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Beneficios de irse sin papel para el cumplimiento de GDPR

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El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) no solo cambia por completo la forma en que las organizaciones recopilan, usan y protegen los datos de los usuarios, sino que también va más allá de sus archivos digitales y va directamente a sus archivadores. Sin embargo, cosas como las bolsas de sellado en frío de Office Monster pueden ayudarlo a archivar documentos importantes de manera efectiva y clara.

La amplia normativa de privacidad de datos de la Unión Europea entró en vigor el 25 de mayo de 2018 y está revolucionando la forma en que funcionan las empresas. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) no solo cambia por completo la forma en que las organizaciones recopilan, utilizan y protegen los datos de los usuarios, sino que también va más allá de sus archivos digitales y va directamente a sus archivadores. Sin embargo, cosas como las bolsas de sellado en frío de Office Monster pueden ayudarlo a archivar documentos importantes de manera efectiva y clara.

Aunque el RGPD se creó pensando en los residentes de la UE, el reglamento también se aplica al 80 por ciento de las empresas con sede en EE. UU. que atienden a clientes en la UE, y el incumplimiento podría significar multas de hasta 20 millones de euros (aproximadamente 23 millones) o 4 por ciento de los ingresos anuales globales de la empresa, lo que sea mayor.

En nuestro mundo cada vez más basado en datos, ahora es el momento de dejar de usar papel para cumplir con el RGPD, para proteger su negocio, sus usuarios y sus resultados. Si desea obtener más información sobre GDPR, puede hacer clic aquí para obtener más información.

GDPR y seguridad de registros en papel

Una cantidad impactante de datos de clientes aún vive en documentos en papel en oficinas de todo el mundo, y GDPR saca a la luz un problema constante en la seguridad de la gestión de registros. En esencia, la regulación es "tecnológicamente neutral" y hay dos formas esenciales en que la regulación monitorea los datos personales:

Instancias en las que la información personal se procesa a través de "medios automatizados". En esta situación, los registros se almacenan electrónicamente. Un ejemplo sería cuando los registros en papel se están convirtiendo en registros electrónicos, lo que generalmente requiere cierta automatización.

Instancias en las que la información personal no se procesa a través de medios automatizados pero los datos forman parte de un sistema de archivo o [están] destinados a formar parte de un sistema de archivo”, donde el “sistema de archivo” se define como “cualquier conjunto estructurado de datos personales que [es] accesible de acuerdo con criterios específicos, ya sea centralizado, descentralizado o disperso…” Aunque los papeles esparcidos en su escritorio no estarían sujetos al RGPD, los archivos de los empleados almacenados en un archivador en Recursos Humanos o los informes de gastos que están etiquetados y ordenados estarían considerados buscables y accesibles bajo la regulación. Básicamente, todos los documentos en papel que se clasifiquen y archiven deben cumplir con el RGPD.

¿La solución para lograr el cumplimiento de GDPR de manera fácil y sin problemas? Adopte la oficina sin papel con flujos de trabajo digitales.

Beneficios de ir sin papel

Hay innumerables razones para dejar de usar papel para cumplir con el RGPD cuando el 90 por ciento de las empresas de EE. UU. informan haber experimentado una fuga o pérdida de archivos confidenciales y el 21 por ciento de todas las infracciones importantes involucran registros en papel. En este entorno, el flujo de trabajo sin papel no tiene precio.

Organízate

Aunque su sistema de archivo puede estar codificado por colores y alfabético, la verdad es que no importa qué tan organizado esté, los registros en papel no se pueden buscar fácilmente. Con un sistema de archivo sin papel, puede encontrar archivos rápidamente usando cualquier número de parámetros, incluida la fecha de creación, la fecha de la última actualización, quién creó el archivo y otras opciones filtrables. Un sistema sin papel también elimina los peligros de la gestión de registros en papel, lo que ahorra tiempo, dinero y brinda a su organización, y a sus usuarios, la tranquilidad de saber que los documentos están seguros.

