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Cómo usar las firmas electrónicas

Guía de precios de firma electrónica para compradores empresariales

Cuando busca una solución de firma electrónica (eSignature) para implementar en toda la empresa, el precio es una consideración clave. A nivel empresarial, incluso los pequeños cambios en el costo mensual o por usuario pueden sumarse rápidamente. Por eso es importante evaluar los precios de la firma electrónica para cualquier solución que considere implementar.

Para obtener una visión precisa de los precios reales, deberá comprender cómo sus departamentos utilizarán la solución, incluidas las funciones que necesitan, la cantidad de usuarios y las integraciones requeridas, entre otros factores.

Los mejores proveedores de firmas electrónicas ofrecen:

  • Precios razonables, transparentes y flexibles
  • Empaquetado de varios niveles para permitir la escalabilidad
  • Fuerte adherencia a los requisitos de seguridad y cumplimiento

Más allá de eso, la solución que elija debe ofrecer suficiente valor, en términos de ahorro de tiempo y aumento de la productividad, para justificar el costo. Además, desea asegurarse de que su costo total de propiedad no aumente progresivamente gracias a los costos ocultos que convierten un precio predecible y que antes era razonable en algo mucho más costoso.

En esta guía de precios de firmas electrónicas, explicamos cómo concretar su(s) caso(s) de uso en toda la empresa. Profundizamos en los cinco principales factores de fijación de precios que deberá evaluar, junto con los costos ocultos que debe tener en cuenta mientras lo hace. Luego, compartimos detalles de precios de alto nivel para algunas de las soluciones de firma electrónica más populares del mercado.

Comprender su caso de uso

Muchos factores, en los que profundizaremos más adelante, pueden afectar el costo final de implementar una solución de firma electrónica para su empresa. Por lo tanto, la fijación de precios de las soluciones en realidad comienza con mirar hacia adentro, en su caso de uso y necesidades únicos.

Como mínimo, clava el...

  • Prestaciones
  • Frecuencia y cantidad de uso (¿Cuántos documentos deberán firmarse? ¿Por cuántos firmantes? ¿Con qué frecuencia?)
  • Número aproximado de usuarios potenciales
  • Integraciones
  • Flujos de trabajo
  • Requisitos de conformidad

…para cada equipo que utilizará la solución de firma electrónica que finalmente elija.

Lo más probable es que su organización tenga varios casos de uso de firmas electrónicas en varios departamentos.

Es posible que algunos equipos necesiten enviar una gran cantidad de solicitudes de firma electrónica de forma regular. Otros pueden necesitar enviar grandes paquetes de documentos a granel, pero con menos frecuencia. Otros aún pueden tener requisitos de cumplimiento específicos o flujos de trabajo de firma electrónica complejos.

Por eso es importante recopilar los requisitos de los casos de uso de cada equipo para comprender las características, las integraciones, el uso y más que deberá cotizar.

Hacerlo también puede ayudarlo a tener una idea de si necesita cotizar una solución o varias. En algunos casos, puede tener sentido implementar una firma electrónica Tool altamente especializada para un departamento que la necesita junto con una Tool más asequible para el resto de la empresa.

Si ese es el caso de su empresa, querrá cotizar un enfoque de dos proveedores que le permita aprovechar al máximo su presupuesto mientras equipa a todos los miembros del equipo con la solución que necesitan para ser productivos.

Por ejemplo: algunos de nuestros clientes optan por usar Nitro Sign® en toda la organización junto con una solución más costosa y de alta complejidad para el puñado de usuarios que tienen necesidades de firma electrónica más complejas.

Factores de precios de la firma electrónica para evaluar

Cuando observa los precios en las diversas soluciones de firma electrónica en el mercado, es importante tener en cuenta sus propias necesidades específicas: desea reducir el precio para su empresa .

Para hacerlo, deberá evaluar las soluciones en función de una serie de factores:

  • Funciones y capacidades empresariales
  • Integraciones
  • Requisitos de seguridad y cumplimiento
  • Escalabilidad
  • Administración de cambios y soporte empresarial

Funciones y capacidades empresariales

La pregunta más importante a tener en cuenta al fijar el precio de las soluciones de firma electrónica es la siguiente: ¿puede satisfacer las necesidades de una empresa empresarial? La mayoría de las firmas electrónicas Tool ofrecen varios niveles de precios e incluyen un plan empresarial, pero no todas están diseñadas necesariamente con las características sólidas y las opciones de compatibilidad que necesitan las grandes empresas.

