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Cómo usar las firmas electrónicas

La guía completa de la ley ESIGN

¿Tiene preguntas sobre la Ley ESIGN y cómo afecta a las empresas, los consumidores y qué es legalmente permitido? Rompimos las cosas.

Sin él, es posible que no sea posible firmar documentos en línea. Al menos no de la forma en que lo pensamos. Estamos hablando de la Ley ESIGN, también conocida como Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional. Más que cualquier otra legislación, esa ley (aprobada en 2000 ) es responsable de definir y codificar las leyes relacionadas con las firmas electrónicas.

Pero a menos que le guste leer archivos PDF extensos a nivel del Congreso en línea, puede ser difícil entender la Ley ESIGN. ¿Qué incluye? ¿Qué significa para 2021 y más allá? Para resumir, hemos elaborado una breve guía de la Ley ESIGN y cómo afecta nuestras vidas hoy.

La historia de la ley ESIGN

Llámalo el "salvaje oeste". Antes del año 2000 , la gente todavía estaba descubriendo cómo usar esto que llamamos Internet. El aumento de la popularidad de Internet en los 1990 s significó que más personas estaban haciendo negocios en línea que nunca. En 1999 , comenzaron a aparecer varios proyectos de ley relacionados con la definición del comercio “electrónico”. Para el 2000 , tenía más sentido combinarlos en una legislación integral que se convirtió en la Ley ESIGN.

También conocida como E-Sign Act , esta legislación se propuso lograr algunos objetivos clave:

  • Definir "electrónico" para ayudar a establecer un marco legal para esta y futuras regulaciones, especialmente en lo que se refiere a cualquier formulario electrónico en línea.
  • Establecer qué registros electrónicos deben mantener las instituciones para verificar las firmas electrónicas
  • Establecer los parámetros de lo que constituye una firma electrónica válida de cualquiera de las partes

La ley se convirtió en ley en los libros a partir de octubre 1 , 2000 . Si eso suena bastante simplificado para Washington, es porque ESIGN no estableció un nuevo organismo regulador. En cambio, ayudó a los tribunales a definir qué constituye un contrato según la ley existente.

Veamos las principales disposiciones de la Ley ESIGN, según la FDIC :

  • Consentimiento previo. En pocas palabras, ¿una firma refleja el consentimiento de alguien que acepta el contrato? Más sobre esto a continuación.
  • Requisitos de hardware y software. No se puede firmar un contrato y luego ocultar a otra persona que lo firmó. La Ley ESIGN estableció que el consumidor debe tener un acceso razonable a estos registros, así como ver todo lo que necesita ver.
  • Conservación de registros. Y hablando de registros, ESIGN requiere que las instituciones financieras mantengan registros válidos de estas firmas electrónicas. 
  • Definiciones La Ley ESIGN también fue diseñada para domesticar el salvaje oeste de Internet. ¿Parte de la forma en que fue capaz de lograr eso? Estableció definiciones para palabras como "consumidor", "electrónico", "agente electrónico", "registro electrónico", "información" y más. En estos días, las leyes de registros electrónicos pueden hacer referencia a la Ley ESIGN para basarse en definiciones previamente establecidas.

Validez de la firma electrónica

¿Qué sucedió cuando se aprobó la Ley ESIGN? Más importante aún, proporcionó respuestas a dos preguntas clave:

  • ¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes y exigibles? Sí, siempre que una empresa mantenga registros electrónicos precisos de las firmas. Cuando lo hace, es como si firmase los documentos en persona.
  • ¿Esto se aplica en los EE. UU.? ¿Globalmente? La Ley ESIGN se aplica a los ciudadanos estadounidenses y se relaciona con el comercio interestatal, pero no tiene jurisdicción sobre otros ciudadanos. Los ciudadanos estadounidenses aún pueden firmar documentos incluso si están fuera del país.

La Ley ESIGN esencialmente estableció lo que hace que una firma electrónica sea válida bajo la ley de los EE. UU. Al hacer esto, extendió los contratos legalmente vinculantes más allá del mundo del papel y al mundo digital. Esta era una forma esencial de mantener el negocio en movimiento, especialmente para cualquiera que trabajara de forma remota.

Comercio internacional; ¿Qué países están incluidos?

¿Una de las razones por las que el Congreso actuó para convertir las firmas electrónicas en ley? Las firmas electrónicas eran una tendencia creciente en todo el mundo y el Congreso no quería que los estadounidenses se quedaran atrás.

Sin embargo, eso no quiere decir que los tribunales estadounidenses reconozcan cualquier firma electrónica antigua. Se requería que cualquier persona que firmara documentos como estos debería tener acceso a la misma tecnología de autenticación; de lo contrario, cualquier persona de todo el mundo podría firmar en lugar de otra persona y crear un contrato no vinculante. Por esa razón, ESIGN ayudó a codificar qué tipo de medidas de seguridad y autenticación deben implementarse para un contrato válido.

