Qu'est-ce que la transformation numérique ?

La technologie a modifié le paysage des entreprises, mais il peut être difficile de savoir comment maintenir la compétitivité de votre organisation.

De nombreux responsables informatiques qualifient la transition vers les nouvelles technologies de "transformation numérique". Ce guide vous aidera à comprendre les concepts fondamentaux de la transformation numérique et à élaborer une stratégie efficace.

Qu'est-ce que la transformation numérique ?

La transformation numérique (DX ou DT) est le processus d'intégration de technologies numériques intelligentes dans les opérations, les solutions et la culture d'une entreprise afin de répondre à la demande du marché pour des produits et des services meilleurs et plus accessibles. Une transformation numérique efficace peut permettre aux entreprises d'attirer et de fidéliser davantage de clients, d'augmenter leur chiffre d'affaires, de réduire leurs coûts et de disposer d'une main-d'œuvre entièrement distante ou hybride.

Pour les entreprises qui passent à des environnements de travail à distance ou hybrides, la migration des processus traditionnels hors ligne et de la gestion des documents vers des flux de travail numériques devient une nécessité. Pour d'autres entreprises, le passage au numérique peut consister à réduire les coûts d'impression et l'empreinte carbone en signant les documents électroniquement.

Quels que soient les objectifs de numérisation que vous cherchez à atteindre au sein de votre organisation, une initiative de transformation bien planifiée est essentielle pour réussir.

Pourquoi la transformation numérique est-elle importante ?

Parfois, la capacité d'adaptation grâce à la technologie peut faire la différence entre la continuité de l'activité et la fermeture des portes, par exemple en cas de pandémie mondiale.

Dans une enquête récente menée par Dell Technologies auprès de plus de 4 300 entreprises internationales,  80 % des dirigeants ont indiqué qu'ils avaient accéléré leurs programmes de transformation numérique pendant la pandémie afin de pouvoir poursuivre leurs activités. Ils se sont notamment concentrés sur la mise en œuvre de technologies permettant le travail à distance, la réinvention des expériences numériques pour les clients et les employés, et le renforcement de la cybersécurité.

Plutôt que d'attendre un autre événement mondial pour imposer la transformation numérique, les entreprises devraient continuer à accélérer leurs initiatives. Ces efforts ne créeront pas seulement des garanties de continuité, mais les aideront à répondre plus efficacement aux demandes de leur marché.

Quels sont les moteurs de la transformation numérique ?

Il existe trois technologies principales ou moteurs de la transformation numérique dans les entreprises : l'informatique en nuage, l'intelligence artificielle (IA) et les applications mobiles (apps).

Voici un examen plus approfondi de chacune de ces technologies :

• L'informatique en nuage : fournit des services tels que des serveurs, du stockage, des bases de données et des logiciels à la demande via l'internet ("le nuage"), offrant aux entreprises une plus grande flexibilité dans l'accès aux informations essentielles et aux clients une expérience utilisateur améliorée et plus efficace.
• Intelligence artificielle (IA) : utilisation de machines et d'ordinateurs pour imiter les compétences humaines en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
• Applications mobiles (apps): programme informatique ou logiciel conçu pour fonctionner sur un appareil mobile, comme un téléphone.

Bien que ces technologies puissent être des outils précieux, il est essentiel de les mettre en œuvre pour les bonnes raisons, par exemple pour remplacer une technologie désuète ou héritée, plutôt que pour disposer de la dernière et de la meilleure technologie.

Il convient également de noter que les employés peuvent être un moteur important de la transformation numérique. Le rapport 2022 sur la productivité de Nitro a révélé que  les travailleurs s'attendent à plus de flexibilité  dans la manière et le lieu où ils travaillent. Comme le souligne le rapport, 50 % des 1 183 travailleurs interrogés souhaitaient des outils plus performants ou plus nombreux pour permettre le travail à distance, et 95 % considéraient que des améliorations étaient possibles dans la manière dont leur entreprise traitait les documents. En outre, les employés ont indiqué que les outils mis à leur disposition influençaient le choix de l'entreprise pour laquelle ils souhaitaient travailler.

