La gestione del cambiamento è difficile, ma con il Programma Pilota Nitro è facile

Una soluzione di produttività documentale, come qualsiasi altro servizio aziendale, è un investimento. Tuttavia, se confrontata con il costo della gestione manuale dei documenti, è facile capire l'enorme potenziale di risparmio per le organizzazioni.

Ogni giorno ci viene ricordato che l'unica costante della vita è il cambiamento e che per avere  successo negli affari  dobbiamo rimanere agili. In teoria tutto ciò ha senso, ma in pratica cambiare il modo di operare o passare da una soluzione legacy e implementare un cambiamento a livello aziendale non è un'impresa da poco.

Noi di Nitro non vi lasciamo gestire il cambiamento da soli. Vi aiutiamo a gestire il cambiamento in diversi modi. Il Nitro Pilot Program prepara, pianifica e stabilisce le aspettative per la gestione del cambiamento. Nell'ambito del programma, ci impegniamo fin dall'inizio per assicurarci che non ci siano sorprese in futuro, rendendo più facile l'implementazione dopo il programma pilota se Nitro è il prodotto, la tecnica e il partner giusto. Per garantire l'accettazione e la comprensione da parte dei dipendenti, Nitro mette a disposizione di ogni utente un team esperto di onboarding e assistenza.

Abbiamo parlato con Jennifer Murray, VP Customer Experience di Nitro, del programma pilota e di ciò che Nitro ha imparato aiutando centinaia di grandi organizzazioni globali a passare con successo a Nitro.

Entrate subito nel vivo della conversazione per scoprire come ridurre le interruzioni del lavoro importante durante l'implementazione di un cambiamento a livello aziendale e affrontare direttamente la riluttanza dei dipendenti ad adottare una nuova soluzione.

Che cos'è il programma pilota Nitro e come funziona di solito?

È il modo migliore per esplorare tutto ciò che la  Nitro Productivity Platform  ha da offrire. È una prova senza rischi. Costruito pensando alle aziende di tutte le dimensioni, vi aiuta a sentirvi sicuri nell'affrontare la lunga, e a volte impegnativa, strada dell'introduzione di una nuova soluzione tecnologica per la produttività documentale.

Il progetto pilota dura da uno a tre mesi e noi ci occupiamo di tutto. Guidato da Nitro con un impatto minimo sulle risorse, consente di effettuare test approfonditi sugli utenti e valutazioni tecniche, ma anche di dimostrare come Nitro sia il prodotto, la tecnologia e il partner ideale.

Il programma è suddiviso in cinque fasi: pianificazione, convalida IT, formazione, valutazione ed Executive Briefing. Alla fine, sarete in grado di lanciare con successo Nitro, istruire la vostra azienda e dimostrare il ROI del vostro investimento strategico. Il 90% dei clienti passa dall'avvio del progetto pilota all'implementazione completa in meno di otto settimane, il che significa che potrete sfruttare l'enorme potenziale di risparmio di Nitro prima di quanto possiate pensare.

Far convergere le persone su un nuovo strumento può essere una sfida. In che modo Nitro aiuta le aziende di tutte le dimensioni a superare queste sfide e ad ispirare un'adozione diffusa?

Ci sono diverse ragioni per cui i dipendenti resistono al cambiamento. Sapere semplicemente che è arrivato il momento di attivare flussi di lavoro documentali al 100% digitali non rende necessariamente più facile per i lavoratori della conoscenza, i team leader e i responsabili di reparto superare le vecchie abitudini e adottare la nuova tecnologia da un giorno all'altro. Identifichiamo i potenziali ostacoli e le relative soluzioni fin dall'inizio, in modo che possiate essere preparati ad affrontarli. L'inclusione di una sezione trasversale di dipartimenti aiuta a incoraggiare un'adozione diffusa. Insieme pianifichiamo le tappe fondamentali dello sviluppo, le azioni da intraprendere, i proprietari, la data di avvio e le sessioni di formazione del personale, in modo che tutti abbiano chiaro cosa sta accadendo e quando.

Informare gli utenti su Nitro contribuisce all'adozione e al coinvolgimento. È importante spiegare perché. Le persone accettano più facilmente i cambiamenti tecnologici se capiscono perché e come li aiuterà ogni giorno. Forniamo comunicazioni personalizzate per i dipendenti, in modo che gli stakeholder comunichino il messaggio giusto in ogni fase del progetto pilota. L'assistenza agli utenti è molto utile per aiutare le persone a sentirsi a proprio agio nell'uso di Nitro. Il nostro team di supporto è sempre pronto ad aiutarvi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Offriamo un Centro di apprendimento completo di informazioni utili (risorse di auto-aiuto, tra cui video, istruzioni passo-passo, articoli della Knowledge Base e altro ancora) che rendono facile per gli utenti ottenere l'aiuto di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Quanto è importante, per ottenere rapidamente dei risultati, che gli utenti finali siano coinvolti nell'implementazione fin dall'inizio?