Por ejemplo: muchas empresas buscan soporte de inicio de sesión único (SSO), opciones de marca personalizada, capacidad de firma masiva y soporte prioritario. Si su empresa necesita funciones como esa, es probable que deba pagar el nivel de precios más alto con la mayoría de las soluciones, incluso si su consumo o los requisitos del usuario pueden satisfacerse con un plan de menor costo.

En términos generales, los paquetes a menudo dependen de dos cosas:

  • Amplitud de capacidades
  • Características específicas de la empresa

Sus necesidades para cada una de esas categorías son únicas para su empresa. Al evaluar sus opciones, es importante saber si cada solución puede o no satisfacer sus necesidades y, lo que es más importante, cuánto costará asegurarlas.

Amplitud de capacidades

Para la mayoría de las soluciones de firma electrónica, el paquete empresarial es el nivel de precios más alto, que incluye la mayoría de las funciones e integraciones disponibles y el soporte de mayor prioridad. Pero según el tamaño de su negocio, su industria, equipo y los requisitos de casos de uso, es posible que su empresa no necesite la amplitud y profundidad de las capacidades que se ofrecen en los paquetes de nivel empresarial.

De hecho, los casos de uso más comunes de firmas electrónicas a menudo no requieren conjuntos amplios de funciones.

Para muchas empresas, la gran mayoría de los usuarios simplemente no necesitan muchas funciones complejas de nicho, y desea evitar gastar más de lo que necesita comprando funciones que su equipo nunca usará, como integraciones específicas o requisitos de cumplimiento específicos de la industria.

Es importante considerar todos los casos de uso dentro de su organización, incluso en todos los departamentos. En algunos casos, es posible que un equipo necesite una solución más robusta para manejar un caso de uso específico y complejo, mientras que el resto de la empresa solo necesita una herramienta de firma electrónica estándar. Si ese es su caso, a menudo tiene sentido implementar varias soluciones:
una herramienta más costosa para la pequeña cantidad de empleados que la necesitan y una opción capaz, pero más asequible (como Nitro Sign) para el resto del equipo.

Características de Enterprise

Si bien la mayoría de las empresas no necesitan características de nicho o capacidades amplias, existen algunas características empresariales generales de las que se benefician la mayoría de las grandes empresas. Estos pueden incluir, entre otros:

  • Inicio de sesión único
  • marca blanca
  • Envío masivo
  • Creación de formularios y formularios de autoservicio
  • Controles de visibilidad y bloqueo de contenido
  • Espacios de trabajo en equipo y funciones de colaboración

Muchas soluciones de firma electrónica incluyen estas características, pero solo con el nivel empresarial más caro. Si necesita estas funciones, es importante comprender si puede comprarlas como un complemento a un plan de menor precio o si necesitará actualizar por completo.

En particular, muchas soluciones permiten a los clientes empresariales crear paquetes personalizados, por lo que es posible que pueda pagar solo por las funciones empresariales que necesita y no por las que no necesita.

Integraciones

Una firma electrónica Tool solo es útil si su equipo la usa, por lo que es crucial elegir una solución que pueda adaptarse perfectamente al flujo de trabajo y los procesos existentes de su empresa. Ahí es donde entran en juego las integraciones.

Los socios de integración específicos varían mucho de un herramienta a otro, y muchos incluyen compatibilidad con diferentes integraciones en diferentes niveles de precios.

Por ejemplo: DocuSign solo incluye integración con ciertas herramientas (como CRM) para clientes empresariales.

Lo mismo ocurre con el acceso y el soporte de la API. Si necesita crear sus propias conexiones a través de la API de la herramienta o crear firmas electrónicas en su propio sistema, es importante comprender cómo eso aumentará sus costos.

Requisitos de seguridad y cumplimiento

La mayoría de las herramientas de firma electrónica se alinean con los requisitos estándar de seguridad y cumplimiento necesarios para garantizar que sus documentos firmados electrónicamente tengan validez legal. Más allá de eso, muchos también ofrecen soporte de cumplimiento para ciertos otros requisitos específicos de la industria y de nichos relacionados con la seguridad y privacidad de los documentos. Eso puede incluir:

  • HIPAA
  • FedRAMP
  • FERPA
  • CSM del Departamento de Defensa
  • QES
  • GLBA
  • LISTA 800-53
  • Y más

Dicho esto, la mayoría de las herramientas solo incluyen soporte para estos requisitos si se registra en el nivel empresarial de mayor precio, por lo que si tiene necesidades específicas de cumplimiento de firmas electrónicas, es importante tenerlo en cuenta.