Découvrez les dernières tendances et technologies qui façonneront notre façon de travailler l'année prochaine et au-delà dans le rapport sur la productivité 2022 de Nitro .

Quels sont les éléments d'un cadre de transformation numérique ?

Le personnel

La transformation numérique doit commencer par les personnes, en particulier lesemployés et les clients. Un cadre pratique se concentre sur l'autonomisation de la main-d'œuvre, l'amélioration de l'expérience client et le renforcement de la culture et du leadership.

En ce qui concerne les employés, vous devrez peut-être répondre à leurs inquiétudes concernant la sécurité de l'emploi en vous assurant que votre message est clair et net : la technologie ne remplace personne. Expliquez-leur comment les changements les aideront à résoudre les problèmes plus rapidement et leur faciliteront la vie. Une solide pratique de gestion du changement peut aider à gérer l'aspect humain du changement afin que votre organisation puisse atteindre les résultats souhaités.

Il est également essentiel d'équiper tous les services et toutes les unités opérationnelles de la même manière. La concurrence et le ressentiment peuvent apparaître si les travailleurs ont l'impression que la direction fait preuve de favoritisme ; il faut donc s'assurer que tout le monde dispose de la même configuration de base et d'attentes largement partagées.

Processus

Il ne s'agit peut-être pas de mettre en œuvre un processus de travail allégé et d'éliminer tous les gaspillages, mais la transformation numérique implique d'évaluer vos processus. Trouver les goulets d'étranglement et les endroits où les nouvelles technologies pourraient permettre d'économiser de l'argent sera du temps bien utilisé.

En outre, cette composante de la transformation numérique se concentre sur la normalisation des processus afin de promouvoir une meilleure collaboration. Par exemple, au lieu que chaque service ait différents moyens d'obtenir des approbations (comme imprimer, joindre un document à un courriel ou travailler dans un document sur un serveur), une entreprise peut mettre en œuvre des flux de documents numériques pour permettre à toutes les parties concernées de partager et de modifier des documents rapidement par le biais de liens sécurisés.

Un processus qui devrait également faire l'objet d'une grande attention au cours d'une initiative de transformation numérique est la  gestion du changement  , c'est-à-dire les étapes visant à assurer une transformation numérique en douceur.

Les plateformes

Le dernier élément d'un cadre de transformation numérique est constitué par lesplateformes, c'est-à-dire les technologies intelligentes que vous intégrez dans les opérations, les offres et la culture de votre entreprise pour travailler plus efficacement.

La mise en œuvre d'une nouvelle plateforme ne sera pas une situation unique où vous pourrez dire : "Nous avons fait de la transformation numérique !" Au contraire, évaluez régulièrement lesplateformes pour vous assurer que vous disposez de la technologie optimale pour répondre aux besoins de votre marché.

Prenez du recul par rapport à la planche à dessin et réfléchissez à la vision de votre entreprise. Quel type d'expérience souhaitez-vous offrir à vos clients et à vos employés ? Voici d'autres questions à poser :

• Quels sont les besoins et les attentes de mes clients ?
• En quoi mon organisation n'est-elle pas à la hauteur ?
• Que pouvons-nous apprendre de nos concurrents par ce qu'ils font bien ou moins bien ?
• Comment mon entreprise peut-elle mieux soutenir sa main-d'œuvre grâce à la technologie ?

Définir vos objectifs de transformation numérique en fonction des ambitions de votre entreprise vous permettra d'avancer dans la bonne direction.

Sachez qui doit être à bord pour réaliser des progrès significatifs et alignez ces leaders sur un objectif unificateur. L'implication permanente de ces responsables et leur collaboration à la mise en œuvre de l'initiative peuvent accélérer le travail.

