Wat is digitale transformatie?

Technologie heeft het zakelijke landschap veranderd, maar het kan een uitdaging zijn om te weten hoe u uw organisatie concurrerend kunt houden.

Veel IT-leiders noemen de overgang naar nieuwe technologie "digitale transformatie". Deze gids helpt u de kernbegrippen van digitale transformatie te begrijpen en hoe u een effectieve strategie kunt ontwikkelen.

Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie (DX of DT) is het proces van integratie van intelligente digitale technologieën in de activiteiten, oplossingen en cultuur van een bedrijf om te voldoen aan de marktvraag naar betere en toegankelijkere producten en diensten. Effectieve digitale transformatie kan bedrijven in staat stellen meer klanten aan te trekken en te behouden, de inkomsten te verhogen, de kosten te verlagen en een volledig extern of hybride personeelsbestand mogelijk te maken.

Voor bedrijven die overschakelen op externe of hybride werkomgevingen wordt de migratie van traditionele, offline processen en documentbeheer naar digitale workflows een noodzaak. Voor andere bedrijven kan digitaal gaan over het verminderen van printkosten en hun ecologische voetafdruk door documenten elektronisch te ondertekenen.

Welke digitaliseringsdoelen u ook wilt bereiken binnen uw organisatie, een goed gepland transformatie-initiatief is cruciaal voor succes.

Waarom is digitale transformatie belangrijk?

Soms kan het vermogen om je aan te passen met behulp van technologie het verschil betekenen tussen bedrijfscontinuïteit en het sluiten van de deuren, zoals bij een wereldwijde pandemie.

In een recent onderzoek van Dell Technologies onder meer dan 4.300 bedrijven wereldwijd gaf  80% van de leiders aan dat ze hun digitale transformatieprogramma's tijdens de pandemie versneld hadden uitgevoerd, zodat ze hun activiteiten konden voortzetten. Ze richtten zich onder andere op het implementeren van technologieën die werken op afstand mogelijk maakten, op het opnieuw uitvinden van digitale ervaringen voor klanten en werknemers en op het versterken van de cyberbeveiliging.

In plaats van te wachten op een nieuwe wereldwijde gebeurtenis om digitale transformatie af te dwingen, moeten bedrijven hun initiatieven blijven versnellen. Deze inspanningen zullen niet alleen voor continuïteit zorgen, maar hen ook helpen om effectiever aan de eisen van hun markt te voldoen.

Wat drijft digitale transformatie?

Er zijn drie primaire technologieën of drijvende krachten achter digitale verandering in bedrijven, waaronder cloud computing, kunstmatige intelligentie (AI) en mobiele toepassingen (apps).

Hier volgt een nadere blik op elk van deze technologieën:

• Cloud computing: Levert diensten zoals servers, opslag, databases en software on-demand via het internet ("de cloud"), waardoor bedrijven flexibeler toegang krijgen tot essentiële informatie en klanten een verbeterde, efficiëntere gebruikerservaring krijgen.
• Kunstmatige intelligentie (AI): Gebruikt machines en computers om menselijke vaardigheden voor probleemoplossing en besluitvorming na te bootsen.
• Mobiele applicaties (apps): Een computerprogramma of software ontworpen om te draaien op een mobiel apparaat, zoals een telefoon.

Hoewel deze technologieën waardevolle hulpmiddelen kunnen zijn, is het essentieel om ze te implementeren om de juiste redenen, zoals het vervangen van verouderde technologie in plaats van omwille van het hebben van de nieuwste en beste.

Het is ook de moeite waard om op te merken dat werknemers een belangrijke drijvende kracht kunnen zijn achter digitale transformatie. Uit het Nitro 2022 Productivity Report bleek dat  werknemers meer flexibiliteit verwachten  in hoe en waar ze werken. Zoals in het rapport naar voren komt, wilde 50% van de 1.183 ondervraagde werknemers betere of meer tools om werken op afstand mogelijk te maken, en 95% zag ruimte voor verbetering in de manier waarop hun organisaties met documenten omgaan. Daarnaast gaven werknemers aan dat de voor hen toegankelijke tools van invloed waren op voor welk bedrijf ze wilden werken.