Escalabilidad

Una vez que tenga una comprensión básica de los costos de las capacidades empresariales que necesita, es importante comprender qué tan escalable es cada solución que considere. A medida que implementa la solución en toda su empresa, ¿cómo cambian y escalan los costos?

Averigüe si el modelo de precios de la empresa se basa en la cantidad de usuarios que necesita, funciones específicas o uso (como sobres o solicitudes de firma electrónica). La mayoría de las empresas crean modelos de precios basados en una combinación de estos, por lo que es importante comprender todos los factores que pueden aumentar sus costos.

Por ejemplo: ¿pagará más por cada usuario individual? ¿El uso está limitado a nivel de usuario individual o tiene una asignación para toda la empresa? ¿Los empleados necesitan cuentas de usuario para firmar documentos o solo para enviarlos? ¿Puedes comprar diferentes características para diferentes usuarios?

La implementación exitosa de una solución de firma electrónica en toda la empresa requiere un modelo de precios predecible que sabe que puede permitirse implementar en toda la empresa y continuar escalando a medida que la organización crece.

La clave es desarrollar una imagen del costo total de propiedad antes de tomar una decisión, porque lo último que necesita es implementar una solución y luego ver cómo los costos aumentan mucho más allá de su presupuesto a medida que sus necesidades cambian y crecen.

Administración de cambios y soporte empresarial

Cuando implemente cualquier solución en toda su empresa, necesitará soporte. Las mejores herramientas de firma electrónica ofrecen ese soporte, ayudando con la gestión de cambios, desplazando soluciones heredadas y fomentando la adopción continua en toda su organización.

Pero ese apoyo generalmente tiene un precio. Algunas empresas pueden incluir este tipo de soporte e incorporación solo para clientes de nivel empresarial. Otros pueden ofrecer soporte actualizado como complemento, con un costo adicional que se puede agregar a cualquier paquete.

DocuSign, por ejemplo, ofrece planes de support pagados que cualquier usuario puede comprar además de su suscripción mensual regular.

Asegúrate de que puedes responder:

  • ¿En qué nivel está disponible el soporte empresarial?
  • ¿Tiene un costo adicional, y si es así, cuánto?
  • ¿Tiene el proveedor un historial de soporte exitoso a los clientes tanto en la transición como en la adopción de su nueva solución?

Para responder a esa última pregunta, recomendamos consultar las revisiones de terceros para ver lo que los clientes actuales tienen que decir sobre la organización de soporte del proveedor. Una vez que avance en la conversación, también puede pedirles a los proveedores que proporcionen referencias de clientes a las que pueda comunicarse.

Costos ocultos a tener en cuenta

Hay mucha complejidad en torno a los precios de la firma electrónica. Debido a eso, también hay una serie de costos ocultos que pueden aumentar y aumentar significativamente los costos. Estos son algunos de los más importantes a los que hay que prestar atención.

Precios basados en el consumo

Muchas soluciones de firma electrónica emplean un modelo de precios basado en el consumo, limitando la cantidad de solicitudes de firma a nivel de cuenta o usuario. En otras palabras, según el nivel de precios que seleccione, se le asignará una cantidad determinada de solicitudes de firma electrónica o sobres.

Una vez que agote su asignación, deberá comprar un uso adicional, un costo que se asienta sobre su suscripción mensual o anual regular, para poder seguir usando la herramienta.

Con algunos Tool, este límite existe a nivel de usuario, lo que significa que cada usuario tiene una cantidad determinada de solicitudes de firma que no se pueden transferir a otros usuarios de su cuenta. Soluciones como esa son menos flexibles y, a menudo, pueden hacer que los costos aumenten drásticamente si el consumo varía entre los empleados.

Es por eso que una solución como Nitro Sign, que ofrece firmas electrónicas ilimitadas en todos los niveles, suele ser la mejor opción, desde una perspectiva de costos, para aquellos con necesidades de consumo grandes o variables.

Límites de usuarios

Algunas soluciones de firma electrónica limitan la cantidad de usuarios que puede agregar a diferentes niveles de precios; otros proveedores pueden permitir límites de usuarios más altos, pero requieren que se comunique con ellos para obtener precios personalizados.