Une étude récente de McKinsey a montré que les entreprises qui font appel à un Chief Digital Officer (CDO) pour soutenir leurs évolutions ont 1,6 fois plus de chances  de réussir leur transformation numérique. Les dirigeants clés tels que le CDO jouent un rôle déterminant dans l'instauration d'un état d'esprit favorable au changement et dans la définition des priorités d'action.

Travaillez avec les principaux dirigeants pour constituer une équipe de personnes capables de superviser l'initiative et de veiller à ce que votre organisation atteigne ses objectifs. Les personnes qui peuvent être de bons candidats pour votre équipe sont par exemple des utilisateurs expérimentés des technologies que vous avez introduites dans le passé ou des personnes qui ont une attitude positive à l'égard de l'exploration de nouvelles idées et qui ont de l'ambition à revendre.

Outre la constitution d'une équipe, cette étape est le moment idéal pour dresser une liste restreinte des plateformes ou des technologies  dont votre entreprise a besoin pour répondre aux exigences du marché. Cette étape nécessitera des recherches approfondies et réfléchies pour s'assurer que vous choisissez la ou les meilleures options parmi les nombreuses possibilités qui s'offrent à vous.

Lors de la constitution de votre équipe de transformation et de la recherche de solutions, il est essentiel de garder à l'esprit les besoins de vos clients. Cela peut aider tous les autres éléments d'une stratégie de transformation numérique à se mettre en place. Vous constaterez que les processus et les plateformes qui améliorent le plus les résultats pour les clients façonneront votre plan et guideront la manière dont vous le mettrez en pratique.

Cette dernière étape est peut-être la plus importante, en particulier pour les employés quitravaillent à distance et ne peuvent pas suivre de formation en personne. Elle s'appuie également sur les principes de la gestion du changement pour donner aux employés les moyens de contribuer à la mise en œuvre du changement.

À cette étape, votre équipe de transformation devra travailler en étroite collaboration avec toutes les unités opérationnelles pour s'assurer que les employés reçoivent la formation et le soutien nécessaires pour utiliser les nouvelles technologies en toute confiance.

Au lieu de limiter la formation aux technologies à un ou deux webinaires, vous pouvez également créer une bibliothèque de ressources et dispenser une formation axée principalement sur les avantages qu'en retirent les employés. En utilisant un service de réseau social d'entreprise ou un autre forum d'entreprise, vous pouvez maintenir le dialogue grâce à une communication ouverte et cohérente.

Quels sont les avantages de la transformation numérique ?

Les changements opérationnels efficaces issus de la transformation numérique peuvent souvent amener les employés à regarder en arrière et à se dire : "Pouvez-vous croire que nous avions l'habitude de faire cela manuellement ?"

Un exemple de ce changement est l'intégration de la technologie de signature  électronique sécurisée . La signature électronique peut éliminer de nombreuses tâches manuelles, notamment :

• rencontrer les clients, les fournisseurs ou les parties prenantes en personne pour signer les contrats et les documents administratifs
• L'envoi physique de documents à signer
• Scanner et imprimer des pages et des pages de documents

Avec le logiciel eSign, ils peuvent signer, envoyer et suivre les documents en toute sécurité par voie électronique presque instantanément, ce qui leur fait gagner des heures de temps précieux.

Téléchargez le Guide ultime des signatures électroniques de  Nitro pour en savoir plus sur la signature électronique.

L'innovation peut apparaître comme un luxe dans les environnements professionnels où le travail manuel est important et les exercices d'évacuation fréquents.

La rationalisation du travail par le biais d'une initiative de transformation numérique donne aux employés un temps précieux pour le brainstorming et la résolution créative de problèmes. Une fois que vous aurez créé plus d'espace pour la collaboration et la recherche ambitieuse, vous serez en mesure de trouver des idées qui mèneront à de nouvelles opportunités de marché, à une meilleure perception de la marque et à des avantages concurrentiels.

