Wie man PDFs sicher signiert: Ein Leitfaden zur Sicherheit für KMUs

Der Bericht Occupational Fraud 2024 der Association of Certified Fraud Examiners : A Report to the Nations  stellt fest, dass Unternehmen im Zeitraum von Januar 2022 bis September 2023 durchschnittlich 1,5 Millionen Dollar pro Betrugsfall verloren haben. Die durchschnittlichen Verluste in Betrugsfällen stiegen im Vergleich zum Report to the Nations 2022 um 24 %. Die Gruppe schätzt, dass Unternehmen jedes Jahr 5 % ihres Umsatzes durch Betrug verlieren .

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind besonders anfällig für Betrug, da sie weniger Ressourcen für fortschrittliche Sicherheitssysteme aufwenden können. Da Cyberkriminelle immer raffiniertere Methoden zur Fälschung von Dokumenten und Unterschriften entwickeln, wächst auch die Bedrohung für KMUs. KMUs können es sich nicht leisten, in einem Jahr 5 % ihres Umsatzes aufgrund von Dokumentenbetrug zu verlieren, und genau hier kommen sichere eSignatur-Lösungen ins Spiel. Insbesondere die eSign-Tools von Nitro ermöglichen es KMUs, ihre PDFs und Daten zu schützen und gleichzeitig ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten .

Warum es jetzt an der Zeit ist, sicheres PDF eSigning einzuführen

Betrüger werden von Jahr zu Jahr kreativer, wenn es darum geht, Unterschriften zu fälschen, um sie als echte Unterschriften auszugeben. KMUs stehen vor vielen Herausforderungen, wenn sie nicht über eine Technologie verfügen, mit der sie PDFs sicher signieren können.

Das Papierproblem

Papierbasierte Dokumente und Unterschriften sind bekanntermaßen leicht zu fälschen oder zu verändern. Papierdokumente können durch manuelle Bearbeitung verfälscht werden, verloren gehen, gestohlen werden oder sich verzögern. Die Nachverfolgung von Überarbeitungen ist schwierig - was es noch schwieriger macht, sicherzustellen, dass Papierdokumente mit authentischen Unterschriften versehen sind.

Das digitale Problem

Selbst wenn Sie über ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem verfügen, sind Sie ohne ein sicheres PDF-eSigning-Tool weiterhin auf Systeme wie E-Mail und unverschlüsselte Datenübertragung angewiesen, um Unterschriften zu erhalten. Ohne Verschlüsselung können digitale Dokumente abgefangen und von Hackern manipuliert werden, die gefälschte Signaturen anbringen können. Darüber hinaus erfüllen einfache Signierwerkzeuge möglicherweise nicht die Compliance-Standards für die Branchen oder Märkte, in denen Sie tätig sind .

FinancesOnline  hat herausgefunden, dass Unternehmen 92 % der Fehler beim Scannen mit eSignatures reduzieren, eine 83 %ige Produktivitätssteigerung bei der Erlangung von Genehmigungen erfahren und die Durchlaufzeit durch den Einsatz von eSign um 80 % verkürzen. Selbst wenn Sicherheit nicht Ihre oberste Priorität ist, sind Effizienzstatistiken wie diese schwer zu ignorieren, da sie wichtige Vorteile für die elektronische Unterzeichnung von PDFs darstellen .

Warum SMBs Nitro für sicheres PDF-eSigning wählen

Nitro verbindet wachsame Sicherheitsprotokolle und -tools mit Benutzerfreundlichkeit, was es zu einer idealen PDF-eSign-Lösung für KMUs macht.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Die PDF eSign-Lösung von Nitro verschlüsselt Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand, um unbefugten Zugriff zu verhindern und die Sicherheit und Konformität während des gesamten Unterzeichnungsprozesses zu demonstrieren .

Identitätsüberprüfung

Wenn Ihr Unternehmen Transaktionen mit hohem Risiko durchführt, dann sollte die Identitätsüberprüfung ein Hauptmerkmal Ihrer eSign-Lösung sein. Nitro bietet mehrere Optionen zur Identitätsüberprüfung, wie z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Biometrie, um die Identitäten aller Unterzeichner sicherzustellen .

Globale Gesetzestreue und Compliance

Teil jeder soliden Strategie zur Dokumentensicherheit ist es, dass signierte PDFs mit den globalen Compliance-Gesetzen in Einklang gebracht werden. Verschiedene Länder und Regionen wie die Europäische Union haben unterschiedliche Gesetze, die für verschiedene Arten von eSignaturen gelten. Nitro stellt sicher, dass signierte PDFs die Gesetze mehrerer Länder einhalten.  Weitere Informationen finden Sie in unserem Legalitätsleitfaden .

Fälschungssichere Technologie

Nitro ermöglicht digitale Fingerabdrücke, die mit eSignaturen verbunden sind, und warnt Benutzer, wenn unbefugte Änderungen vorgenommen werden. Dieses fälschungssichere Tool garantiert Ihnen die Integrität des Dokuments.

Mehrere Arten von Signaturen

Verschiedene Signiermethoden bieten unterschiedliche Grade der Authentizitätssicherung. Einfache Signaturen beweisen die allgemeine Akzeptanz des Dokuments durch den Unterzeichner und können gescannte Bilder von Unterschriften oder andere Arten von Signiermethoden sein. Fortgeschrittene Signaturen sind eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft und bieten ein höheres Maß an Sicherheit und Fälschungssicherheit. Qualifizierte Signaturen, die Nitro anbietet, sind nicht abgelehnte Signaturen, die durch Zertifikate abgesichert sind und die höchste Stufe der Identitätsüberprüfung darstellen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von eSignaturen und ihre gesetzlichen Anforderungen in unserem Leitfaden  The Ultimate Guide to Electronic Signatures .

Sicherheit im Rechenzentrum

Nitro arbeitet für das Cloud-Hosting mit Microsoft Azure und Amazon Web Services zusammen. Diese Tech-Giganten sind weltweit für ihre innovative und strenge Sicherheit bekannt .

Schützen Sie Ihr KMU mit Nitro vor Betrug

Wachstumsorientierte KMUs setzen zunehmend auf sichere eSigning-Tools, um sicher zu sein, dass ihre Dokumente sicher mit allen Parteien auf der ganzen Welt ausgetauscht und unterzeichnet werden.  Sehen Sie sich das Trust Center von Nitro an , um mehr darüber zu erfahren, wie wir signierte Dokumente sicher und fälschungssicher machen. Das sichere Signieren digitaler PDFs ist mit unserer intuitiven Lösung, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, einfach und effizient. Wenn Sie wissen möchten, wie das Signieren von PDFs in Nitro funktioniert,  finden Sie hier eine schrittweise Anleitung .

Wir bieten eine  kostenlose 14-tägige Testversion  an, damit Sie sehen können, ob Nitro das Richtige für Ihr Unternehmen ist, ohne sich zu irgendwelchen Kosten zu verpflichten.