¿Cuáles son las excepciones a las leyes de la ley ESIGN?

No todas las firmas digitales serán válidas. De hecho, la ley deja bastante claro qué contratos no son válidos. Parte del razonamiento detrás de ESIGN fue ayudar a codificar qué condiciones deben cumplirse para que una firma electrónica tenga el mismo peso legal que una firma en persona.

Para cumplir con la Ley ESIGN, un contrato necesita lo siguiente:

  • Intento de firmar. Si alguien saca una firma digital y alguien más levanta esa firma, la roba y la aplica a un contrato, entonces el firmante original no debería ser responsable. Eso es lo que hace que la Ley ESIGN sea tan importante. El hecho de que su firma digital pueda estar disponible en la web no significa que cualquiera pueda firmar su nombre y esperar que sea un contrato válido.
  • Consentimiento para hacer negocios electrónicamente. ¿La razón por la que a menudo ve formularios de "Acepto" cuando firma documentos en línea? Necesita dar su consentimiento para hacer este negocio electrónicamente. Parece una formalidad, pero es importante establecer que no está haciendo algo solo porque algún formulario en línea se lo solicitó. Necesita otorgar su consentimiento.
  • Asociación de firma clara. Esta es la misma regla que se aplica sin conexión. ¿Su firma coincide con usted ? ¿La firma es tuya
  • Retención de registros. Es un problema clásico. "Si un árbol cae en un bosque y nadie lo oye, ¿emite algún sonido?" Lo mismo ocurre con los contratos. Si nadie puede proporcionar evidencia de que un contrato se llevó a cabo porque no lo mantuvo en sus registros, entonces es difícil probar que existe un contrato. Lo mismo ocurre con los registros electrónicos. La Ley ESIGN estableció que cada parte debe mantener registros del contrato firmado para demostrar que el acuerdo se llevó a cabo.

COVID- 19 y firmas electrónicas: ¿Qué ha cambiado?

Durante mucho tiempo, las firmas electrónicas fueron mucho más voluntarias. En los años entre 2000 y 2019 , el mundo se movió voluntariamente hacia las negociaciones y el trabajo a distancia.

Luego, en 2020 , se produjo una pandemia inesperada. Cambió la forma en que trabajamos. En meses, el 71 % de los adultos estadounidenses dijeron que trabajaban desde casa .

Sin embargo, la vida y los negocios tenían que continuar. Eso significaba que la tecnología digital, incluidas las conferencias web y las firmas electrónicas, tenía que estar a la vanguardia. En la actualidad, hay empresas que emplean una fuerza laboral completamente remota, que no tienen un espacio físico de oficina para llamar propio.

Estas empresas se llevan sorprendentemente bien. Empresas como Buffer, Hubstaff y Ghost son empresas totalmente remotas de renombre, lo que significa que incluso cuando alguien firma un contrato de trabajo, ese contrato es probablemente un documento electrónico.

¿Parte de la razón por la que la economía pudo recuperarse tan rápidamente después de los cierres de COVID- 19 ? Ya contamos con la infraestructura necesaria para mantener el comercio. Las personas pueden firmar contratos en línea sabiendo dos cosas:

  • La estructura digital necesaria para almacenar, proteger y asegurar estos contratos no solo está aquí, sino que ha existido durante años. 
  • La gente ha estado firmando documentos y contratos en línea desde antes de la Ley ESIGN y, en su mayor parte, ha ido bien.

Sin 19 cambió las cosas. Aceleró nuestro paso a un lugar de trabajo digital. Incluso el Banco de la Reserva Federal de Nueva York, por ejemplo, comenzó a aceptar firmas electrónicas para ciertos documentos.

Las realidades del distanciamiento social podrían haber planteado un desafío para una economía basada exclusivamente en el papel. Pero dado lo que ahora podemos lograr con la Ley ESIGN en vigor, la economía siguió funcionando incluso a través de una pandemia que hizo que la gente se quedara en sus hogares.

Hacer uso de la ley ESIGN hoy

La Ley ESIGN es algo que damos por sentado en estos días. Sabemos que al hacer clic en los formularios de consentimiento y cargar nuestra firma, estamos firmando algo tan bien como si estuviéramos en persona.

Y eso es bueno. Durante COVID- 19 , significó que las personas podían seguir adelante con sus negocios y distanciarse socialmente. Significaba que la gente podía confiar en la seguridad y protección de sus registros electrónicos.

Pero, ¿ confía en sus registros electrónicos?

La Ley ESIGN requiere que usted cumpla con ciertos estándares para garantizar que sus contratos sean válidos. Y ayuda tener sus patos en fila, lo más automatizados posible, para asegurarse de que tiene todo lo que necesita para adherirse a la Ley ESIGN.

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