PDF's veilig ondertekenen: Een handleiding voor het mkb waarin beveiliging voorop staat

Het rapport Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations  ontdekte dat organisaties in de periode januari 2022 - september 2023 gemiddeld 1,5 miljoen dollar per fraudegeval verloren. De gemiddelde verliezen in fraudezaken stegen met 24% ten opzichte van het Report to the Nations van 2022. De groep schat dat organisaties elk jaar 5% van hun omzet verliezen aan fraude .

Kleine en middelgrote bedrijven (MKB) zijn bijzonder kwetsbaar voor fraude omdat ze minder middelen hebben om te besteden aan geavanceerde beveiligingssystemen. Omdat cybercriminelen steeds slimmer worden in het frauderen met documenten en handtekeningen, neemt de bedreiging voor het MKB ook toe. MKB-bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om 5% van hun omzet per jaar te verliezen door fraude met documenten. De eSign-tools van Nitro in het bijzonder stellen MKB's in staat om hun PDF's en gegevens te beveiligen en tegelijkertijd hun workflow efficiënter te laten verlopen .

Waarom het nu tijd is om veilige PDF eSigning te omarmen

Fraudeurs worden elk jaar creatiever in het vervalsen van handtekeningen zodat ze voor echt doorgaan. Kleine en middelgrote bedrijven worden met veel uitdagingen geconfronteerd als ze geen technologie hebben waarmee ze PDF's veilig kunnen ondertekenen.

Het papieren probleem

Papieren documenten en handtekeningen zijn notoir eenvoudig te vervalsen of te wijzigen. Met papieren documenten kan worden geknoeid door ze handmatig te bewerken, ze kunnen zoekraken, gestolen worden of vertraging oplopen. Het is moeilijk om revisies bij te houden, waardoor het nog lastiger wordt om er zeker van te zijn dat papieren documenten zijn ondertekend met authentieke handtekeningen.

Het digitale probleem

Zelfs als je een elektronisch documentbeheersysteem hebt, vertrouw je zonder een veilige PDF eSigning tool nog steeds op systemen zoals e-mail en niet-versleutelde gegevensoverdracht om handtekeningen te verkrijgen. Zonder encryptie kunnen digitale documenten worden onderschept en gemanipuleerd door hackers die valse handtekeningen kunnen zetten. Bovendien voldoen eenvoudige ondertekeningstools mogelijk niet aan de compliancenormen voor industrieën of markten waarin u zaken doet .

FinancesOnline  ontdekte dat bedrijven met eSign 92% minder scanfouten maken, 83% productiever zijn bij het verkrijgen van goedkeuringen en de doorlooptijd met 80% verkorten door eSign te gebruiken. Zelfs als beveiliging niet uw topprioriteit is, zijn efficiëntiestatistieken als deze moeilijk te negeren als belangrijke voordelen voor het e-handtekenen van PDF's .

Waarom MKB's Nitro kiezen voor eSigning van PDF's op basis van beveiliging

Nitro combineert waakzame beveiligingsprotocollen en -tools met gebruiksgemak, waardoor het een ideale PDF eSign-oplossing is voor het MKB.

End-to-end versleuteling

De PDF eSign-oplossing van Nitro versleutelt gegevens zowel onderweg als in ruste om onbevoegde toegang te voorkomen en om beveiliging en compliance tijdens het ondertekeningsproces aan te tonen .

Identiteitscontrole

Als uw bedrijf transacties uitvoert waarbij veel op het spel staat, dan zou identiteitsverificatie een van de belangrijkste functies van uw eSign-oplossing moeten zijn. Nitro biedt meerdere opties voor identiteitsverificatie, zoals MFA (multi-factor authentication) en biometrie, om de identiteit van alle ondertekenaars te garanderen .

Wereldwijde naleving van de wet en compliance

Onderdeel van een gedegen strategie voor documentbeveiliging is het op één lijn houden van ondertekende PDF's met wereldwijde nalevingswetten. Verschillende landen en regio's, zoals de Europese Unie, hebben verschillende wetten die van toepassing zijn op verschillende soorten e-handtekeningen. Nitro zorgt ervoor dat ondertekende PDF's voldoen aan de wetten van verschillende landen.  Bekijk onze legaliteitsgids voor meer informatie .

Stamperbestendige technologie

Nitro maakt digitale vingerafdrukken van e-handtekeningen mogelijk, zodat gebruikers worden gewaarschuwd als er ongeautoriseerde wijzigingen zijn aangebracht. Dit fraudebestendige hulpmiddel verzekert u van documentintegriteit.

Meerdere soorten handtekeningen

Verschillende ondertekeningsmethoden bieden verschillende niveaus van zekerheid van authenticiteit. Eenvoudige handtekeningen bewijzen de algemene acceptatie van het document door de ondertekenaar en kunnen gescande afbeeldingen van handtekeningen of andere soorten ondertekeningsmethoden zijn. Geavanceerde handtekeningen zijn uniek gekoppeld aan de ondertekenaar en bieden een hoger niveau van beveiliging en fraudebestendigheid. Gekwalificeerde handtekeningen, die Nitro levert, zijn niet-afgewezen handtekeningen ondersteund door certificaten en geven het hoogste niveau van identiteitsverificatie aan. Lees meer over de verschillende soorten e-handtekeningen en hun wettelijke vereisten in onze gids  De ultieme gids voor elektronische handtekeningen .

Beveiliging datacenters

Nitro werkt samen met Microsoft Azure en Amazon Web Services voor cloudhosting. Deze techgiganten staan wereldwijd bekend om hun innovatieve en strenge beveiliging .

Beveilig uw MKB tegen fraude met Nitro

Groeiers in het MKB kiezen steeds vaker voor veilige eSigning tools, zodat ze er zeker van kunnen zijn dat hun documenten veilig worden gedeeld en ondertekend met alle partijen over de hele wereld.  Bekijk het vertrouwenscentrum van Nitro  voor meer informatie over de manieren waarop wij ondertekende documenten veilig en fraudebestendig houden. Het veilig ondertekenen van digitale PDF's is eenvoudig en efficiënt in onze intuïtieve oplossing die is ontworpen voor het MKB. Als je benieuwd bent hoe het ondertekenen van PDF's in Nitro werkt,  bekijk dan hier onze stapsgewijze instructies .

We bieden een  gratis proefversie voor 14 dagen , zodat je kunt zien of Nitro geschikt is voor jouw bedrijf zonder dat je je hoeft te binden aan kosten.