Ontdek de nieuwste trends en technologieën die de manier waarop we werken volgend jaar en daarna zullen bepalen in Nitro's 2022 Productivity Report .

Wat zijn de onderdelen van een kader voor digitale transformatie?

Mensen

Digitale transformatie moet beginnen bij de mensen, met namewerknemers en klanten. Een praktisch kader richt zich op het empoweren van het personeel, het verbeteren van de klantervaring en het verbeteren van cultuur en leiderschap.

Voor werknemers moet je misschien eventuele zorgen over baanzekerheid wegnemen door ervoor te zorgen dat je boodschap luid en duidelijk is: technologie vervangt niemand. Leg uit hoe de veranderingen hen zullen helpen problemen sneller op te lossen en hun leven gemakkelijker te maken. Een gedegen praktijk voor verandermanagement kan helpen om de menselijke kant van de verandering te leiden, zodat uw organisatie de gewenste resultaten kan bereiken.

Het is ook essentieel om alle afdelingen en business units gelijk uit te rusten. Concurrentie en wrok kunnen ontstaan als werknemers het gevoel hebben dat het management de dienst uitmaakt, dus zorg ervoor dat iedereen dezelfde basisinstellingen en breed gedeelde verwachtingen heeft.

Proces

Het is misschien niet het implementeren van een heel lean werkproces en het elimineren van alle verspilling, maar digitale transformatie betekent wel het beoordelen van je processen. Het vinden van knelpunten en plaatsen waar nieuwe technologieën geld kunnen besparen, is goed bestede tijd.

Daarnaast richt dit onderdeel van digitale transformatie zich op processtandaardisatie om meer en betere samenwerking te bevorderen. Bijvoorbeeld, in plaats van dat elke afdeling verschillende manieren heeft om goedkeuring te krijgen (zoals printen, een document als bijlage bij een e-mail voegen of binnen een document op een server werken), kan een bedrijf digitale documentworkflows implementeren om alle benodigde partijen in staat te stellen documenten snel te delen en te bewerken via beveiligde koppelingen.

Een proces dat ook veel aandacht moet krijgen tijdens een digitaal transformatie-initiatief is  change management  , oftewel de stappen om een soepele digitale transformatie te garanderen.

Platformen

Het laatste onderdeel van een kader voor digitale transformatie zijnplatforms, dat wil zeggen de intelligente technologieën die je integreert in de activiteiten, het aanbod en de cultuur van je bedrijf om effectiever te werken.

Het implementeren van een nieuw platform zal geen eenmalige situatie zijn waarbij je kunt zeggen: "We hebben digitale transformatie gedaan!". In plaats daarvan moet jeplatforms regelmatig evaluerenom er zeker van te zijn dat je de optimale technologie hebt om aan de behoeften van je markt te voldoen.

Neem een stap terug van de tekentafel en denk na over de visie van uw bedrijf. Wat voor ervaring wil je dat je klanten en werknemers hebben? Enkele andere vragen die u zich kunt stellen zijn:

• Wat zijn de behoeften en verwachtingen van mijn klanten?
• Hoe schiet mijn organisatie tekort?
• Wat kunnen we leren van onze concurrenten door wat zij goed of minder goed doen?
• Hoe kan mijn bedrijf ons personeel beter ondersteunen met behulp van technologie?

Het definiëren van uw digitale transformatiedoelen op basis van de ambities van uw bedrijf zal ervoor zorgen dat u in de juiste richting vooruitgaat.

Weet wie er aan boord moet zijn om zinvolle vooruitgang te boeken en breng deze leiders op één lijn met een gemeenschappelijk doel. De voortdurende betrokkenheid van deze leiders en samenwerking bij de uitvoering van het initiatief kan het werk versnellen.

