprise de stocker plus facilement des fichiers importants. La sécurité des données est essentielle, en particulier si elle concerne les informations personnelles des clients. En 2010 , Rite Aid Corp. a dû payer une amende de 1 millions de dollars après que certains de ses fichiers papier contenant des informations sur les ordonnances aient été incorrectement éliminés dans une benne à ordures. Dans un autre cas, Parkview Health System, basé aux États-Unis, a accepté de payer 800 , 000 $ après que 8 , 000 dossiers de patients de l'Indiana et de l'Ohio aient été laissés dans l'allée d'un médecin. Depuis le lancement du RGPD fin mai, rapporte le Guardian , l'Europe a enregistré une 50 % du nombre de plaintes par rapport à l'année dernière, et des dizaines de cas sont actuellement en cours d'enquête. Rien qu'en Autriche, selon Politico EU , plus de 100 plaintes et près de 60 infractions ont été déposées en juin, un montant qui serait généralement déposé sur une période de huit mois.

En passant sans papier, vous pouvez facilement suivre les fichiers lorsqu'ils se déplacent d'un dossier ou d'un département à un autre, et vous pouvez également restreindre l'accès à certains fichiers en fonction du département, du domaine de l'entreprise, de l'adresse e-mail et d'un certain nombre d'autres paramètres ou avec un système de mot de passe. . Ces fonctionnalités sans papier offrent un niveau élevé de sécurité, de transparence et de responsabilité pour toutes vos données utilisateur, garantissant la conformité au RGPD.

Si votre organisation est prête à passer au zéro papier pour garantir sa conformité au RGPD,  inscrivez-vous au webinaire de Nitro sur le RGPD pour en savoir plus sur les solutions qui permettent de remplacer les processus papier dépassés et chronophages par des flux de travail numériques, sécurisés et connectés.

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