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Consideraciones de seguridad a tener en cuenta al elegir una solución de firma electrónica

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Comprenda las diferentes opciones de seguridad que debe tener en cuenta al evaluar si una solución de firma electrónica puede satisfacer sus necesidades reglamentarias y comerciales.

Hemos hablado sobre cómo la rápida adopción de firmas electrónicas no solo permite a las organizaciones mantener su negocio en movimiento en la economía digital actual, sino que también impulsa mejoras en la eficiencia, la experiencia, el cumplimiento y la sostenibilidad. Sin embargo, para obtener todos estos beneficios, las organizaciones deben asegurarse de que la solución de firma electrónica que elijan pueda adherirse al laberinto de reglas y regulaciones que guían su negocio.

Lo último que quiere hacer una organización es aumentar la complejidad. No quieren tener que implementar una solución que satisfaga las necesidades de su equipo legal, otra para recursos humanos y otra para ingeniería. Sin embargo, eso es lo que muchas organizaciones, cuando observan su entorno, descubren que han hecho. Un estudio reciente de Deloitte descubrió que los trabajadores alternan entre diferentes aplicaciones en el lugar de trabajo 10 veces por hora, lo que se traduce en 32 días al año de pérdida de productividad en el lugar de trabajo.

Ahora es el momento, dé un paso atrás y evalúe su Tool para ver si hay una oportunidad de consolidar y optimizar la forma en que se realiza el trabajo en su organización. Sospecho que hay: 95 % de los trabajadores en el 2022 Informe de productividad indicaron que había margen de mejora en la forma en que su organización maneja los documentos. Entonces, ¿qué debe buscar cuando se trata de firmas electrónicas? En pocas palabras, seguridad.

Por qué la seguridad es tan importante

A medida que el trabajo híbrido despega y las organizaciones hacen la transición de una mayor parte de su negocio a la nube, necesitan la seguridad de que pueden confiar en la privacidad y la integridad de todos sus flujos de trabajo. También necesitan proteger sus datos y operaciones de ataques cibernéticos cada vez más sofisticados (y frecuentes): las pérdidas por fraude de pagos en línea por sí solas superarán los 206 mil millones de dólares entre 2021 y 2025 .

La seguridad integrada de las firmas electrónicas

Cuando se trata de firmas, la autenticidad y la seguridad son prioridades. Cada tipo de firma electrónica ya es más segura que una firma manual en papel. Técnicamente, es un código matemático que asegura que el documento no se puede cambiar después de la firma. Esto también se aplica a los elementos relacionados con la identidad de la persona, ya que captura la intención de una persona de aceptar el contenido del documento electrónico, contrato o conjunto de datos.

Gracias a la encriptación del documento, tienes la garantía de que el documento permanece inalterado después de la firma, ya sea una sola página o muchos documentos. Además, puede configurar una administración de consentimientos, que obtiene permiso explícito para el documento (de conformidad con GDPR y otras pautas). Esto permite que las firmas electrónicas sean legalmente reconocidas y exigibles en casi todas las partes del mundo.

La flexibilidad de las firmas electrónicas

Según el tipo de seguridad que necesite, que generalmente se basa en el valor de la transacción y/o las pautas regulatorias en juego, puede ajustar el nivel de seguridad que aplica. Por supuesto, esto supone que la solución que está utilizando ofrece la amplitud de capacidades y la flexibilidad para hacerlo. Por ejemplo, puede determinar hasta dónde desea llegar para confirmar la identidad del firmante y cómo desea transferir el documento (por ejemplo, si cifrar o no y la fuerza de la codificación empleada). Al aplicar el nivel correcto, puede encontrar el equilibrio adecuado entre comodidad y seguridad.

Diferentes métodos de firma a considerar

Los diferentes métodos de firma ofrecen diferentes niveles de Assurance. Los Servicios electrónicos de identificación, autenticación y confianza de la Unión Europea (eIDAS) dividen los métodos en tres, lo que ofrece una forma útil de pensar en general sobre la seguridad de las diferentes opciones. Hay:

  • Firmas simples : demuestran la aceptación/aprobación general del documento por parte del firmante. Pueden ser una imagen escaneada de una firma, una firma dibujada manualmente en una pantalla de escritorio (y guardada digitalmente), un clic en el botón "Acepto", etc.
  • Firmas avanzadas : proporcionan un mayor nivel de verificación de identidad del firmante, seguridad y sellado contra manipulaciones. La firma debe estar vinculada de forma única al firmante y creada bajo el control exclusivo del firmante (la autenticación multifactor es opcional).
  • Firmas calificadas : estas son firmas no repudiadas. Están respaldados por un certificado emitido y certificado por un proveedor de servicios de confianza que identifica al firmante 100 %. Se requiere una verificación inicial cara a cara o un proceso equivalente, al igual que la autenticación de múltiples factores.

La importancia de la identidad: asegúrese de poder verificar los firmantes

Antes de que se pueda obtener una firma, el usuario debe ser verificado. Según el método de firma (delineado anteriormente), la forma en que una empresa autentica a alguien puede variar ampliamente. Obviamente, algunos son más seguros (y más complicados) que otros: el nivel de autenticación puede contribuir a la aplicabilidad de los documentos firmados. Busque soluciones que se adapten a las diferentes necesidades de su organización. Por ejemplo, es posible que desee/necesite utilizar:

  • Biometría
  • Tarjeta inteligente / Fichas
  • Combinaciones de inicio de sesión y contraseña (incluido el inicio de sesión único)
  • Contraseñas de un solo uso (a través de SMS y correo electrónico)
  • Identidades móviles
  • autenticación bancaria
  • Servicios gubernamentales

Aunque la autenticación no significa necesariamente una experiencia de usuario más engorrosa, sigue siendo más compleja y exige más del usuario que un simple garabato con el dedo en un teléfono inteligente o computadora de escritorio. Por eso es importante comprender sus diferentes casos de uso y luego aplicar el nivel adecuado de seguridad para satisfacer sus necesidades comerciales y de cumplimiento.

Para más información

Para obtener más información sobre las diferentes regulaciones, métodos de firma y opciones de seguridad de las firmas electrónicas, consulte " La guía definitiva para las firmas electrónicas ". Le ayudará a evaluar diferentes soluciones de firma electrónica, para que pueda elegir una plataforma única para todas sus necesidades y comenzar a maximizar la seguridad y el valor de sus flujos de trabajo digitalizados.

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