PDF-Dateien zertifizieren

Als Verfasser eines Dokuments beglaubigen Sie beim Zertifizieren dessen Inhalt und kontrollieren, was (falls erforderlich) unter Beibehaltung des Status ‘zertifiziert’ daran getan werden kann. Falls Änderungen am Dokument vorgenommen werden, die Sie nicht genehmigt haben, wird das Dokument ungültig und die Zertifizierung zurückgezogen.

Wenn Sie der Verfasser einer PDF-Datei sind und deren Aufbau beibehalten möchten, wenden Sie mithilfe der Zertifizieren-Funktion eine Zertifizierungssignatur an. Beim Zertifizieren — anders als beim bloßen Hinzufügen einer digitalen Signatur — können Sie die Dokumentnutzung mithilfe der folgenden zulässigen Aktionen kontrollieren:

  • Jegliche Änderungen verweigern Deaktiviert alle Werkzeuge, mit denen eine Datei geändert werden kann, wie z. B. Bearbeiten, Kommentieren, Ausfüllen von Formularen und Signieren. Falls nach der Zertifizierung des Dokuments eine Änderung vorgenommen wird, verfällt das Zertifikat.
  • Nur Ausfüllen von Formularfeldern erlauben Deaktiviert alle Werkzeuge, mit denen eine Datei geändert werden kann, mit Ausnahme von Werkzeugen zum Ausfüllen von Formularen und Signieren. Nutzungsbeispiel: Wenn Sie über ein offizielles Formular Informationen von Personen sammeln, die ihre Daten eingeben müssen, diese aber keine Berechtigung haben, das von Ihnen entwickelte Formular zu ändern.
  • Nur Ausfüllen von Formularfeldern und Kommentieren erlauben Deaktiviert alle Werkzeuge, mit denen eine Datei geändert werden kann, mit Ausnahme von Werkzeugen zum Ausfüllen von Formularen, Signieren und Kommentieren. Ein Nutzungsbeispiel wäre das Überprüfen eines Vertrags, der viele Signaturen und Kommentare während des Prüfstadiums erfordert.

Gründe zum Zertifizieren eines Dokuments:

  • Damit Personen in der Lage sind, eine PDF-Datei zu signieren, ein Formular darin auszufüllen oder etwas anzuhängen, ohne das Zertifikat ungültig zu machen.
  • Um zu bestätigen, dass man der Verfasser des Dokuments ist.
  • Um sich für den Inhalt zu verbürgen.
  • Um anzugeben, welche Änderungen zulässig sind, damit die Zertifizierung beibehalten wird.
  • Um automatisch Funktionen zu deaktivieren, wie z. B. das Hinzufügen von Seiten, Ändern von Texten und Bearbeiten von Formularfeldeigenschaften.
TIPP: PDF-Dateien können nur einmal zertifiziert werden, aber wenn die Berechtigungen es zulassen, können sie mehrmals digital signiert werden. Dies ist der Vorteil des Zertifizierens von Dateien, die Sie verfasst haben, im Vergleich zum Signieren.

So zertifizieren Sie ein PDF-Dokument:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Schützen in der Gruppe Dokument zertifizieren auf Zertifizieren.

2. Wählen Sie beim Zertifizierungsprofil-Assistenten in der Liste Erlaubte Aktionen die Aktionen aus, die Sie zulassen möchten.

3. Klicken Sie auf Weiter.

4. Wählen Sie eine digitale ID aus, die zum Zertifizieren verwendet werden soll, und bestimmen Sie, ob das Zertifikat sichtbar sein soll oder nicht.

5. Klicken Sie auf Weiter.

6. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass das Zertifikat sichtbar ist, klicken Sie auf der Seite auf die Stelle, wo es zu sehen sein soll.

7. Wählen Sie im Dialogfeld Dokument zertifizieren eine der folgenden Vorgehensweisen:

  • Wählen Sie in der Liste „Grund für Signierung` einen Grund für das Signieren der Datei aus, oder geben Sie Ihren eigenen Grund ein.
  • Bestimmen Sie, ob Sie die Zertifizierung im aktuellen Dokument oder als neues Dokument speichern möchten.
  • Legen Sie das Aussehen des Zertifikats fest.

8. Klicken Sie auf Fertigstellen.

HINWEIS: Beim Freigeben von zertifizierten PDF-Dateien für andere Personen muss das PDF-Anzeigeprogramm die Zertifizierungs- und Signaturfunktionalität korrekt unterstützen. Nitro Pro, Adobe Acrobat und Adobe Reader können zertifizierte und signierte PDF-Dateien untereinander austauschen.