Por ejemplo: HelloSign permite a los clientes comprar hasta 4 puestos de usuario para su plan estándar en línea, pero para 5 o más usuarios, deberá comunicarse con la empresa.

costos adicionales

Con todos los diferentes modelos de precios que usan los proveedores, hay una serie de cosas que pueden terminar aumentando sus costos. Los complementos pagos pueden incluir:

  • Funciones (como marca personalizada, SSO o colaboración)
  • Integraciones de herramientas específicas
  • acceso a la API
  • Soporte actualizado

Si su caso de uso incluye alguno de los anteriores, es importante verificar si están incluidos en un paquete o requerirán un costo adicional adicional a su plan regular.

El panorama de precios de la firma electrónica

Muchas empresas trabajarán con los proveedores para crear un paquete de software personalizado que se ajuste a sus necesidades. Aún así, puede ser útil comprender el modelo de precios Basic y los niveles para diferentes proveedores, para que pueda tener una idea de cómo pueden ser los precios empresariales personalizados y el panorama general de precios de la firma electrónica.

A continuación, compartimos detalles de precios de alto nivel para siete de las soluciones de firma electrónica más populares del mercado.

Nitro Sign

Con Nitro , los planes de precios de firmas electrónicas comienzan en solo $ 9 . 99 por usuario por mes. Eso incluye firmas electrónicas ilimitadas en todos los planes, además de características robustas de nivel empresarial y soporte de clase mundial.
Además, los descuentos por paquete de la plataforma de productividad de PDF y la firma electrónica están disponibles para los planes Essentials, Advanced y Enterprise en la plataforma de productividad de Nitro .

DocuSign

Los planes de precios de DocuSign comienzan en $10 al mes para el plan Personal y van hasta $40 por usuario por mes para el plan Business Pro. Para necesidades empresariales más allá de lo que incluye el paquete Business Pro, puede comunicarse con DocuSign para obtener un paquete personalizado de soluciones avanzadas.

Significa que Adobe

Si su empresa utiliza Adobe Acrobat, Adobe Sign está incluido en la mayoría de los planes, que comienzan en $ 9 . 99 por mes para un usuario o $ 16 . 99 por licencia por mes para equipos. El producto completo de Adobe Sign está disponible solo como un plan empresarial personalizado, por lo que no podemos informar sobre precios específicos a nivel empresarial.

HelloSign

HelloSign ofrece un plan gratuito limitado, pero la mayoría de las empresas necesitarán los planes pagos de $ 15 por usuario por mes como mínimo. La compañía también ofrece planes empresariales, que se pueden personalizar según sus necesidades específicas de usuario, características y consumo.

SeñalFácil

Los planes de precios de SignEasy comienzan en $ 8 por mes para un número limitado de solicitudes de firma. La compañía también ofrece planes empresariales personalizables.

PandaDoc

Si bien PandaDoc ofrece un plan gratuito limitado, la mayoría de las empresas más grandes necesitarán el plan pago de $ 19 por usuario por mes como mínimo. Si necesita más funciones o flexibilidad, puede comunicarse con PandaDoc para personalizar un plan empresarial.

DerechoFirma

Los planes de RightSignature comienzan en $ 12 por mes para un usuario o $ 60 por mes para hasta tres. Para obtener un plan con más de tres usuarios, deberá comunicarse con la empresa y crear un plan empresarial personalizado.

Terminando

En última instancia, la mejor solución de firma electrónica para su empresa se reduce a sus necesidades comerciales específicas y la relación calidad-precio que puede vender. Con todas las opciones disponibles, hay una solución para equilibrar el valor, las funciones y el soporte de casos de uso que necesitan sus departamentos con costos razonables.

¿Listo para dar el siguiente paso? Le recomendamos que consulte Nitro Sign.

Nitro Sign ofrece eSigning ilimitado en todos los niveles, junto con características sólidas de nivel empresarial como:

  • Documentos y plantillas del equipo
  • Personalización de tu marca
  • Firma en bloque
  • Inteligencia de documentos
  • Inicio de sesión único
  • Y más

Nuestros precios justos y transparentes significan que sus costos son razonables y predecibles. Además, nuestra organización de soporte de clase mundial está diseñada para ayudarlo a implementar de manera rápida y sencilla, al tiempo que brinda el soporte y la capacitación continuos que necesita para fomentar la adopción en toda la empresa.
Comience su prueba gratuita hoy para comenzar con Nitro Sign o programe una demostración personalizada con nuestro equipo de ventas.

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