Waarom documentautomatisering uw bedrijf kan redden

De gemiddelde werknemer gebruikt ongeveer 10.000 stuks papier per jaar. Dat is de waarde van een hele boom! Als je dat vermenigvuldigt met het aantal mensen in je hele organisatie? Nou, dat zijn een heleboel bomen die je zou kunnen redden.

Maar papier heeft  niet alleen negatieve gevolgen  voor het milieu. Twee van de meest waardevolle activa van uw bedrijf - tijd en mensen - voelen ook de afvoer.

Papierwerk  leidt tot tijdverlies, verminderde productiviteit, gefrustreerde klanten en mogelijke complianceproblemen. Het is dan ook geen verrassing dat 31% van de mensen in technische functies  zegt dat 'het uitrusten en ondersteunen van werknemers op kantoor en op afstand' een belangrijke uitdaging is.

Dit is waar documentautomatisering  en de vele voordelen ervan om de hoek komen kijken.

Wat is documentautomatisering?

Documentautomatisering is precies zoals het klinkt: het automatisch maken van documenten met behulp van een intelligente, technologiegedreven oplossing, zoals Nitro, waarmee organisaties het maken, genereren, distribueren en beheren van documenten kunnen stroomlijnen.

Door het gebruik van gespecialiseerde software kunnen bedrijven handmatige, repetitieve taken bij het maken, opmaken en verspreiden van documenten automatiseren.

Functioneel gezien kan documentautomatisering veel dingen omvatten, zoals:

• Eenvoudig bestanden maken, converteren en combineren
• Scannen van elk document naar een bewerkbare PDF met OCR
• PDF's verzenden voor elektronische handtekeningen met real-time tracering
• c reëren invulbare formulieren  voor het snel vastleggen van informatie
• Betaalbare zakelijke prijzen om  meer gebruikers uit te rusten  tegen minder kosten

5 voordelen van documentautomatisering

De schaalbaarheid en flexibiliteit die documentautomatisering biedt, zijn voordelen die niet mogelijk zijn met handmatig papierwerk. Als onderdeel van de  digitale transformatie van je organisatie biedt documentautomatisering een groot aantal voordelen die je workflows zullen stroomlijnen.

1. Verhoogde winstgevendheid

Door de tijd die wordt besteed aan handmatige documenttaken aanzienlijk te verminderen, kan intelligente automatisering bedrijven helpen om resources te herbestemmen voor activiteiten die inkomsten genereren. Bovendien leidt snellere documentverwerking tot snellere doorlooptijden, wat een positief effect kan hebben op de cashflow. Kijk eens hoe het internationale bouwbedrijf  Mace Group  zijn kosten met 63% per gebruiker verlaagde door PDF-mogelijkheden in zijn workflows op te nemen.

2. Verbeterde klant- en gebruikerservaringen

Het is bewezen dat gepersonaliseerde marketing de omzet verhoogt. Automatisering is gunstig voor uw bedrijf omdat het flexibele sjablonen biedt om elke interactie aan te passen op basis van de ontvanger. Het zorgt ook voor consistentie in documentopmaak en -inhoud, wat zich vertaalt in een professionelere uitstraling en een verbeterde klantervaring. Klanten ontvangen nauwkeurige en gestandaardiseerde documenten, wat hun vertrouwen in uw merk versterkt.

3. Verhoogde documentefficiëntie

Slimme sjablonen halen gegevens en informatie uit vooraf bepaalde bronnen in plaats van dat je die gegevens handmatig moet zoeken en vinden in een database.

Het gebruik van dynamische inhoud binnen de automatisering is een ander voordeel: het betekent dat documenten worden bijgewerkt als en wanneer wijzigingen worden doorgevoerd. Bovendien betekent digitale opslag dat alles centraal kan worden bewaard om dubbel werk tot een minimum te beperken. Wilt u weten hoe documentautomatisering er voor uw bedrijf uit kan zien? Lees het verhaal van T-Mobile  en ontdek hoe zij de productiviteit van hun bedrijf hebben verbeterd door samen te werken met Nitro.

4. Meer consistentie en naleving

Geautomatiseerde sjablonen en gestandaardiseerde inhoud garanderen consistentie in alle documenten, waardoor de kans op fouten afneemt. Bovendien kan automatisering regels voor naleving bevatten, zodat aan wettelijke en reglementaire  vereisten wordt voldaan.

5. Merkbekendheid

Merkdocumenten zorgen voor een sterke merkidentiteit. Een groot voordeel van software voor documentautomatisering is dat logo's, kleuren en andere merkelementen vaak eenvoudig kunnen worden geïntegreerd, waardoor de merkbekendheid bij elke communicatie wordt versterkt.

6 belangrijke aspecten van effectieve documentautomatisering

Vergeet niet dat het doel van documentautomatisering is om het hele proces van begin tot eind te stroomlijnen.

Als je op zoek gaat naar een partner in deze onderneming, zijn er een paar dingen die je nodig hebt om een succesvolle transformatie te garanderen.

1. Gemak bij het maken van documenten

De software moet intuïtieve tools bieden voor het ontwerpen en aanpassen van documentsjablonen. Drag-and-drop interfaces en  gebruiksvriendelijke editors  vereenvoudigen het proces, waardoor er minder gespecialiseerde technische vaardigheden nodig zijn.

2. Gegevensinvoer

Integratie  met gegevensbronnen zoals CRM's of databases maakt automatische extractie van informatie mogelijk om documenten te vullen, waardoor fouten tot een minimum worden beperkt en tijd wordt bespaard.

3. Branding

Documenten moeten de identiteit van uw organisatie weerspiegelen. De mogelijkheid om merkelementen op te nemen in sjablonen zorgt ervoor dat elk document de visuele identiteit van uw bedrijf weerspiegelt, waardoor een consistent en professioneel imago wordt bevorderd.

4. Samenwerking en voltooiing

Tools voor documentautomatisering moeten je organisatie helpen de samenwerking tussen teamleden te vergemakkelijken, zodat meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken en het teamwerk naadloos verloopt.

Als je vervolgens een laatste handtekening nodig hebt (bijvoorbeeld voor een werknemerscontract of een NDA), zoek dan naar e-handtekeningstools die kunnen worden geïntegreerd in het documentautomatiseringsproces.

5. Versiebeheer en massa-uitvoer

Effectief versiebeheer voorkomt verwarring door wijzigingen in documenten bij te houden. Bovendien maakt automatisering het mogelijk om meerdere documenten in bulk te genereren, wat tijd bespaart bij grote volumes.

Hoe te profiteren van documentautomatisering

Documentautomatisering biedt een transformatieve manier om de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en een superieure klantervaring te leveren.  Nitro PDF  en  Nitro Sign  worden vertrouwd door 67% van de Fortune 500 en wij kunnen uw transformatie sneller en eenvoudiger maken.

Klaar om het proces te starten?  Neem vandaag nog contact  met Nitro om een demonstratie van onze oplossingen te zien en te bespreken hoe we jou kunnen helpen je doelen te bereiken.