Change Management ist schwer, aber mit dem Nitro-Pilotprogramm ist es leicht

Eine Lösung für die Dokumentenproduktivität ist - wie jede andere Unternehmensdienstleistung - eine Investition. Verglichen mit den Kosten der manuellen Dokumentenverwaltung ist das enorme Einsparpotenzial für Unternehmen jedoch leicht zu erkennen.

Wir werden täglich daran erinnert, dass die einzige Konstante im Leben der Wandel ist, und dass wir, um  im Geschäftsleben erfolgreich zu sein , flexibel bleiben müssen. In der Theorie macht das alles Sinn, aber in der Praxis ist es keine Kleinigkeit, die Arbeitsweise zu ändern oder von einer alten Lösung zu wechseln und eine unternehmensweite Änderung durchzuführen.

Bei Nitro lassen wir Sie bei der Bewältigung des Wandels nicht allein. Wir helfen Ihnen auf verschiedene Weise beim Änderungsmanagement. Mit dem Nitro-Pilotprogramm werden die Erwartungen an das Änderungsmanagement vorbereitet, geplant und festgelegt. Als Teil des Programms engagieren wir uns frühzeitig, um sicherzustellen, dass es später keine Überraschungen gibt, was es einfacher macht, die Implementierung nach dem Pilotprogramm in Angriff zu nehmen, wenn Nitro das richtige Produkt, die richtige Technik und der richtige Partner ist. Um die Akzeptanz und das Verständnis der Mitarbeiter zu gewährleisten, stellt Nitro ein fachkundiges Onboarding- und Support-Team zur Verfügung, das jedem Benutzer zur Verfügung steht.

Wir sprachen mit Jennifer Murray, VP of Customer Experience bei Nitro, über das Pilotprogramm und darüber, was Nitro aus der Unterstützung hunderter großer globaler Unternehmen bei der erfolgreichen Umstellung auf Nitro gelernt hat.

Tauchen Sie direkt in das folgende Gespräch ein, um herauszufinden, wie Sie die Unterbrechung wichtiger Arbeitsabläufe bei der Einführung einer unternehmensweiten Änderung reduzieren und die Zurückhaltung der Mitarbeiter bei der Einführung einer neuen Lösung direkt ansprechen können.

Was ist das Nitro-Pilotprogramm und wie funktioniert es normalerweise?

Es ist der beste Weg, um alles zu erkunden, was die  Nitro-Produktivitätsplattform  zu bieten hat. Es ist eine risikofreie Testversion. Es wurde für Unternehmen aller Größenordnungen entwickelt und hilft Ihnen, den langen - und manchmal schwierigen - Weg der Einführung einer neuen Dokumentenproduktivitätslösung zu meistern.

Die Pilotphase dauert zwischen einem und drei Monaten, und wir übernehmen die gesamte Arbeit. Unter der Leitung von Nitro und mit minimalem Ressourceneinsatz ermöglicht es eingehende Benutzertests und technische Bewertungen, zeigt aber auch, dass Nitro das richtige Produkt, die richtige Technik und der richtige Partner ist.

Das Programm ist in fünf Phasen unterteilt: Planung, IT-Validierung, Schulung, Bewertung und Executive Briefing. Am Ende werden Sie in der Lage sein, Nitro erfolgreich einzuführen, Ihr Unternehmen zu schulen und den ROI Ihrer strategischen Investition zu beweisen. 90 % der Kunden schaffen es in weniger als acht Wochen vom Start des Pilotprojekts bis zur vollständigen Bereitstellung, was bedeutet, dass Sie das enorme Einsparungspotenzial von Nitro schneller nutzen können, als Sie vielleicht denken.

Es kann eine Herausforderung sein, die Mitarbeiter für ein neues Tool zu gewinnen. Wie kann Nitro Unternehmen jeder Größe dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern und eine breite Akzeptanz zu erreichen?

