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Por qué las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una necesidad en la economía documental

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Los beneficios que las organizaciones pueden obtener al adoptar firmas electrónicas y el futuro de estas herramientas de productividad.

Cuando el mundo se vio afectado por una pandemia y los hogares se convirtieron en Office la noche a la mañana, las organizaciones rápidamente se dieron cuenta de que la manera en que solían hacerse las cosas tendría que cambiar si querían seguir adelante. Dado que la productividad se mantuvo estable y, en muchos casos, aumentó durante el COVID, sabemos que las organizaciones pudieron adaptar y digitalizar muchos de sus procesos basados en papel para ayudarlas a mantener la continuidad de su negocio.

Esta digitalización fue posible en gran parte gracias a las firmas electrónicas. Si aún no las estaban usando, las organizaciones rápidamente comenzaron a agregar firmas electrónicas a sus conjuntos de herramientas, para que pudieran mantener su negocio en marcha. Vimos un aumento en el uso de la firma electrónica 60 % en 2021 sobre 2020 . Los beneficios que las organizaciones pueden obtener al adoptar firmas electrónicas son claros: mayor eficiencia, mejores experiencias de usuario, cumplimiento y sostenibilidad son solo algunos.

Aumentar la eficiencia

Con demasiada frecuencia, los procesos comerciales pueden convertirse rápidamente en pesadillas que consumen mucho tiempo y están llenas de papeleo tedioso. En lugar de ser productivo, se desperdicia tiempo rastreando firmas y realizando tareas administrativas repetitivas. La introducción de firmas electrónicas puede acelerar los tiempos de entrega y finalización de documentos, lo que permite a las personas firmar en segundos y completar transacciones en minutos. De media, los documentos electrónicos se pueden completar un 80 % más rápido que los documentos en papel. Esto significa que se pueden recibir aprobaciones, completar contratos y cerrar tratos de manera más fácil y rápida que nunca, y sin errores.

Mejorar las experiencias de los usuarios

Dada la importancia de la experiencia (el 86 % de los compradores pagará más por una mejor experiencia del cliente), las empresas pueden beneficiarse enormemente al facilitar que los clientes hagan negocios con ellas. Las firmas electrónicas permiten firmar documentos en cualquier lugar y lugar. Pueden hacer que los negocios sean extremadamente convenientes, permitiendo a los clientes firmar sobre la marcha, en cualquier momento, usando cualquier dispositivo que tengan a mano, para hacer lo que necesitan hacer en cuestión de momentos. Ese es el tipo de experiencia que puede mejorar la satisfacción, la retención e incluso las oportunidades de ventas cruzadas y adicionales .

Mantener el cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes

En los últimos años, la mayoría de los países del mundo han adoptado leyes y reglamentos que reconocen la legalidad de las firmas electrónicas y las consideran legalmente vinculantes. Esto significa que pueden presentarse en cualquier tribunal de justicia como cualquier otro documento en papel firmado. La clave es asegurarse de que la solución de firma electrónica cumpla con las reglamentaciones pertinentes y se adhiera a los estándares de seguridad y autenticidad que guían su uso, de modo que pueda usarse para agilizar y simplificar cualquier cantidad de casos de uso: ventas, finanzas, recursos humanos, operaciones, adquisiciones y legal.

Impactar positivamente la sostenibilidad

Las firmas electrónicas pueden tener un gran impacto positivo en nuestro medio ambiente. Además de los beneficios obvios de reemplazar los procesos en papel por procesos digitales, reduciendo el uso y los costos de papel, tóner y envío, poder firmar documentos electrónicamente también puede minimizar (y a veces eliminar por completo) la necesidad de viajar. Además, puede tener un valor posterior en la reducción de la necesidad de archivado físico y todo el consumo que conlleva (papel y bienes raíces), sin mencionar la ventaja adicional de hacer que los documentos estén disponibles en línea, en cualquier momento y accesibles desde en cualquier sitio.

¿Que sigue?

Teniendo en cuenta todos estos beneficios, no sorprende que se espere que el gasto en soluciones de firma electrónica a nivel mundial crezca a una CAGR de 26 . 6 % durante la próxima década, 2021 - 2030 a $ 12 , 721 . 4 millones. De hecho, se espera que los aumentos en los presupuestos de TI crezcan de manera constante para garantizar que las empresas sean más flexibles y resistentes frente al cambio continuo. Las herramientas, como las firmas electrónicas y las soluciones de PDF, definitivamente serán parte de la combinación: casi la mitad de los trabajadores dijeron que serían algo o mucho más productivos con cualquiera de estas soluciones.

Dado lo que está en juego, es importante elegir la solución que brinde el máximo valor para su negocio.

Para ver cómo evaluar una solución de firma electrónica, consulte " La guía definitiva para las firmas electrónicas ". Le dirá todo lo que desea saber sobre las firmas electrónicas y le brindará una lista de verificación para ayudarlo a asegurarse de que la solución que elija sea adecuada para su negocio.

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