Uit een recent onderzoek van McKinsey bleek dat bedrijven die een Chief Digital Officer (CDO) aanstellen om hun ontwikkelingen te ondersteunen, 1,6 keer meer kans hebben  om een succesvolle digitale transformatie te melden. Belangrijke leiders zoals de CDO spelen een belangrijke rol bij het bijbrengen van een veranderingsmentaliteit en het bepalen van de prioriteiten voor acties.

Werk samen met de belangrijkste leiders om een team samen te stellen van mensen die het initiatief kunnen overzien en ervoor kunnen zorgen dat je organisatie haar doelen haalt. Voorbeelden van mensen die goede kandidaten voor je team kunnen zijn, zijn power users van technologieën die je in het verleden hebt geïntroduceerd of mensen met een positieve houding ten opzichte van het verkennen van nieuwe ideeën met een track record van ambitie.

Naast het samenstellen van een team is deze stap een goed moment om een lijst op te stellen van platformen of technologieën  die je bedrijf nodig heeft om aan de eisen van de markt te voldoen. Deze stap vereist grondig, doordacht onderzoek om ervoor te zorgen dat je de beste optie(s) kiest uit de vele mogelijkheden.

Bij het samenstellen van je transformatieteam en het onderzoeken van oplossingen is het essentieel om de behoeften van je klanten centraal te stellen. Hierdoor kunnen alle andere elementen van een digitale transformatiestrategie op hun plaats vallen. Je zult merken dat de processen en platforms die de klantresultaten het meest verbeteren, je plan vormgeven en de leidraad vormen voor de manier waarop je het in de praktijk brengt.

Deze laatste stap is misschien wel de meest cruciale, vooral voor medewerkers dieop afstand werken en geen persoonlijke training kunnen volgen. Het leunt ook sterk op verandermanagementprincipes om werknemers in staat te stellen om te helpen bij het implementeren van veranderingen.

In deze stap zal je transformatieteam nauw moeten samenwerken met alle bedrijfsonderdelen om ervoor te zorgen dat medewerkers de benodigde training en ondersteuning krijgen om vol vertrouwen met nieuwe technologieën te kunnen werken.

In plaats van technologietraining te beperken tot een of twee how-to webinars, zou je ook een robuuste bibliotheek met bronnen kunnen creëren en trainingen kunnen geven die vooral gericht zijn op de voordelen voor werknemers. Met behulp van een sociaal bedrijfsnetwerk of een ander bedrijfsforum kun je de dialoog gaande houden met open en consistente communicatie.

Wat zijn de voordelen van digitale transformatie?

Effectieve operationele veranderingen als gevolg van digitale transformatie zorgen er vaak voor dat werknemers terugkijken en denken: "Niet te geloven dat we dit vroeger handmatig deden."

Een voorbeeld van deze verandering is de integratie van veilige elektronische handtekeningtechnologie . eSigning kan veel handmatige taken elimineren, waaronder

• Persoonlijke ontmoetingen met klanten, leveranciers of belanghebbenden om contracten en papierwerk te ondertekenen
• Papierwerk fysiek opsturen om te ondertekenen
• Pagina's en pagina's documenten scannen en afdrukken

Met eSign-software kunnen ze papierwerk bijna ogenblikkelijk elektronisch ondertekenen, verzenden en bijhouden, waardoor ze uren kostbare tijd besparen.

Download Nitro's Ultieme Gids voor Elektronische Handtekeningen  voor meer informatie over eSigning.

Innovatie kan een luxe lijken in bedrijfsomgevingen met veel handwerk en frequente brandoefeningen.

Door het werk te stroomlijnen via een digitaal transformatie-initiatief krijgen werknemers waardevolle tijd om te brainstormen en creatieve problemen op te lossen. Zodra je meer ruimte creëert voor samenwerking en ambitieus onderzoek, zul je ideeën kunnen vinden die leiden tot nieuwe marktkansen, een betere merkperceptie en concurrentievoordelen.

