Hoe PDF-automatisering kleine bedrijven meer dan 10 uur per week bespaart

Hoe u documentworkflows voor kleine bedrijven kunt automatiseren

Kleine bedrijven kunnen meer dan 10 uur per week besparen door handmatige documentverwerking te vervangen door PDF-automatiseringstools zoals Nitro. Door gebruik te maken van geautomatiseerde sjablonen voor terugkerende contracten, batchverwerking voor het converteren van grote hoeveelheden bestanden en slimme routing voor e-handtekeningen , elimineren bedrijven repetitieve gegevensinvoer. Deze workflows verwerken documenten zonder handmatige tussenkomst volgens de levenscyclus 'maken-ondertekenen-archiveren', waardoor kleine teams zich kunnen concentreren op factureerbaar werk in plaats van administratieve overhead.

De efficiëntiekloof: waarom 'handmatig' u geld kost

Voor een officemanager in de professionele dienstverlening is tijd de meest uitgeputte hulpbron. Wanneer uw team 15 minuten per klant besteedt aan het handmatig 'repareren' van een conversie van Word naar PDF , of urenlang via e-mail achter handtekeningen aan zit, verliest u niet alleen tijd, maar ook winstgevendheid.

Recente gebruikersgegevens suggereren dat het voordeel van een modern documentplatform niet alleen ligt in een mooie interface, maar ook in het elimineren van handmatige stappen. In vergelijking met verouderde tools die lastig te navigeren zijn, stelt een uniform platform kleine teams in staat om te werken met de snelheid van een grote onderneming.

3 pijlers van automatisering voor kleine bedrijven

Contractgeneratie op basis van sjablonen

Begin niet meer vanaf nul. De meeste professionele dienstverleners gebruiken dezelfde vijf tot tien kerndocumenten (opdrachtbevestigingen, geheimhoudingsverklaringen, serviceovereenkomsten).

• De automatisering: Met Nitro Sign Templates maakt u het document één keer aan, inclusief handtekeningvelden, selectievakjes en datumstempels.
• Het resultaat: in plaats van 20 minuten documentvoorbereiding past uw team gewoon de sjabloon toe en drukt op verzenden. Dit garandeert 100% nauwkeurigheid en consistente branding, elke keer weer.

Verwerking van grote hoeveelheden

Het één voor één verwerken van facturen, dossiers of belastingdocumenten is een verouderde bottleneck.

• De automatisering: met de batchtool  van Nitro kunt u honderden bestanden tegelijkertijd converteren, combineren of beveiligingsinstellingen toepassen.
• Het resultaat: taken die vroeger een hele middag in beslag namen, zoals het converteren van 50 Word-documenten naar PDF en het toevoegen van een watermerk met 'Vertrouwelijk', zijn nu met drie muisklikken voltooid.

Slimme routering en herinneringen

Het achterhalen van handtekeningen is een stille productiviteitskiller voor kleine bedrijven.

• De automatisering: stel sequentiële ondertekening in (het document gaat naar persoon A en vervolgens automatisch naar persoon B) en schakel automatische herinneringen in .
• Het resultaat: Nitro zorgt voor de follow-up. U krijgt alleen een melding wanneer het document volledig is ondertekend en gearchiveerd, waardoor u niet meer hoeft te controleren of de handtekening al is geplaatst.

De waarde bewijzen: datagestuurde tevredenheid

Waarom stappen office managers over? Dat komt door het Nitro Analytics-dashboard. In tegenstelling tot verouderde tools die u in het ongewisse laten, biedt Nitro realtime inzicht in de productiviteit van uw bedrijf.

Automatisering versus handmatige workflows

Haal uw werkweek terug

Automatisering is niet alleen voorbehouden aan Fortune 500-bedrijven. Kleine bedrijven gebruiken Nitro om hun concurrenten voor te blijven door lean en snel te werken en zich te concentreren op de klantervaring.

Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 14 dagen met Nitro.