Sicherlich gibt es mehrere Gründe, warum sich Mitarbeiter gegen Veränderungen sträuben. Allein das Wissen, dass es an der Zeit ist, 100 % digitale Dokumenten-Workflows zu ermöglichen, macht es Wissensarbeitern, Teamleitern und Abteilungsleitern nicht unbedingt leichter, alte Gewohnheiten zu überwinden und die neue Technologie über Nacht anzunehmen. Wir identifizieren frühzeitig mögliche Hindernisse und deren Lösungen, damit Sie darauf vorbereitet sind. Die Einbeziehung eines Querschnitts von Abteilungen trägt dazu bei, die Akzeptanz auf breiter Ebene zu fördern. Gemeinsam planen wir die wichtigsten Entwicklungsmeilensteine, Aktionspunkte, Verantwortliche, das Datum der Inbetriebnahme und Mitarbeiterschulungen, damit jeder weiß, was wann geschieht.

Die Aufklärung der Benutzer über Nitro hilft bei der Einführung und der Akzeptanz. Es ist wichtig zu erklären, warum. Menschen akzeptieren technologische Änderungen eher, wenn sie verstehen, warum und wie sie ihnen im Alltag helfen. Wir bieten eine maßgeschneiderte Mitarbeiterkommunikation, damit Ihre Interessenvertreter in jeder Phase des Pilotprojekts die richtigen Botschaften vermitteln. Der Anwendersupport trägt wesentlich dazu bei, dass sich die Leute mit Nitro vertraut machen. Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie - unser Support-Team ist rund um die Uhr für Sie da. Wir bieten ein umfangreiches Lernzentrum voller nützlicher Informationen (Selbsthilfe-Ressourcen, einschließlich Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Knowledge Base-Artikel und mehr), die es den Benutzern leicht machen, die benötigte Hilfe zu bekommen, wenn sie sie brauchen.

Wie wichtig ist es für schnelle Ergebnisse, dass die Endbenutzer von Anfang an in die Implementierung einbezogen werden?

Nach Jahren erfolgreicher Implementierungen haben wir gelernt, dass die beste Vorbereitung darin besteht, Ihre Anforderungen zu verstehen. Das Pilotprojekt lässt eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern zu, um sicherzustellen, dass ein Querschnitt der Abteilungen/Benutzergruppen und Arbeitsabläufe vertreten ist. So können wir Szenarien identifizieren, in denen bestimmte Benutzer möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Funktionen benötigen. Wenn Sie proaktiv vorgehen und so viele Tester wie möglich einbeziehen, können Sie Bedenken ausräumen, Fragen klären, wichtiges Feedback umsetzen und insgesamt eine hohe Akzeptanz und ein geringes Drama bewirken.

Warum entscheiden sich Kunden Ihrer Meinung nach für Nitro? Gibt es einen bestimmten Grund oder bestimmte Gründe?

Teams jeder Art und Größe haben sich bereits für Nitro als zuverlässige Lösung für die Dokumentenproduktivität entschieden. Dafür gibt es mehrere Gründe, und einer davon ist, dass wir eine langfristige Partnerschaft mit ihnen eingehen. Wir helfen unseren Kunden nicht nur, ihre Ziele zu erreichen, sondern der Nitro-Support geht weit über die Implementierung und Bereitstellung hinaus, und das zeichnet uns aus. Von der Unterstützung bei der Abschaffung aller papierbasierten Prozesse über die Steigerung der unternehmensweiten Produktivität bis hin zur Standardisierung von PDF-Software - die Lösungen von Nitro ermöglichen es unseren Kunden, ihre strategischen Initiativen voranzutreiben.

Es ist ganz einfach, das enorme Einsparungspotenzial für Unternehmen zu erkennen, wenn sie sich für Nitro entscheiden. Jedes Pilotprogramm, das wir durchführen, endet mit einem Briefing für die Geschäftsleitung, in dem die Eignung von Technik, Produkten und Partnern bestätigt wird, Einblicke in die Nutzung von PDF/eSigning-Funktionen gegeben werden, Benutzerfeedback und -bewertungen detailliert dargestellt werden und das Potenzial für Produktivitätseinsparungen/ROI aufgezeigt wird. Dieses Briefing gibt Kunden einen umfassenden Überblick darüber, wie Nitro ihr Unternehmen wirklich beeinflussen kann. ‍

Welche Ressourcen haben sich für Kunden, die sich mit Veränderungsmanagement beschäftigen, als besonders hilfreich erwiesen? Gibt es Verhaltensweisen, die darauf hindeuten, dass ein bestimmter Inhalt besonders hilfreich ist?

