La gestión del cambio es difícil, pero con el programa piloto Nitro es fácil

Una solución de productividad documental -como cualquier otro servicio empresarial- es una inversión. Sin embargo, si se compara con el coste de la gestión manual de documentos, es fácil ver el enorme potencial de ahorro que supone para las organizaciones.

A diario se nos recuerda que la única constante en la vida es el cambio, y para  tener éxito en los negocios  debemos mantenernos ágiles. Todo eso tiene sentido en teoría, pero en la práctica, cambiar nuestra forma de operar o pasar de una solución heredada e implantar un cambio en toda la empresa no es tarea fácil.

En Nitro, no le dejamos gestionar el cambio solo. Le ayudamos con la gestión del cambio de varias formas. El Programa Piloto Nitro prepara, planifica y establece expectativas para la gestión del cambio. Como parte del programa, nos comprometemos desde el principio para asegurarnos de que no haya sorpresas en el camino, lo que facilita la puesta en marcha de la implementación después del programa piloto si Nitro es el producto, la técnica y el socio adecuados. Para garantizar la aceptación y la comprensión por parte de los empleados, Nitro ofrece un equipo experto en incorporación y asistencia a disposición de todos los usuarios.

Hablamos con la Vicepresidenta de Experiencia del Cliente de Nitro, Jennifer Murray, sobre el programa piloto y lo que Nitro ha aprendido al ayudar a cientos de grandes organizaciones globales a realizar con éxito el cambio a Nitro.

Sumérjase en la conversación a continuación para descubrir formas de reducir la interrupción de las tareas importantes al implementar un cambio en toda la empresa y abordar directamente la reticencia de los empleados a adoptar una nueva solución.

¿Qué es el Programa piloto Nitro y cómo suele funcionar?

Es la mejor forma de explorar todo lo que ofrece la Plataforma de Productividad Nitro . Es una prueba sin riesgos. Diseñado pensando en empresas de todos los tamaños, le ayuda a sentirse seguro al recorrer el largo -y a veces difícil- camino de introducir una nueva solución tecnológica de productividad de documentos.

El piloto dura entre uno y tres meses, y nosotros hacemos todo el trabajo pesado. Guiado por Nitro con un impacto mínimo en los recursos, permite realizar pruebas de usuario y evaluaciones técnicas en profundidad, pero también demuestra que Nitro es el producto, la técnica y el socio adecuados.

El programa se divide en cinco fases: planificación, validación de TI, formación, evaluación e información ejecutiva. Al final, podrá lanzarlo con éxito, educar a su empresa y demostrar el ROI de su inversión estratégica. El 90% de los clientes pasan de la fase piloto al despliegue completo en menos de ocho semanas, lo que significa que puede aprovechar el enorme potencial de ahorro de Nitro antes de lo que imagina.

Conseguir que la gente apoye una nueva herramienta puede ser todo un reto. ¿Cómo ayuda Nitro a empresas de todos los tamaños a superar estos retos e inspirar una adopción generalizada?

Sin duda, hay varias razones por las que los empleados se resisten al cambio. El simple hecho de saber que ha llegado el momento de habilitar flujos de trabajo documentales 100% digitales no facilita necesariamente que los trabajadores del conocimiento, los jefes de equipo y los directores de departamento superen viejos hábitos y adopten la nueva tecnología de la noche a la mañana. Identificamos los posibles obstáculos y sus soluciones desde el principio para que pueda estar preparado. Incluir una muestra representativa de los departamentos ayuda a fomentar la adopción generalizada. Juntos planificamos los hitos clave del desarrollo, los elementos de acción, los propietarios, la fecha de entrada en funcionamiento y las sesiones de formación del personal para que todo el mundo tenga claro qué está ocurriendo y cuándo.

Educar a los usuarios sobre Nitro ayuda a su adopción y aceptación. Es importante explicar por qué. Las personas aceptan mejor los cambios tecnológicos si entienden por qué y cómo les va a ayudar en su día a día. Ofrecemos una comunicación a medida para los empleados, de modo que las partes interesadas transmitan el mensaje adecuado en cada fase del piloto. La asistencia al usuario contribuye en gran medida a que la gente se sienta cómoda utilizando Nitro. Siempre le cubrimos las espaldas: nuestro equipo de asistencia está listo para ayudarle 24 horas al día, 7 días a la semana. Ofrecemos un amplio Centro de Aprendizaje repleto de información útil (recursos de autoayuda, incluidos vídeos, instrucciones paso a paso, artículos de la Base de conocimientos y mucho más) que facilita a los usuarios la obtención de la ayuda que necesitan, cuando la necesitan.

¿Qué importancia tiene para obtener resultados rápidamente que los usuarios finales participen en la implantación desde el principio?

