5 Preguntas que hacer al evaluar soluciones de firma electrónica

La acelerada economía digital de hoy en día trae desafíos y oportunidades para empresas de todos los tamaños. Los tiempos han cambiado. La gente ha cambiado. La tecnología ha cambiado. Y, por supuesto, la forma en que necesitamos firmar documentos ha cambiado.

Firmar, copiar, escanear, enviar por correo y enviar por fax (sí, algunas personas todavía envían por fax) documentos en papel no es una forma sostenible o rentable de administrar un negocio. Puede ser extremadamente lento y arriesgado.

Si está evaluando proveedores y soluciones de firma electrónica para su negocio, estamos aquí para ayudarlo con consejos y recursos sencillos para que tome una decisión informada. Comencemos con algunos datos importantes para comprender acerca de las firmas electrónicas.

Una firma electrónica, o eSignature, es la contraparte digital de una firma manuscrita. Esto puede ser simplemente una imagen de su firma pegada en un documento. Legalmente, una firma electrónica captura la intención de una persona de aceptar el contenido de un documento electrónico, contrato, registro o conjunto de datos.

Hay muchos beneficios comerciales de las firmas electrónicas , incluida una forma más eficiente, segura y compatible de firmar documentos en cualquier parte del mundo, en cualquier dispositivo. Una solución de firma electrónica escalable se ha convertido en una herramienta imprescindible en su pila de tecnología para respaldar el crecimiento y la transformación digital.

Independientemente de los proveedores que esté evaluando, lo alentamos a que descargue y lea el Informe Radar de2023 GigaOm para soluciones de firma electrónica. Nitro Sign tuvo el honor de ser nombrado líder en este informe que proporciona un desglose y una revisión detallados de varios proveedores en la categoría de firma electrónica. Verá cómo se clasifican los proveedores según criterios clave como firmas digitales avanzadas, flexibilidad, escalabilidad, facilidad de uso, seguridad, cumplimiento y más.

Saber qué tipos de firmas electrónicas necesita admitir será muy importante para determinar qué solución de firma electrónica necesita. Si bien es posible que solo necesite firmas simples hoy, tenga en cuenta que podría necesitar firmas electrónicas calificadas y de alta confianza en el futuro a medida que crezca.

Hay 3 tipos de firmas electrónicas y Nitro Sign los admite todos. Las diferencias entre ellos se basan principalmente en el nivel de Autenticidad, Identidad, Integridad y Autenticación.

Firma Electrónica Básica o Simple (SES): Una firma electrónica simple o básica debe acreditar simplemente la aceptación o aprobación por parte del firmante. Puede ser una imagen escaneada de una firma, una firma dibujada manualmente en una pantalla de escritorio (y guardada digitalmente), un clic en el botón "Acepto", etc.

Firma electrónica avanzada (AES): una firma avanzada debe cumplir con requisitos específicos que brindan un mayor nivel de verificación de identificación del firmante, seguridad y sellado contra manipulaciones (lo que significa que el documento no se puede cambiar una vez que se firma).

Firma electrónica calificada (QES): una firma calificada o de no repudio es el único tipo de firma electrónica que tiene un estatus legal especial en la UE. A diferencia de las demás firmas, la carga de la prueba recae en la parte que impugna la(s) firma(s), no en el iniciador.

No. Los términos firma electrónica y firma digital a menudo se usan indistintamente, pero una firma digital se basa en la tecnología de cifrado/descifrado y es el tipo de firma electrónica más avanzada y segura. Las firmas digitales proporcionan una capa adicional de seguridad e integridad. Se utilizan para cumplir con estrictos requisitos normativos con garantía de la identidad y autenticidad del firmante y del documento.

Una firma digital es siempre una firma electrónica, mientras que una firma electrónica no siempre es una firma digital.

Sí. En la mayor parte del mundo, una firma electrónica es legalmente reconocida y exigible. Sin embargo, las leyes y reglamentos relacionados con las firmas electrónicas pueden variar entre regiones y países. Para obtener detalles específicos sobre la legalidad y aplicabilidad de las firmas electrónicas, lea la Sección 3 de nuestro documento técnico, Guía definitiva para las firmas electrónicas.

Lo primero que debe tener en cuenta es que no todas las soluciones de firma electrónica son iguales. Los proveedores pueden variar significativamente en funcionalidad, cumplimiento normativo e incluso costos ocultos. La investigación exhaustiva es fundamental.

Al elegir un proveedor para su negocio, debe asegurarse de que sus capacidades principales de firma estén alineadas con los requisitos de su negocio y sus requisitos normativos globales. Si bien hay varios componentes que componen una solución de firma electrónica, a continuación tenemos cinco áreas de enfoque clave para su decisión.

1 . ¿La solución es flexible y escalable?

Solo porque hoy en día sea una pequeña o mediana empresa, su solución de firma electrónica debería ser capaz de respaldarlo sin importar cuán grande sea su negocio. Además, es probable que sus casos de uso de documentos y flujos de trabajo cambien con el tiempo. Agregará personas, agregará ubicaciones y/o agregará transacciones globales transfronterizas para la firma electrónica. Una solución de firma electrónica de software como servicio (SaaS) como Nitro le permite adaptarse a las necesidades cambiantes y escalar a medida que crece.

Preguntas para hacer a los proveedores:

• ¿Son compatibles los tipos de archivos que utiliza? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, etc.)
  
• ¿Puede agregar o eliminar usuarios fácilmente?
  
• ¿Se puede personalizar la solución de firma electrónica?
  
• ¿La solución es fácil de implementar y de acceder?
  