Dopo anni di implementazioni di successo, abbiamo imparato che il modo migliore per prepararsi è capire i requisiti. Il pilota consente un numero illimitato di partecipanti, per garantire che sia rappresentata una sezione trasversale di reparti/gruppi di utenti e flussi di lavoro. Possiamo identificare gli scenari in cui alcuni utenti potrebbero aver bisogno di formazione o funzionalità aggiuntive. Essendo proattivi e includendo il maggior numero possibile di tester, è possibile alleviare le preoccupazioni, rispondere alle domande, implementare feedback importanti e, in generale, ispirare un'adozione elevata e un basso livello di dramma.

Perché i clienti scelgono Nitro? C'è una ragione particolare?

Team di ogni forma e dimensione hanno già fatto di Nitro la loro soluzione di fiducia per la produttività documentale. Questo si spiega con alcune ragioni, una delle quali è la nostra collaborazione a lungo termine. Non solo aiutiamo i clienti a raggiungere i loro obiettivi, ma il supporto di Nitro va ben oltre l'implementazione e la messa in opera, e questo ci distingue. Dall'eliminazione di tutti i processi cartacei all'aumento della produttività dell'intera organizzazione, fino alla standardizzazione del software PDF, le soluzioni Nitro consentono ai nostri clienti di portare avanti le loro iniziative strategiche.

È facile intuire l'enorme potenziale di risparmio per le aziende che scelgono Nitro. Ogni programma pilota che conduciamo si conclude con un briefing esecutivo che convalida l'idoneità tecnica, del prodotto e dei partner, fornisce approfondimenti sull'utilizzo delle funzionalità PDF/eSigning, dettaglia i feedback e le valutazioni degli utenti e dimostra il potenziale di risparmio di produttività/ROI. Questo briefing offre ai clienti una visione completa di come Nitro possa davvero avere un impatto sulla loro attività. ‍

Quali risorse sono state più utili per i clienti coinvolti nella gestione del cambiamento? I comportamenti indicano che un contenuto è più utile?

Disponiamo di diverse risorse per aiutare gli utenti a capire quanto sia facile e intuitivo l'utilizzo di Nitro Productivity Platform. Ad esempio, Nitro offre un microsito personalizzato che contiene molte risorse di auto-aiuto e di formazione, come video tutorial e guide "come fare". Il Centro di apprendimento include demo, istruzioni passo-passo, link al Nitro Community Forum e la  Guida completa  per l'utente di Nitro in formato PDF .

Inoltre, forniamo sessioni di formazione specialistica Train-the-Trainer per garantire che il team IT/Helpdesk della vostra organizzazione sia dotato delle conoscenze e delle competenze necessarie per risolvere rapidamente i problemi e le domande più comuni relative a Nitro. Una volta che il team IT/Helpdesk conosce i modi migliori per completare un flusso di lavoro, la transizione a livello aziendale diventa semplice. Le organizzazioni hanno accesso a un Solutions Engineer dedicato che è a disposizione per programmare webinar di formazione ospitati da Nitro e personalizzati per flussi di lavoro specifici.

Forniamo una comunicazione personalizzata per la gestione del cambiamento dei dipendenti che aiuta gli stakeholder a fornire la giusta messaggistica in ogni fase del progetto pilota per garantire l'adozione da parte dell'utente finale.

Oltre al Programma Pilota Nitro, quali altri servizi di assistenza Nitro fornisce alle aziende per aiutarle nell'implementazione?

L'assistenza clienti Nitro  continua anche dopo il programma pilota. La nostra missione è garantire che il cliente disponga dell'assistenza, della guida alla gestione del cambiamento e delle risorse necessarie per avere successo in tutte le fasi dell'esperienza Nitro. Continueremo a impegnarci anche dopo il rollout iniziale di Nitro per garantire che i vostri utenti utilizzino Nitro nel modo più efficace ed efficiente possibile, assicurandovi di sfruttare appieno il valore del vostro investimento. Inoltre, tutti i vostri utenti finali avranno accesso illimitato 24×7 all'assistenza clienti globale di Nitro, 365 giorni all'anno. Questo supporto affidabile aiuta le organizzazioni in fase di adattamento e garantisce che i team possano rimanere produttivi indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

Consideriamo i nostri clienti come partner e ci impegniamo per il vostro successo!

Riflessioni finali

Ecco fatto! Le resistenze e il rischio di interruzione non sono all'altezza di questo semplice, ma solido, programma pilota. Il programma pilota dedicato di Nitro porta la vostra soluzione tecnologica per la produttività dei documenti da una semplice idea a un sistema completamente implementato e adottato, sempre e comunque.

Volete saperne di più su come ridurre il rischio di interruzione del lavoro importante durante l'implementazione di un cambiamento a livello aziendale?  Leggete questo eBook  per conoscere il nostro team di esperti per l'onboarding e l'assistenza a disposizione di ogni utente Nitro e altri modi in cui aiutiamo i nostri clienti nella gestione dei cambiamenti.