Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is het proces of systeem van digitaal verzamelen, volgen en opslaan van elektronische versies van papieren documenten met behulp van PDF's, tekstverwerkingsbestanden en digitale afbeeldingen.

Vaak in de vorm van software, helpt documentbeheer bedrijven om over te stappen van traditionele papieren processen en fysieke documentworkflows, zoals archiefkasten, naar efficiëntere praktijken zoals SharePoint Online die kosten optimaliseren en tijd besparen voor werknemers.

Voordelen van digitaal documentbeheer

In  Nitro's 2022 Productivity Report  zei 50% van de respondenten dat ze minder fysieke documenten en op papier gebaseerde processen gebruiken sinds het begin van de pandemie.

Nu bedrijven hun  digitale  transformatie-initiatievenversnellen en papierloos gaan werken, is een systeem om de honderden, duizenden en soms miljoenen elektronische documenten op te slaan, te organiseren en te beheren essentieel om een puinhoop of gegevensverlies te voorkomen. Het is misschien nog wel belangrijker om samen te werken met een professional op het gebied van documentbeheer om ervoor te zorgen dat u uw processen met succes optimaliseert en uw bedrijf digitaal transformeert.

Hier volgen enkele belangrijke voordelen van uitgebreid digitaal documentbeheer:

Eenvoudiger indexeren

Het digitaliseren van documentbeheer maakt het zoeken naar en terugvinden van documenten eenvoudiger, waardoor u beter op uw taken kunt blijven letten en kostbare tijd kunt besparen.

Versiebeheer

Documentbeheer biedt een complete documentgeschiedenis, zodat u versies kunt beheren. Je krijgt een overzicht van elke overgang en revisie die een document heeft doorgemaakt, zodat je weet hoe het document in zijn huidige staat is gekomen en waarom het eruit ziet zoals het er nu uitziet.

Meer beveiliging

De mogelijkheid om toegangs- en bewerkingsrechten te beheren via elektronisch documentbeheer verhoogt de veiligheid en helpt je  gevoelige informatie te beschermen .

TIP: Een documentbeheerproces kan ook  e-handtekeningen  integreren  - een veilige, geautomatiseerde en wettelijk bindende methode om handgeschreven handtekeningen te vervangen. e-handtekeningen zijn een andere grote, voordelige manier om papierloos te worden.

Controlesporen

Audit trails  geven je een overzicht van wie wijzigingen heeft aangebracht in het document bij elke stap van de evolutie, wat je kwaliteitscontrole verbetert.

Begin uw documenten digitaal te beheren

Elk bedrijf dat documentatie creëert of er afhankelijk van is, ongeacht de branche, heeft een robuust beheerproces nodig voor die documentatie. U hebt niets aan bergen papier als u geen toegang hebt tot wat u nodig hebt wanneer u het nodig hebt.

De volgende stap om grip te krijgen op je documentbibliotheek is het implementeren van een oplossing voor digitaal documentbeheer zoals SharePoint, Azure IP of iManage.

Als je een nieuw systeem voor het beheren van elektronische documenten hebt geïmplementeerd, heb je PDF-technologie nodig die hier efficiënt mee samenwerkt. Dat is waar Nitro kan helpen.

Papierloze productiviteit met Nitro

Nitro kan worden geïntegreerd met je  SharePoint-, Azure IP- of  iManage-sites, waardoor al je documenten op één locatie worden bewaard en de eSigning-functionaliteit van begin tot eind beschikbaar is.

Met deze eenvoudige tool kun je de productiviteit verhogen door gestroomlijnde processen en het probleem van dubbele records op meerdere locaties elimineren.

Klaar om papierloos te worden en digitaal documentbeheer te omarmen?

Neem vandaag nog contact met ons op  voor een demo en ontdek hoe Nitro PDF en Nitro Sign u kunnen helpen uw workflows te optimaliseren.