Wir haben mehrere Ressourcen, die den Benutzern zeigen, wie einfach und intuitiv die Nitro-Produktivitätsplattform zu verwenden ist. Nitro bietet beispielsweise eine benutzerdefinierte Microsite, die viele Selbsthilfe- und Schulungsressourcen enthält, wie z. B. Videotutorials und Anleitungen. Das Learning Center enthält Demos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Links zum Nitro-Community-Forum und das vollständige  Nitro-PDF-Benutzerhandbuch .

Darüber hinaus bieten wir spezielle Train-the-Trainer-Schulungen an, um sicherzustellen, dass das IT-/HelpDesk-Team Ihres Unternehmens mit dem Wissen und der Erfahrung ausgestattet ist, um gängige Probleme und Fragen im Zusammenhang mit Nitro schnell zu lösen. Sobald Ihre IT/Helpdesk-Mitarbeiter wissen, wie sie einen Arbeitsablauf besser ausführen können, wird die unternehmensweite Umstellung einfach. Unternehmen haben Zugang zu einem engagierten Solutions Engineer, der zur Verfügung steht, um von Nitro veranstaltete Schulungs-Webinare zu planen, die auf spezifische Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.

Wir bieten eine maßgeschneiderte Kommunikation für das Änderungsmanagement der Mitarbeiter, die den Beteiligten hilft, in jeder Phase des Pilotprojekts die richtige Botschaft zu vermitteln, um die Akzeptanz der Endbenutzer sicherzustellen.

Welchen Support bietet Nitro den Unternehmen neben dem Nitro-Pilotprogramm noch an, um sie bei der Implementierung zu unterstützen?

Der Kundensupport von Nitro  geht über das Pilotprogramm hinaus. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie die Unterstützung, die Anleitung zum Änderungsmanagement und die Ressourcen erhalten, die Sie benötigen, um in jeder Phase der Nitro-Erfahrung erfolgreich zu sein. Nitro stellt sicher, dass Ihnen alles zur Verfügung steht, was Sie für eine erfolgreiche Einführung benötigen, einschließlich Anleitung zum Änderungsmanagement und technische/Integrationsunterstützung. Wir bleiben auch nach der anfänglichen Einführung von Nitro für Sie da, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer Nitro so effektiv und effizient wie möglich nutzen, damit Sie den vollen Wert Ihrer Investition ausschöpfen können. Und alle Ihre Endbenutzer haben unbegrenzten 24×7-Zugang zu Nitros globalem Kundensupport, 365 Tage im Jahr. Dieser zuverlässige Support hilft Unternehmen bei Anpassungen und sorgt dafür, dass Teams produktiv bleiben können, egal wo sie arbeiten.

Wir sehen unsere Kunden als Partner und engagieren uns für Ihren Erfolg!

Abschließende Gedanken

Da haben Sie es! Dieses einfache, aber robuste Pilotprogramm ist kein Hindernis für Rückschläge und das Risiko von Störungen. Nitro's Pilotprogramm bringt Ihre Dokumentenproduktivitätstechnologie-Lösung von einem bloßen Gedanken zu einem vollständig implementierten und angenommenen System - immer und immer wieder.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie das Risiko einer Unterbrechung wichtiger Arbeitsabläufe bei der Einführung einer unternehmensweiten Änderung verringern können?  Lesen Sie dieses eBook , um mehr über unser fachkundiges Onboarding- und Support-Team zu erfahren, das jedem Nitro-Benutzer zur Verfügung steht, und über weitere Möglichkeiten, wie wir unseren Kunden beim Änderungsmanagement helfen.