Het maakt klanten misschien niet uit hoe geavanceerd je technologie is, maar ze herkennen wel of hun ervaring soepel is. Als je inventariseert welke praktijken een positieve invloed hebben op de resultaten van klanten en hen gelukkiger maken, kun je je richten op het vergroten van het aantal netto nieuwe klanten, het behouden van terugkerende klanten en het verhogen van de omzet. 

Legacy software kan duur zijn om te onderhouden en heeft vaak weinig of geen updates die de productiviteit belemmeren. Hoewel de kosten voor het overstappen op nieuwe software hoog kunnen zijn, zullen de operationele efficiëntie en de lagere kosten het op de lange termijn waard zijn.

Digitale transformatie kan ook op andere gebieden helpen om kosten te besparen . Als een bedrijf bijvoorbeeld papierloos wordt, bespaart het op fysieke middelen zoals porto, enveloppen, papier, inkt en archiefsystemen. Bovendien kan een organisatie met een veilige eSigning-oplossing in plaats van papier helpen frauduleuze activiteiten te voorkomen, die duizenden euro's kunnen kosten om te herstellen.

Meer betrokkenheid van werknemers

Hoewel digitale transformatie gepaard gaat met een initiële leercurve voor de huidige werknemers, kan het de betrokkenheid op lange termijn helpen verbeteren. Naarmate het werk van werknemers eenvoudiger, efficiënter en intuïtiever wordt, worden ze bekwamer en krijgen ze meer vertrouwen in hun werk. In Nitro's 2022 Productivity Report vond ongeveer 70% van de 1.183 ondervraagde werknemers dat tools voor samenwerking en productiviteit een grote impact hadden .

Een investering in de tools van je werknemers voelt als een directe investering in hen. Dit kan de tevredenheid en daarmee het behoud van werknemers vergroten.

Als je kijkt naar voorbeelden van digitale transformatie in de praktijk, kun je inschatten hoe dit er voor jouw bedrijf uit zou kunnen zien.

• McConnell Dowell gaf grote bedragen uit aan licenties voor het maken, afdrukken en fotokopiëren van PDF-bestanden. Door over te stappen op een meer kosteneffectieve oplossing bespaarden ze bijna 50% aan gerelateerde kosten.
• Zebra Technologies  beleefde een opwindend nieuw groeiseizoen na de overname van de Enterprise-activiteiten van Motorola Solutions. Maar die groei ging gepaard met aanzienlijke groeipijnen. Zebra werkte samen met Nitro om de overgang te vereenvoudigen en sneller te kunnen schalen met superieur verandermanagement.
• Leonardo DRS  heeft meer dan 40 locaties en had één bron nodig voor PDF-software die ze kon verenigen. Tijdens het centraliseren van de IT-activiteiten op alle locaties ontdekten ze een behoefte aan standaardisatie van tools voor hun kenniswerkersgroepen. Deze verandering had een onmiddellijk effect op de productiviteit.

In de praktijk kan een KPI een meting zijn van de verbeterde klantervaring die je vastlegt via korte, gesloten feedbackonderzoeken onder klanten. Een ander voorbeeld kan de hoeveelheid tijd zijn die door automatisering op een bepaalde taak wordt bespaard in vergelijking met de tijd die het handmatig kostte. Andere analyses zijn bijvoorbeeld geoptimaliseerde processen en gebruik of de impact op duurzaamheid .

Om je te helpen de juiste KPI's voor je initiatief te bepalen, vraag je jezelf het volgende af:

• Welke statistieken zullen ons helpen om het verhaal van onze digitale transformatie te vertellen?
• Welk type en niveau van groei hopen we te bereiken?
• Wat zijn haalbare maar toch ambitieuze doelen?
• Wat voor soort rapporten gaan we gebruiken om onze KPI's in de gaten te houden?
• Hoe vaak zullen we rapporten draaien en onze strategie aanpassen?

Hoewel het vinden van de beste oplossingen en het aanpassen van je processen essentieel is, kan het inzetten van de juiste mensen in de juiste rollen je inspanningen aanzienlijk stimuleren.