• ¿Soportará la solución las necesidades actuales y futuras?
  

2 . ¿La solución es fácil de usar con automatizaciones integradas?

Cuando invierte en una solución de firma electrónica, desea que sea fácil e intuitiva para que a su gente le encante usarla. Una experiencia de usuario y administrador deficiente conduce a un retorno de la inversión deficiente. Asegúrese de poder probar el producto antes de comprarlo para minimizar el riesgo. Más allá de tener una interfaz simple y limpia, también desea la capacidad de automatizar los flujos de trabajo de documentos y firmas de simples a avanzados.

Un gran ahorro de tiempo para Nitro Sign es nuestro portal de plantillas que automatiza las solicitudes repetitivas de firmas electrónicas. Puede seleccionar un flujo de trabajo predefinido, agregar firmantes, personalizar configuraciones y aplicar cambios a pedido, sin tener que volver a configurar sus flujos de trabajo cada vez.

Preguntas para hacer a los proveedores:

• ¿La solución es fácil de aprender y usar?
  
• ¿Cómo se preparan los documentos para la firma y el envío de solicitudes?
  
• ¿La solución viene con flujos de firma automatizados?
  
• ¿Puede ofrecer a los firmantes una selección de métodos de firma en cualquier dispositivo?
  
• ¿Puedes firmar paquetes de documentos?

3 . ¿La solución es segura y cumple con sus requisitos normativos específicos?

Todas las empresas deben hacer de la seguridad y el cumplimiento de la firma electrónica una prioridad. Esto es particularmente importante si se encuentra en una industria altamente regulada como la atención médica o los servicios financieros, o si realiza transacciones transfronterizas.

Para proteger sus datos y su negocio, asegúrese de que su proveedor de firmas electrónicas y sus centros de datos cumplan con los estándares internacionales y de la industria, como eIDAS, UETA, ISO 27001 , SOC 2 , HIPAA, QTSP, etc. Con un aumento en el fraude de identidad y las violaciones de datos, las certificaciones y medidas de seguridad sofisticadas son esenciales. Si su proveedor utiliza subprocesadores, también querrá preguntar sobre sus políticas de seguridad y privacidad.

Nitro garantiza la protección de sus datos, documentos y firmas electrónicas y nos mantenemos al día en materia de seguridad y cumplimiento, para que usted no tenga que hacerlo. Verificamos nuestros controles a través de pruebas de cumplimiento y certificaciones anuales. Nitro Sign Premium cumple y supera algunas de las leyes y reglamentos internacionales más estrictos sobre firmas electrónicas aplicables en la Unión Europea, Estados Unidos de América, Suiza, Singapur y Hong Kong.

Preguntas para hacer a los proveedores:

• ¿Cuáles son las certificaciones y políticas de privacidad y seguridad de datos del proveedor?
  
• ¿La solución cumple con las leyes y regulaciones de firma electrónica transfronteriza?
  
• ¿Permite que cualquiera pueda validar la firma, incluso sin acceso al sistema?
  
• ¿Cuál es el proceso del proveedor si ocurre una violación de datos?
  

4 . ¿Puede integrar la solución con sus otras aplicaciones comerciales?

La integración de firmas electrónicas en sus aplicaciones comerciales y web favoritas, en diferentes dispositivos, mejora la eficiencia y la colaboración en toda la empresa. Querrá asegurarse de que su solución de firma electrónica incluya interfaces de programación de aplicaciones (API) y conectores que funcionen con sus navegadores y aplicaciones específicos. Piense en sus casos de uso y flujos de trabajo en estas aplicaciones. ¿Los usuarios necesitan enviar y rastrear solicitudes de firma dentro de Salesforce o Microsoft Outlook?

Preguntas para hacer a los proveedores:

• ¿La solución de firma electrónica es compatible con las últimas versiones de los sistemas operativos comunes (tanto para PC como para dispositivos móviles)?
  
• ¿Ofrece un diseño completamente responsivo?
  
• ¿La solución tiene una interfaz de programación de aplicaciones (API) flexible?
  
• ¿Hay conectores listos para usar disponibles para programas como Salesforce, Microsoft SharePoint y Power Automate?

5 . ¿Cuánto cuesta la solución? ¿Cuál es el costo total de propiedad (TCO)?

¿Cuánto cuesta una solución de firma electrónica? Los proveedores varían mucho en cuanto a los modelos de licencia y los costes, y hay que tener cuidado con las tarifas ocultas o los sobrecostes. Para una verdadera comparación de costes, utilice el coste total de propiedad frente a los costes iniciales o las tarifas de licencia por usuario.

Por ejemplo, con Nitro Sign Essentials y Advanced , obtiene firmas ilimitadas. Para Nitro Sign Premium con capacidades avanzadas de firma calificada de alta confianza, solo paga por cada firma completada con éxito. Asegúrese de que los costos estén claramente definidos para que pueda capacitar a todos para satisfacer las demandas de cualquier caso de uso de firma electrónica en toda su organización, sin sorpresas posteriores.

Preguntas para hacer a los proveedores:

• ¿Cuál es el modelo de costos de la solución?
  
• ¿Pagas por usuario, por firma o por la solución completa?
  
• ¿Necesita comprar una licencia perpetua o el precio de suscripción es una opción?
  
• ¿Hay cargos por exceso?

Es muy importante elegir una solución de firma electrónica y un socio que pueda ayudarlo a medida que su negocio y su tecnología evolucionan. Los expertos de Nitro están aquí para ayudarlo a explorar sus opciones y tomar la mejor decisión para su futuro. Póngase en contacto en cualquier momento para una conversación personal o una demostración.