Als Autor eines Dokuments bestätigen Sie bei der Zertifizierung dessen Inhalt und kontrollieren, was (wenn überhaupt) mit ihm getan werden kann, während der zertifizierte Status beibehalten wird. Treten an dem Dokument Änderungen auf, die Sie nicht zugelassen haben, wird das Dokument ungültig und die Zertifizierung entzogen.
Wenn Sie der Autor einer PDF-Datei sind und ihre Integrität bewahren möchten, wenden Sie sich mit dem Certify Tool an eine zertifizierende Signatur. Wenn Sie zertifiziert sind, anstatt eine digitale Signatur hinzuzufügen, können Sie den Einsatz des Dokuments mit den folgenden zulässigen Aktionen steuern:
- Keine Änderungen zulassen: Deaktiviert alle Tools, die zum Ändern einer Datei verwendet werden können, wie Bearbeiten, Kommentieren, Ausfüllen und Signieren von Formularen. Falls nach der Zertifizierung irgendwelche Änderungen an dem Dokument vorgenommen werden, wird das Zertifikat ungültig.
- Nur Aktionen zum Ausfüllen von Formularen zulassen: Deaktiviert alle Tools, die zum Ändern einer Datei verwendet werden können, mit Ausnahme der Tools zum Ausfüllen und Signieren von Formularen. Ein Beispiel dafür, wann Sie dies verwenden würden, ist, wenn Sie Informationen mit einem offiziellen Formular sammeln möchten, das von Personen die Eingabe von Informationen erfordert, ihnen jedoch nicht erlaubt, das von Ihnen entworfene Formular zu ändern.
- Nur Aktionen zum Kommentieren und Ausfüllen von Formularen zulassen: Deaktiviert alle Tools, die zum Ändern einer Datei verwendet werden können, mit Ausnahme des Ausfüllens, Signierens und Kommentierens von Tools. Ein Beispiel dafür, wann Sie dies verwenden würden, ist die Überprüfung eines Vertrags, der möglicherweise Unterschriften und Kommentare während der Überprüfungsphase erfordert.
So zertifizieren Sie ein PDF-Dokument:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Schützen in der Gruppe Dokument zertifizieren auf Zertifizieren
- Wählen Sie im Assistenten zum Zertifizieren von Profilen die Aktionen, die Sie zulassen möchten, aus der Liste Zulässige Aktionen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie eine digitale ID aus, mit der zertifiziert werden soll, und legen Sie fest, ob das Zertifikat sichtbar sein soll oder nicht, und klicken Sie dann auf Weiter
- Wenn Sie das Zertifikat sichtbar machen möchten, klicken Sie auf die Seite, auf der es angezeigt werden soll
- Gehen Sie im Dialogfeld „ Dokument zertifizieren “ wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Grund für das Signieren der Datei aus der Liste Grund für das Signieren des Dokuments aus oder geben Sie einen eigenen Grund ein
- Bestimmen Sie, ob Sie die Zertifizierung im aktuellen Dokument oder als neues Dokument speichern möchten.
- Legen Sie das Erscheinungsbild für das Zertifikat fest
- Klicken Sie auf Fertig stellen
Note: Wenn Sie zertifizierte PDF-Dateien mit anderen Personen teilen, muss deren PDFs-Betrachter die Funktionalität für die Zertifizierung und Signaturen haben, damit sie ordnungsgemäß funktionieren. Nitro Pro, Adobe Acrobat und Adobe Reader können zertifizierte und signierte PDFs-Dateien untereinander austauschen.
Gründe für die Beglaubigung eines Dokuments:
- Wenn Sie möchten, dass Personen eine PDF-Datei signieren, Formulare ausfüllen oder Anmerkungen hinzufügen können, ohne das Zertifikat ungültig zu machen
- Um zu bestätigen, dass Sie der Autor eines Dokuments sind
- Um für seinen Inhalt zu bürgen
- Um anzugeben, welche Änderungen zulässig sind, damit es zertifiziert bleibt
- Funktionen wie das Einfügen von Seiten, das Ändern von Text und das Bearbeiten von Formularfeldeigenschaften automatisch verbieten
Tipp: PDFs – Dateien können nur einmal zertifiziert werden, wenn die Berechtigungen dies zulassen, können sie viele Male digital signiert werden. Dies ist der Vorteil, wenn Sie die von Ihnen erstellten Dateien zertifizieren, anstatt sie zu signieren.