Cómo firmar PDF de forma segura: Una guía de seguridad para PYME

El informe de la Association of Certified Fraud Examiners Occupational Fraud 2024: A Report to the  Nations descubrió que las organizaciones perdieron una media de 1,5 millones de dólares por caso de fraude en el periodo comprendido entre enero de 2022 y septiembre de 2023. La mediana de pérdidas en casos de fraude aumentó un 24% en comparación con el Informe a las Naciones 2022. El grupo estima que las organizaciones pierden el 5% de los ingresos por fraude cada año .

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son particularmente vulnerables al fraude, ya que tienen menos recursos para dedicar a sistemas de seguridad avanzados. A medida que los ciberdelincuentes aprenden a falsificar documentos y firmas, crece también la amenaza para las PYMES. Las PYMES no pueden permitirse perder el 5% de sus ingresos en un año debido al fraude de documentos, que es donde entran en juego las soluciones de firma electrónica segura. Las herramientas de firma electrónica de Nitro, en particular, permiten a las PYMES proteger sus PDF y sus datos al tiempo que aumentan la eficacia del flujo de trabajo .

Por qué es el momento de adoptar la firma electrónica segura en PDF

Los estafadores son cada año más creativos a la hora de falsificar firmas para hacerlas pasar por auténticas. Las PYMES se enfrentan a muchos retos si no disponen de una tecnología que les permita firmar PDF de forma segura.

El problema del papel

Los documentos y firmas en papel son muy fáciles de falsificar o alterar. Los documentos en papel pueden manipularse mediante ediciones manuales, perderse, ser robados o retrasarse. Es difícil hacer un seguimiento de las revisiones, lo que hace aún más complicado asegurarse de que los documentos en papel se firman con firmas auténticas.

El problema digital

Aunque disponga de un sistema de gestión electrónica de documentos, sin una herramienta segura de firma electrónica en PDF, seguirá dependiendo de sistemas como el correo electrónico y la transferencia de datos no cifrados para obtener firmas. Sin cifrado, los documentos digitales pueden ser interceptados y manipulados por piratas informáticos que pueden aplicar firmas falsas. Además, es posible que las herramientas de firma básicas no cumplan las normas de conformidad de los sectores o mercados en los que operas .

FinancesOnline  descubrió que las empresas reducen el 92% de los errores de escaneado utilizando firmas electrónicas, experimentan una mejora de la productividad del 83% en la obtención de aprobaciones y reducen el tiempo de respuesta en un 80% con el uso de eSign. Incluso si la seguridad no es su principal prioridad, es difícil ignorar estadísticas de eficiencia como éstas como principales ventajas de la firma electrónica de archivos PDF .

Por qué las PYMES eligen Nitro para la firma electrónica de PDF con prioridad para la seguridad

Nitro combina protocolos y herramientas de seguridad vigilantes con facilidad de uso, lo que la convierte en una solución de firma electrónica de PDF ideal para PYMES.

Cifrado de extremo a extremo

La solución PDF eSign de Nitro cifra los datos tanto en tránsito como en reposo para evitar accesos no autorizados y demostrar la seguridad y el cumplimiento durante todo el proceso de firma .

Verificación de identidad

Si su empresa realiza transacciones de alto riesgo, la verificación de identidad debe ser una de las principales características de su solución eSign. Nitro ofrece múltiples opciones de verificación de identidad, como la autenticación multifactor (MFA) y la biometría, para garantizar la identidad de todos los firmantes .

Adhesión y cumplimiento de la legalidad global

Parte de cualquier estrategia de seguridad de documentos sólida es mantener los PDF firmados alineados con las leyes de cumplimiento globales. Diferentes países y regiones como la Unión Europea tienen diferentes leyes que se aplican a varios tipos de firmas electrónicas. Nitro garantiza que los PDF firmados cumplen las leyes de varios países.  Consulte nuestra guía de legalidad para obtener más información .

Tecnología a prueba de manipulaciones

Nitro permite huellas digitales asociadas a las firmas electrónicas, alertando a los usuarios si se realizan cambios no autorizados. Esta herramienta a prueba de manipulaciones le garantiza la integridad del documento.

Múltiples tipos de firma

Los distintos métodos de firma ofrecen diferentes niveles de garantía de autenticidad. Las firmas simples demuestran la aceptación general del documento por parte del firmante y pueden ser imágenes escaneadas de firmas u otros tipos de métodos de firma. Las firmas avanzadas están vinculadas de forma exclusiva al firmante y ofrecen un mayor nivel de seguridad y sellado contra manipulaciones. Las firmas cualificadas, que proporciona Nitro, son firmas no repudiadas respaldadas por certificados e indican el nivel más alto de verificación de identidad. Obtenga más información sobre los distintos tipos de firmas  electrónicas y sus requisitos normativos en nuestra guía  The Ultimate Guide to Electronic Signatures .

Seguridad del centro de datos

Nitro se asocia con Microsoft Azure y Amazon Web Services para el alojamiento en la nube. Estos gigantes tecnológicos son mundialmente conocidos por su seguridad innovadora y rigurosa .

Proteja su PYME contra el fraude con Nitro

Las PYMES con vocación de crecimiento están adoptando cada vez más herramientas seguras de firma electrónica para tener la tranquilidad de que sus documentos se comparten y firman de forma segura con todas las partes en todo el mundo.  Consulte el centro de confianza de Nitro  para obtener más información sobre las formas en que mantenemos los documentos firmados seguros y a prueba de fraude. Firmar PDF digitales de forma segura es fácil y eficaz con nuestra intuitiva solución diseñada para PYMES. Si tiene curiosidad por saber cómo funciona la firma de PDF en Nitro,  consulte nuestras instrucciones paso a paso aquí .

Ofrecemos una  prueba gratuita de 14 días  para que pueda ver si Nitro es adecuado para su empresa sin comprometerse a ningún coste.