Les clients ne se soucient peut-être pas de l'état d'avancement de votre technologie, mais ils savent si leur expérience est harmonieuse. En faisant le point sur les pratiques qui ont un impact positif sur les résultats des clients et les rendent plus heureux, vous pourrez vous concentrer sur l'augmentation du nombre net de nouveaux clients, la fidélisation des clients et l' augmentation du chiffre d'affaires et du résultat net. 

La maintenance des anciens logiciels peut être coûteuse et les mises à jour sont souvent rares, voire inexistantes, ce qui nuit à la productivité. Bien que le coût du passage à un nouveau logiciel puisse être élevé, l'efficacité opérationnelle et la réduction des dépenses que vous obtiendrez en vaudront la peine à long terme.

La transformation numérique peut également contribuer à réduire les coûts  dans d'autres domaines. Par exemple, lorsqu'une entreprise passe au zéro papier, elle économise des ressources physiques telles que l'affranchissement, les enveloppes, le papier, l'encre et les systèmes d'archivage. En outre, en mettant en place une solution de signature électronique sécurisée au lieu du papier, une organisation peut contribuer à prévenir les activités frauduleuses, dont la réparation peut coûter des milliers d'euros.

Plus d'engagement de la part des employés

Bien que la transformation numérique s'accompagne d'une courbe d'apprentissage initiale pour les employés actuels, elle peut contribuer à améliorer l'engagement à long terme. Au fur et à mesure que les tâches des employés deviennent plus simples, plus efficaces et plus intuitives, ils deviennent plus compétents et plus confiants dans leur travail. Dans le rapport 2022 sur la productivité de Nitro, environ 70 % des 1 183 travailleurs interrogés ont estimé que les outils de collaboration et de productivité avaient un impact considérable .

En investissant dans les outils de votre personnel, vous aurez l'impression d'investir directement en lui. Cela peut accroître la satisfaction et, par conséquent, la fidélisation des employés.

L'examen d'exemples concrets de transformation numérique peut vous aider à estimer ce à quoi elle pourrait ressembler pour votre entreprise.

• McConnell Dowell dépensait des sommes considérables en licences pour la création, l'impression et la photocopie de fichiers PDF. Le passage à une solution plus rentable lui a permis d'économiser près de 50 % des coûts connexes.
• Zebra Technologies  a connu une nouvelle saison de croissance passionnante après l'acquisition de l'activité Entreprise de Motorola Solutions. Mais cette croissance s'est accompagnée d'importantes difficultés. Zebra s'est associé à Nitro pour simplifier la transition et accélérer l'évolution grâce à une gestion du changement de qualité supérieure.
• Leonardo DRS  possède plus de 40 sites et avait besoin d'une source unique pour un logiciel PDF capable de les unifier. En centralisant les opérations informatiques sur tous les sites, la société a découvert qu'il fallait normaliser les outils pour les groupes de travailleurs intellectuels. Ce changement a eu un impact immédiat sur la productivité.

Dans la pratique, un ICP peut être une mesure de l'amélioration de l'expérience client que vous saisissez par le biais de brèves enquêtes de retour d'information en boucle fermée. Un autre exemple peut être le temps gagné sur une tâche particulière grâce à l'automatisation par rapport au temps qu'elle prenait auparavant manuellement. D'autres analyses peuvent porter sur l'optimisation des processus et de l'utilisation ou sur l'impact sur le développement durable .

Pour vous aider à identifier les indicateurs clés de performance appropriés à votre initiative, posez-vous la question suivante :

• Quels sont les indicateurs qui nous aideront à raconter l'histoire de notre transformation numérique ?
• Quels sont le type et le niveau de croissance que nous espérons atteindre ?
• Quels sont les objectifs réalisables mais ambitieux ?
• Quels types de rapports utiliserons-nous pour garder un œil sur nos indicateurs clés de performance ?
• À quelle fréquence allons-nous produire des rapports et ajuster notre stratégie ?

S'il est essentiel de trouver les meilleures solutions et d'adapter vos processus, le fait de placer les bonnes personnes aux bons postes peut considérablement stimuler vos efforts.

