Veranderingsmanagement is moeilijk, maar met het Nitro Pilot Programma is het gemakkelijk

Een oplossing voor documentproductiviteit is net als elke andere zakelijke service een investering. Maar als je het vergelijkt met de kosten van handmatig documentbeheer, is het gemakkelijk om het enorme besparingspotentieel voor organisaties te zien.

We worden er dagelijks aan herinnerd dat de enige constante in het leven verandering is, en om  te slagen in het bedrijfsleven  moeten we wendbaar blijven. In theorie klinkt dat allemaal logisch, maar in de praktijk is het geen sinecure om onze manier van werken te veranderen of om over te stappen van een legacy-oplossing en een bedrijfsbrede verandering door te voeren.

Bij Nitro laten we je verandering niet alleen managen. Wij helpen op verschillende manieren met verandermanagement. Het Nitro Pilot Programma bereidt veranderingsmanagement voor, plant het en stelt de verwachtingen vast. Als onderdeel van het programma gaan we al in een vroeg stadium aan de slag om ervoor te zorgen dat er later geen verrassingen zijn, zodat het eenvoudiger wordt om de implementatie na de pilot van de grond te krijgen als Nitro het juiste product, de juiste technische oplossing en de juiste partner is. Om ervoor te zorgen dat werknemers het product accepteren en begrijpen, biedt Nitro een deskundig onboarding- en ondersteuningsteam dat beschikbaar is voor elke gebruiker.

We spraken met Jennifer Murray, VP Customer Experience van Nitro, over het pilotprogramma en wat Nitro heeft geleerd van het helpen van honderden grote wereldwijde organisaties om met succes over te stappen op Nitro.

Lees hieronder hoe je de onderbreking van belangrijke werkzaamheden kunt beperken als je een bedrijfsbrede verandering doorvoert en hoe je de aarzeling van werknemers om een nieuwe oplossing te implementeren direct kunt aanpakken.

Wat is het Nitro Pilot Programma en hoe werkt het?

Het is de beste manier om te ontdekken wat het  Nitro Productivity Platform  allemaal te bieden heeft. Het is een risicovrije proefversie. Het is ontworpen voor bedrijven van alle groottes en helpt je om met vertrouwen de lange - en soms uitdagende - weg te bewandelen van de introductie van een nieuwe technologie voor documentproductiviteit.

De pilot duurt één tot drie maanden en wij doen al het zware werk. Onder begeleiding van Nitro en met minimale belasting van de middelen, kunnen de gebruikers grondig worden getest en de technische aspecten worden geëvalueerd, maar kan ook worden aangetoond dat Nitro het juiste product, de juiste technische oplossing en de juiste partner is.

Het programma is verdeeld in vijf fasen: planning, IT-validatie, training, evaluatie en briefing. Aan het eind bent u in staat om Nitro succesvol te lanceren, uw bedrijf te informeren en de ROI van uw strategische investering te bewijzen. 90% van de klanten gaat in minder dan acht weken van pilot naar volledige implementatie, wat betekent dat je sneller dan je denkt gebruik kunt maken van het enorme besparingspotentieel van Nitro.

Het kan een uitdaging zijn om mensen achter een nieuwe tool te krijgen. Hoe kan Nitro bedrijven van alle groottes helpen deze uitdagingen te overwinnen en een brede acceptatie te stimuleren?

Er zijn verschillende redenen waarom werknemers zich verzetten tegen verandering. Het feit dat kenniswerkers, teamleiders en afdelingshoofden weten dat het tijd is om 100% digitale documentworkflows mogelijk te maken, maakt het niet noodzakelijkerwijs makkelijker om oude gewoonten te overwinnen en nieuwe technologie van de ene op de andere dag in te voeren. We identificeren mogelijke obstakels en hun oplossingen in een vroeg stadium, zodat u hierop voorbereid bent. Door een dwarsdoorsnede van afdelingen erbij te betrekken, bevorderen we een brede acceptatie. Samen plannen we belangrijke mijlpalen in de ontwikkeling, actiepunten, eigenaren, de datum van ingebruikname en personeelstrainingen, zodat iedereen weet wat er gebeurt en wanneer.

Gebruikers informeren over Nitro helpt bij de acceptatie en buy-in. Het is belangrijk om uit te leggen waarom. Mensen accepteren veranderingen in technologie beter als ze begrijpen waarom en hoe het hen dagelijks gaat helpen. Wij bieden werknemerscommunicatie op maat, zodat uw belanghebbenden in elke fase van de pilot de juiste boodschap overbrengen. Gebruikersondersteuning draagt er in hoge mate toe bij dat mensen zich op hun gemak voelen bij het gebruik van Nitro. Wij staan altijd voor je klaar. Ons ondersteuningsteam staat 24/7 voor je klaar. Wij bieden een uitgebreid Learning Centre vol nuttige informatie (zelfhulpbronnen, waaronder video's, stapsgewijze instructies, Knowledge Base-artikelen en meer) waarmee gebruikers gemakkelijk de hulp kunnen krijgen die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben.

Hoe belangrijk is het voor snelle resultaten om eindgebruikers vanaf het begin bij de implementatie te betrekken?

