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Doter les employés modernes des outils de productivité dont ils ont besoin

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Les documents sont un élément essentiel de toute activité commerciale : contrats, formalités d'onboarding des employés, factures et bien d'autres encore.

Les documents sont un élément essentiel de toute activité commerciale : contrats, formalités d'onboarding des employés, factures et bien d'autres encore. Depuis les années 1990, le format PDF est devenu un acteur majeur de la transformation numérique des environnements de travail. Mais l'IDC estime que la plupart des organisations enregistrent une perte de 21,3 % de leur productivité à cause de difficultés liées à la gestion des documents.

Les coûts de l'utilisation du papier

Les entreprises ont une véritable opportunité d'améliorer la façon dont leurs employés travaillent. Pour cela, la solution de productivité PDF constitue le meilleur point de départ. Jugez-en par ces chiffres qui parlent d'eux-mêmes :

  • Copie et impression : Oui, les imprimantes coûtent cher à l'utilisation - pensez simplement aux coûts de maintenance du papier, de l'encre, du toner et de la machine - mais soyons réalistes : les gens détestent les imprimantes. Il y a une raison pour laquelle 23 % de tous les appels au service d'assistance informatique sont liés à l'imprimante. Les imprimantes anciennes et nouvelles sont glitchy, impossibles à dépanner par vous-même, et lorsque vous avez besoin de quelque chose imprimé dans les délais, il semble toujours y avoir une erreur.
  • Productivité des employés : l'employé moyen perd d'innombrables heures chaque semaine à aller et venir vers l'imprimante,le scanner ou le télécopieur,sans parler du temps passé à rechercher, classer et reclasser des documents. Dans une étude,81 % des employés ont déclaré qu'ils travaillaient sur la mauvaise version d'un fichier,ce qui non seulement tue la productivité, mais cela stresse également vos employés. Dans le monde d'aujourd'hui,être basé sur le papier ne fonctionne tout simplement pas.
  • Processus métier : la gestion de tous ces documents papier nécessite généralement l'embauche d'une personne, ce qui implique un salaire supplémentaire. En outre, une entreprise moyenne gaspille entre 2,5 et 3,5 millions de dollars par an pour rechercher et recréer des documents perdus.
  • Sécurité et reprise après sinistre : les documents perdus ou égarés, sans parler des documents qui ne sont pas correctement éliminés, peuvent constituer une menace considérable pour les données de votre entreprise. Et nous avons tous vu quelque chose sur l'imprimante que nous ne devrions pas avoir : des déclarations de revenus, des relevés de bonus, des détails de vol. Les violations de documents papier sont plus fréquentes que vous ne le pensez , et elles ne se produisent pas seulement dans le secteur de la santé non plus. S'il est privé, il doit rester numérique.
  • Impact environnemental : l'industrie du papier et de la pâte à papier est le troisième contributeur à la pollution de l'eau, de l'air et du sol, et le papier représente 26 % des déchets solides qui finissent dans les décharges.

Donner aux télétravailleurs ce dont ils ont besoin

Dans un environnement de travail moderne, l'ensemble du personnel doit être capable d'accomplir des tâches rapidement, en collaboration, en toute sécurité et à distance le cas échéant. Lorsqu'ils disposent d'un outil évolué pour doper la productivité PDF, les employés peuvent non seulement créer, modifier et convertir des documents, mais aussi obtenir des signatures ou signer eux-mêmes électroniquement un document, où qu'ils soient et quand ils le souhaitent.

Avec une solution intégrée de productivité PDF et de signature électronique, vous n'avez plus à imprimer des fichiers. Désormais, plus besoin de vous inquiéter des changements permanents concernant les télétravailleurs ni du fait qu'un fichier sensible n'a pas été correctement détruit, exposant ainsi les données de votre entreprise à un risque. En choisissant un outil sécurisé qui conserve vos fichiers PDF sur le Cloud et qui a obtenu de nombreuses certifications, dont SOC 2 Type 2 et HIPAA, vous aurez l'esprit tranquille. En disposant d'un outil de productivité PDF sécurisé et conforme qui propose un support de premier ordre accessible d'un seul clic ou d'un simple appel, vous n'aurez pas à vous inquiéter des importants coûts de sécurité et de récupération qui viennent alourdir l'addition lorsque des cybercriminels infectent vos fichiers avec des logiciels malveillants ou d'autres virus qui peuvent paralyser votre activité.

Travaillez et collaborez facilement sur des documents PDF : grâce à son court temps d'adaptation, une solution de productivité PDF peut aider vos employés à ne passer que quelques minutes (et non plusieurs heures) sur des fichiers PDF, que ce soit pour créer, modifier, signer électroniquement, convertir, combiner ou envoyer des documents. Les outils de productivité PDF permettent aux environnements de travail modernes de prospérer grâce à des coûts d'exploitation moindres, un stockage physique moins important, des risques réduits, moins d'erreurs et une attention particulière portée à l'impact environnemental. Tous ces avantages sont une aubaine pour l'efficacité et améliorent en outre les relations, que ce soit avec les clients, les fournisseurs et même vos propres employés.

Obtenez des signatures électroniques sans stress : plus de 51 % de toutes les impressions sont effectuées uniquement pour obtenir une signature de quelqu'un d'autre. Imaginez éliminer tout ce gaspillage de papier en utilisant une solution de eSigning électronique. Les gens sont occupés, de plus en plus de travailleurs sont à distance, la suite C'est constamment en visioconférence. Avec un Tool entièrement intégré qui combine l'édition PDFs avec eSigning, vous n'avez plus besoin d'imprimer des fichiers pour les signatures, d'attendre qu'ils soient signés ou de les numériser à nouveau. Que vous ayez besoin d'une signature sur un bon de commande,un contrat,une note de frais ou une NDA,en un clic, vous pouvez signer un fichier ou demander une signature à une autre partie.

Se doter des outils nécessaires pour mieux utiliser les documents

Équipés de Nitro, vos employés ne devraient plus jamais avoir besoin d'imprimante, de papier, ni même de stylo.

Avec Nitro Sign, la solution de signature électronique de Nitro Productivity Suite, chacun peut effectuer un nombre illimité de demandes de signature électronique. Ces demandes peuvent ensuite être traitées sur n’importe quel appareil disposant d’un navigateur mobile.Tout le monde peut utiliser Nitro Sign Essentials. Commencez votre essai gratuit ici.

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