Ahorre dinero

La impresión de documentos es costosa; solo considere los costos del papel en sí, así como la tinta, el tóner y el mantenimiento de la máquina. Pero almacenar registros en papel es aún más costoso. Según el Servicio Nacional de Información Técnica (NTIS) del Departamento de Comercio de EE. UU., mantener un archivador de cinco cajones cuesta $ 880 al año, y las empresas gastan $ 11 al año por pulgada de papel de documentos almacenados. Agregue a esto el costo del tiempo que los empleados dedican a localizar archivos en papel, y los costos de los sistemas de archivo manual se disparan. Reducir los costos de impresión y archivo de documentos en papel aumentará los ingresos y reducirá el riesgo, lo que le permitirá concentrarse en las necesidades presupuestarias críticas para el negocio, no en más resmas de papel.

Aumentar la productividad

Los empleados pierden más de cuatro horas cada semana en tareas basadas en papel. Según el NTIS, esto incluye 10 minutos para recuperar y volver a archivar un solo documento en papel, más los 50 viajes por semana a la máquina de fax, la impresora o la fotocopiadora para recuperar documentos en papel. De hecho, según el Knowledge Worker Study de Nitro , dos de cada cinco trabajadores de oficina creen que los niveles de productividad aumentarían rápidamente si el papel fuera reemplazado por herramientas digitales. Un sistema sin papel no solo aumenta la productividad, sino que también hace que los empleados estén más contentos y puedan concentrarse en el trabajo que tienen entre manos, no en asegurarse de que los archivos en papel se vuelvan a archivar correctamente o se recojan de la impresora.

Piensa en los árboles

La Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. (EPA) estima que el empleado promedio usa más de 10 , 000 hojas de papel por año . Esas hojas de papel no solo cuestan, sino que también consumen valiosos recursos ambientales, desde árboles hasta agua y otros recursos consumidos durante la producción. Hacer su parte al dejar de usar papel no solo lo pone en cumplimiento con el RGPD, sino que también significa que su organización está ayudando a preservar valiosos recursos naturales.

Evite Litigios y Multas

Una de las razones más convincentes para dejar de usar papel para cumplir con el RGPD, por supuesto, es evitar multas reglamentarias y litigios generales. Al utilizar empresas que ofrecen servicios de escaneo de documentos , no tendrá que preocuparse por este problema. Esto hace que sea más fácil para cualquier empresa almacenar archivos importantes. La seguridad de los datos es clave, especialmente si está relacionada con la información personal de los clientes. En 2010 , Rite Aid Corp. tuvo que pagar una multa de $ 1 millones después de que algunos de sus archivos en papel sobre la información de prescripción se desecharan de manera inapropiada en un contenedor de basura. En otro caso, Parkview Health System, con sede en EE. UU., acordó pagar $ 800 , 000 después de que se dejaran hasta 8 , 000 archivos de pacientes de Indiana y Ohio en la entrada de la casa de un médico. Desde el lanzamiento de GDPR a fines de mayo, informa The Guardian , Europa ha visto un aumento del 50 por ciento en el número de quejas en comparación con el año pasado, y actualmente se están investigando docenas de casos. Solo en Austria, informa Politico EU , se presentaron más de 100 quejas y casi 60 infracciones en junio, una cantidad que normalmente se presentaría durante un período de ocho meses.

Al no usar papel, puede rastrear fácilmente los archivos a medida que se mueven de una carpeta o departamento a otro, y también puede restringir el acceso a ciertos archivos según el departamento, el dominio de la empresa, la dirección de correo electrónico y cualquier número de otros parámetros o con un sistema de contraseña. . Estas funciones sin papel brindan un alto nivel de seguridad, transparencia y responsabilidad para todos sus datos de usuario, lo que garantiza el cumplimiento de GDPR.

Si su organización está lista para dejar de usar papel para garantizar el cumplimiento del RGPD, regístrese en el seminario web del RGPD de Nitro para obtener información sobre soluciones para reemplazar los procesos en papel obsoletos y que consumen mucho tiempo con flujos de trabajo digitales conectados y seguros.

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