Na jaren van succesvolle implementaties hebben we geleerd dat de beste manier om je voor te bereiden is om je vereisten te begrijpen. De pilot biedt ruimte voor een onbeperkt aantal deelnemers, zodat een dwarsdoorsnede van afdelingen/gebruikersgroepen en workflows vertegenwoordigd is. We kunnen scenario's identificeren waar bepaalde gebruikers extra training of functionaliteit nodig hebben. Door proactief te zijn en zoveel mogelijk testers mee te laten doen, kunt u zorgen wegnemen, vragen beantwoorden, belangrijke feedback implementeren en in het algemeen zorgen voor een hoge adoptie en weinig drama.

Waarom kiezen klanten voor Nitro? Is er een specifieke reden?

Teams van alle soorten en maten hebben Nitro al hun vertrouwde oplossing voor documentproductiviteit gegeven. Dit komt neer op een paar redenen, waarvan er één is dat we met hen samenwerken voor de lange termijn. We helpen klanten niet alleen hun doelen te bereiken, maar de ondersteuning van Nitro gaat veel verder dan de implementatie en uitrol, en dat onderscheidt ons. Van het helpen elimineren van alle papiergebaseerde processen tot het verhogen van de productiviteit in de hele organisatie en het mogelijk maken van standaardisatie van PDF-software, de oplossingen van Nitro stellen onze klanten in staat om hun strategische initiatieven te bevorderen.

Het is heel eenvoudig om de enorme besparingsmogelijkheden voor bedrijven te zien door voor Nitro te kiezen. Elk pilotprogramma dat we uitvoeren, wordt afgesloten met een briefing waarin de technische, product- en partnerfit wordt gevalideerd, inzicht wordt gegeven in het gebruik van PDF/eSigning-functies, feedback en beoordelingen van gebruikers worden beschreven en het besparingspotentieel/ROI wordt aangetoond. Deze briefing geeft klanten een uitgebreid beeld van hoe Nitro echt van invloed kan zijn op hun bedrijf. ‍

Welke bronnen zijn het meest nuttig geweest voor klanten die betrokken zijn bij veranderingsbeheer? Geven bepaalde gedragingen aan dat één bepaald stuk inhoud het meest nuttig is?

We hebben verschillende hulpmiddelen om gebruikers te laten zien hoe eenvoudig en intuïtief het Nitro Productivity Platform te gebruiken is. Nitro biedt bijvoorbeeld een aangepaste microsite met veel zelfhulp- en trainingsmateriaal, zoals video tutorials en "how-to" gidsen. Het Learning Center bevat demo's, stapsgewijze instructies, links naar het Nitro Community Forum en de complete  Nitro PDF Gebruikershandleiding .

Bovendien bieden we gespecialiseerde Train-the-Trainer-trainingssessies om ervoor te zorgen dat het IT-/Helpdesk-team van uw organisatie is uitgerust met de kennis en expertise om veelvoorkomende problemen en vragen met betrekking tot Nitro snel op te lossen. Als uw IT/Helpdesk eenmaal weet hoe een workflow beter kan worden uitgevoerd, wordt de overgang binnen het hele bedrijf eenvoudig. Organisaties hebben toegang tot een toegewijde Solutions Engineer, die beschikbaar is voor het plannen van Nitro-webinars die zijn aangepast aan specifieke workflows.

We bieden op maat gemaakte communicatie voor verandermanagement voor werknemers, zodat belanghebbenden in elke fase van de pilot de juiste informatie krijgen om ervoor te zorgen dat de eindgebruiker het programma accepteert.

Welke andere ondersteuning biedt Nitro bedrijven, afgezien van het Nitro Pilot-programma, om te helpen bij de implementatie?

De klantenondersteuning van Nitro  gaat verder dan het pilotprogramma. Onze missie is om ervoor te zorgen dat u de hulp, begeleiding en middelen krijgt die nodig zijn om in elke fase van de Nitro-ervaring succesvol te zijn. Nitro zorgt ervoor dat u alles krijgt wat nodig is voor een succesvolle uitrol, inclusief begeleiding bij veranderingsbeheer en technische ondersteuning/integratie. Ook na de initiële uitrol van Nitro blijven we betrokken om ervoor te zorgen dat uw gebruikers Nitro zo effectief en efficiënt mogelijk gebruiken, zodat u de volledige waarde van uw investering kunt realiseren. En al uw eindgebruikers hebben 365 dagen per jaar onbeperkte 24×7 toegang tot de wereldwijde klantenondersteuning van Nitro. Deze betrouwbare ondersteuning helpt organisaties bij aanpassingen en zorgt ervoor dat teams productief kunnen blijven, waar ze ook werken.

Wij zien onze klanten als partners en zetten ons in voor uw succes!

Slotopmerkingen

Dat was het dan! Pushback en het risico op verstoring zijn geen partij voor dit eenvoudige, maar robuuste pilotprogramma. Nitro's toegewijde Pilot zorgt ervoor dat uw oplossing voor documentproductiviteitstechnologie van slechts een gedachte verandert in een volledig geïmplementeerd en overgenomen systeem, keer op keer.

Wil je meer weten over het verminderen van het risico op onderbreking van belangrijk werk wanneer je een bedrijfsbrede verandering implementeert?  Lees dit eBook  voor meer informatie over ons deskundige onboarding- en ondersteuningsteam dat beschikbaar is voor elke Nitro-gebruiker en meer manieren waarop we onze klanten helpen met verandermanagement.