Hier zijn een paar van de rollen die je in je team moet hebben:

• CIO/CDO: Veel CIO's hebben de rol van Chief Digital Officer (CDO) op zich genomen. Deze persoon helpt een bedrijf groei te stimuleren door de leiding te nemen bij de overgang van analoge naar digitale technologieën.
• CFO: Een CFO is cruciaal voor de budgettaire goedkeuring van projecten en kan advies geven over mogelijkheden om efficiënt te spenderen.
• IT/Helpdesk Managers: Het frontlinie uitrolteam voor nieuwe technologieën.
• Software Engineers: Met inbegrip van cloud computing specialisten en digitale product managers, zijn software engineers verantwoordelijk voor software oplossingen van idee tot testen tot implementatie.
• Implementatie Leads: Verschillende UX rollen - ontwerpers, schrijvers en UX architecten - kunnen helpen bij het begeleiden van de implementatie van digitale transformatie.
• Projectmanagers: Projectmanagers houden het werk georganiseerd en in beweging. Ze kunnen teamleden in contact brengen met hulpbronnen en waar nodig problemen aankaarten.
• Marketeers: Het verspreiden van informatie - zowel binnen het bedrijf als naar klanten - is waar marketeers de meeste impact hebben.
• Customer Support: De stem van de klant is altijd nuttig bij het bepalen van pijnpunten in een proces of product waar digitale transformatie verbetering in kan brengen.

• Slechte communicatie: Of het nu gaat om dubbele inspanningen, dubbelzinnige doelen of verwarring over de voortgang van een project, slechte communicatie is de uitdaging die digitale transformatie het snelst tot stilstand kan brengen.
• Gebrek aan betrokkenheid van werknemers: Mensen zijn gewoontedieren en technologie gaat gepaard met een leercurve. Bedrijven met een onvolwassen digitale cultuur kunnen problemen ondervinden bij het uitrollen van oplossingen.
• Budgettaire beperkingen: Transformatieve technologieën worden steeds toegankelijker, maar elk bedrijf heeft budgettaire beperkingen.

Het opzetten van een stroom van effectieve communicatie, goede training in verandermanagement en zorgvuldige budgettering zal helpen deze uitdagingen te voorkomen.

Er zijn verschillende technische trends rond digitale transformatie die belangrijk zijn om in gedachten te houden, waaronder:

• Voortdurende migratie van legacy hardware naar cloud computing
• Digitale documenten in plaats van papier
• Toegenomen toegang tot AI en machine learning
• Opties voor werken op afstand
• Meer mobiele ontwikkeling

Met deze trends is de focus blijven liggen op de meest kritieke component van verandering:mensen.

Voor klanten draait het allemaal om het verbeteren van hun reis met je merk en het zo soepel mogelijk leveren van aanbiedingen. Voor werknemers kan het implementeren van technologie die hen helpt hun werk te versnellen en te katalyseren de productiviteit en retentie aanzienlijk verbeteren.

Digitale transformatie is meer dan investeren in nieuwe technologie - het is een beslissing om de bedrijfscultuur te veranderen. Hopelijk bent u na deze uitgebreide kijk op digitale transformatie, van mensen en processen tot platforms, klaar voor actie.

Als je nog steeds niet zeker weet waar je moet beginnen, kunnen wij je helpen . Het Nitro-team is gepassioneerd over het stimuleren van de digitale economie met betere workflows, hogere productiviteit en een betere ervaring voor klanten en werknemers - ondersteund door een witte-hand service om uw unieke organisatiedoelstellingen te ondersteunen. Ons robuuste, innovatieve en betaalbare PDF- , e-handtekening-  en analyseplatform is intuïtief voor werknemers en verbetert de manier waarop uw organisatie nu en in de toekomst werkt.

Lees meer over hoe wij u kunnen helpen uw documentprocessen te stroomlijnen en uw productiviteit te verhogen.