Voici quelques-unes des fonctions que vous devez vous assurer de retrouver dans votre équipe :

• DSI/CDO : de nombreux DSI ont endossé le rôle de Chief Digital Officer (CDO). Cette personne aide l'entreprise à stimuler sa croissance en dirigeant la transition des technologies analogiques vers les technologies numériques.
• Directeur financier : le directeur financier joue un rôle essentiel dans l'approbation budgétaire des projets et est en mesure de donner des conseils sur les possibilités de dépenser efficacement.
• Responsables de l'informatique/du service d'assistance : l'équipe de déploiement de première ligne pour les nouvelles technologies.
• Ingénieurslogiciels : y compris les spécialistes de l'informatique en nuage et les gestionnaires de produits numériques, les ingénieurs logiciels sont responsables des solutions logicielles, de l'idéation à la mise en œuvre, en passant par les tests.
• Responsables de la mise en œuvre : Plusieurs rôles UX - concepteurs, rédacteurs et architectes UX - peuvent aider à guider la mise en œuvre de la transformation numérique.
• Chefs de projet : Leschefs de projet veillent à l'organisation et à l'avancement du travail. Ils peuvent mettre les membres de l'équipe en contact avec les ressources et soulever des questions si nécessaire.
• Les spécialistes du marketing: c'est en faisant passer le message - à la fois au sein de l'entreprise et auprès des clients - que les spécialistes du marketing ont le plus d'impact.
• Support client : la voix du client est toujours utile pour déterminer les points douloureux d'un processus ou d'un produit que la transformation numérique peut améliorer.

• Mauvaise communication : qu'il s'agisse d'efforts redondants, d'objectifs ambigus ou de confusion quant à l'avancement d'un projet, la mauvaise communication est le défi qui peut le plus rapidement faire échouer la transformation numérique.
• Manque d'adhésion des employés : les gens sont des créatures d'habitudes, et la technologie s'accompagne d'une courbe d'apprentissage. Les entreprises dont la culture numérique n'est pas mûre risquent de rencontrer des difficultés lors de la mise en œuvre des solutions.
• Contraintes budgétaires : les technologies transformatrices sont de plus en plus accessibles, mais chaque entreprise a des limites budgétaires.

La mise en place d'une communication efficace, d'une formation adéquate à la gestion du changement et d'une budgétisation prudente permettra de se prémunir contre ces difficultés.

Il est important de garder à l'esprit plusieurs tendances technologiques liées à la transformation numérique :

• la poursuite de la migration du matériel existant vers l'informatique en nuage
• Remplacement du papier par des documents numériques
• Accès accru à l'IA et à l'apprentissage automatique
• Options de travail à distance
• Davantage de développement mobile

Avec ces tendances, l'accent est resté et restera probablement sur la composante la plus critique du changement :les personnes.

Pour les clients, il s'agit d'améliorer leur parcours avec votre marque et de proposer des offres aussi harmonieuses que possible. Pour les employés, la mise en œuvre d'une technologie qui les aide à accélérer et à catalyser leur travail peut considérablement stimuler la productivité et la fidélisation.

La transformation numérique est plus qu'un investissement dans une nouvelle technologie - c'est une décision de changer la culture d'une entreprise. Nous espérons que cet aperçu complet de la transformation numérique, des personnes aux processus en passant par les plates-formes, vous permettra de vous sentir prêt à passer à l'action.

Si vous ne savez toujours pas par où commencer, nous pouvons vous aider . L'équipe de Nitro se passionne pour l'économie numérique en améliorant les flux de travail, la productivité et l'expérience des clients et des employés, et en offrant un service irréprochable pour soutenir vos objectifs organisationnels uniques. Notre plateforme  PDF , eSignature  et  Analytique , robuste, innovante et abordable, est intuitive pour les employés et améliore la façon dont votre organisation travaille aujourd'hui et à l'avenir.

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