Tras años de implantaciones con éxito, hemos aprendido que la mejor manera de prepararse es entender sus requisitos. El piloto permite un número ilimitado de participantes para garantizar que estén representados todos los departamentos, grupos de usuarios y flujos de trabajo. Podemos identificar situaciones en las que determinados usuarios pueden necesitar formación o funciones adicionales. Al ser proactivo e incluir tantos probadores como sea posible, puede aliviar preocupaciones, abordar preguntas, implementar comentarios importantes y, en general, inspirar una alta adopción y un bajo dramatismo.

¿Por qué cree que los clientes eligen Nitro? ¿Alguna razón en particular?

Equipos de todo tipo y tamaño ya han hecho de Nitro su solución de productividad documental de confianza. Esto se reduce a varias razones y una de ellas es que nos asociamos con ellos a largo plazo. No sólo ayudamos a los clientes a alcanzar sus objetivos, sino que la asistencia de Nitro va mucho más allá de la implementación y el despliegue, y esto nos diferencia. Desde ayudar a eliminar todos los procesos basados en papel hasta aumentar la productividad de toda la organización o permitir la estandarización del software PDF, las soluciones de Nitro permiten a nuestros clientes avanzar en sus iniciativas estratégicas.

Es bastante fácil ver el enorme potencial de ahorro que supone para las empresas elegir Nitro. Cada programa piloto que llevamos a cabo finaliza con una sesión informativa ejecutiva que valida el ajuste técnico, del producto y del socio, proporciona información sobre el uso de las funciones PDF/eSigning, detalla los comentarios y valoraciones de los usuarios y demuestra el potencial de ahorro de productividad/ROI. Esta sesión informativa ofrece a los clientes una visión completa de cómo Nitro puede influir realmente en su negocio. ‍

¿Qué recursos han sido más útiles para los clientes implicados en la gestión del cambio? ¿Hay algún comportamiento que indique que un contenido es el más útil?

Disponemos de múltiples recursos para ayudar a los usuarios a ver lo fácil e intuitivo que es utilizar la Plataforma de Productividad Nitro. Por ejemplo, Nitro ofrece un micrositio personalizado que contiene muchos recursos de autoayuda y formación, como tutoriales en vídeo y guías prácticas. El Centro de Aprendizaje incluye demostraciones, instrucciones paso a paso, enlaces al Foro de la Comunidad Nitro y la  Guía del Usuario completa  en PDF .

Además, ofrecemos sesiones de formación especializadas Train-the-Trainer para garantizar que el equipo de TI / HelpDesk de su organización esté equipado con los conocimientos y la experiencia necesarios para resolver rápidamente los problemas y preguntas más comunes relacionados con Nitro. Una vez que su equipo de TI / HelpDesk conoce las mejores formas de completar un flujo de trabajo, resulta sencillo realizar una transición en toda la empresa. Las organizaciones tienen acceso a un ingeniero de soluciones dedicado que está a su disposición para programar seminarios web de formación organizados por Nitro y personalizados para flujos de trabajo específicos.

Proporcionamos una comunicación de gestión del cambio a medida para los empleados que ayuda a las partes interesadas a proporcionar los mensajes adecuados en cada fase del programa piloto para garantizar la adopción por parte del usuario final.

Aparte del Programa Piloto Nitro, ¿qué otro tipo de asistencia ofrece Nitro a las empresas para ayudarles en la implantación?

La asistencia al cliente de Nitro  continúa más allá del programa piloto. Nuestra misión es asegurarnos de que dispone de la asistencia, la orientación para la gestión del cambio y los recursos necesarios para tener éxito en cada fase de la experiencia Nitro Nitro se asegurará de que dispone de todo lo necesario para una implantación satisfactoria, incluida la orientación para la gestión del cambio y la asistencia técnica/de integración. Seguiremos comprometidos después de su despliegue inicial de Nitro para garantizar que sus usuarios utilizan Nitro de la forma más eficaz y eficiente posible, asegurándonos de que aprovecha todo el valor de su inversión. Y todos sus usuarios finales tendrán acceso ilimitado 24×7 al Servicio de Atención al Cliente global de Nitro, 365 días al año. Esta asistencia fiable ayuda a las organizaciones cuando se están adaptando y garantiza que los equipos puedan seguir siendo productivos independientemente del lugar desde el que trabajen.

Vemos a nuestros clientes como socios y estamos comprometidos con su éxito.

Reflexiones finales

Ahí lo tienen. Las presiones y el riesgo de interrupción no son rivales para este sencillo, pero sólido, Programa Piloto. El Piloto dedicado de Nitro lleva su solución tecnológica de productividad de documentos de una mera idea a un sistema totalmente implementado y adoptado una y otra vez.

¿Desea saber más sobre cómo reducir el riesgo de interrupción de un trabajo importante cuando implanta un cambio en toda la empresa?  Lea este libro electrónico  para obtener más información sobre nuestro equipo de expertos en incorporación y asistencia que está a disposición de todos los usuarios de Nitro y sobre otras formas en que ayudamos a nuestros clientes con la gestión de cambios.