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Une solution de productivité documentaire, comme tout autre service d'entreprise, est un investissement. Pourtant, si on la compare au coût de la gestion manuelle des documents, il est facile de voir l'énorme potentiel d'économie pour les entreprises.
On nous rappelle tous les jours que la seule constante dans la vie est le changement, et que pour réussir dans les affaires , il faut rester agile. Tout cela a du sens en théorie, mais en pratique, changer notre mode de fonctionnement ou abandonner une solution existante et mettre en œuvre un changement à l'échelle de l'entreprise n'est pas une mince affaire.
Chez Nitro, nous ne vous laissons pas gérer le changement seul. Nous vous aidons à gérer le changement de plusieurs manières. Le programme pilote Nitro prépare, planifie et définit les attentes en matière de gestion du changement. Dans le cadre de ce programme, nous nous engageons dès le début pour nous assurer qu'il n'y aura pas de surprises par la suite, ce qui facilite le démarrage de la mise en œuvre après le programme pilote si Nitro est le bon produit, la bonne technique et le bon partenaire. Pour s'assurer de l'adhésion et de la compréhension des employés, Nitro met à la disposition de chaque utilisateur une équipe d'experts chargée de l'accueil et de l'assistance.
Nous nous sommes entretenus avec Jennifer Murray, vice-présidente de l'expérience client de Nitro, au sujet du programme pilote et de ce que Nitro a appris en aidant des centaines de grandes organisations mondiales à passer avec succès à Nitro.
Plongez dans la conversation ci-dessous pour découvrir des moyens de réduire les perturbations du travail important lorsque vous déployez un changement à l'échelle de l'entreprise et de répondre directement à la réticence des employés à adopter une nouvelle solution.
Qu'est-ce que le programme pilote Nitro et comment fonctionne-t-il en général ?
C'est le meilleur moyen d'explorer tout ce que la plate-forme de productivité Nitro a à offrir. C'est un essai sans risque. Conçu pour les entreprises de toutes tailles, il vous aide à vous sentir à l'aise sur le long - et parfois difficile - chemin de l'introduction d'une nouvelle solution technologique de productivité documentaire.
Le projet pilote dure de un à trois mois et nous nous chargeons de tout. Guidé par Nitro avec un impact minimal sur les ressources, il permet d'effectuer des tests approfondis auprès des utilisateurs et une évaluation technique, mais aussi de démontrer que Nitro est le bon produit, la bonne technique et le bon partenaire.
Le programme est divisé en cinq étapes : la planification, la validation informatique, la formation, l'évaluation et le briefing exécutif. Au final, vous serez en mesure de réussir le lancement, d'éduquer votre entreprise et de prouver le retour sur investissement de votre investissement stratégique. 90 % des clients passent du démarrage du projet pilote au déploiement complet en moins de huit semaines, ce qui signifie que vous pouvez exploiter l'énorme potentiel d'économies de Nitro plus tôt que vous ne le pensez.
Il n'est pas toujours facile de rallier les gens à un nouvel outil. Comment Nitro aide-t-il les entreprises de toutes tailles à surmonter ces difficultés et à susciter une adoption généralisée ?
Absolument, il y a plusieurs raisons pour lesquelles les employés résistent au changement. Le simple fait de savoir qu'il est temps de mettre en place des flux de documents 100 % numériques ne facilite pas nécessairement la tâche des travailleurs intellectuels, des chefs d'équipe et des responsables de département, qui doivent surmonter leurs vieilles habitudes et adopter la nouvelle technologie du jour au lendemain. Nous identifions très tôt les obstacles potentiels et leurs solutions afin que vous puissiez vous y préparer. L'inclusion d'un échantillon représentatif de départements favorise l'adoption à grande échelle. Ensemble, nous planifions les principales étapes du développement, les mesures à prendre, les propriétaires, la date de mise en service et les sessions de formation du personnel afin que chacun sache clairement ce qui se passe et quand.
La formation des utilisateurs à Nitro favorise l'adoption et l'adhésion. Il est important d'expliquer pourquoi. Les gens acceptent mieux les changements technologiques s'ils comprennent pourquoi et comment ils vont les aider au quotidien. Nous fournissons une communication sur mesure aux employés, de sorte que vos parties prenantes transmettent le bon message à chaque phase du projet pilote. L'assistance aux utilisateurs contribue grandement à aider les gens à se sentir à l'aise avec Nitro. Notre équipe d'assistance est prête à vous aider 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Nous proposons un vaste centre d'apprentissage rempli d'informations utiles (ressources d'auto-assistance, y compris des vidéos, des instructions étape par étape, des articles de la base de connaissances et plus encore) qui permettent aux utilisateurs d'obtenir facilement l'aide dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
Quelle est l'importance, pour obtenir rapidement des résultats, d'impliquer les utilisateurs finaux dans la mise en œuvre dès le début ?
Après des années d'implémentations réussies, nous avons appris que la meilleure façon de se préparer est de comprendre vos besoins. Le pilote permet un nombre illimité de participants afin de s'assurer qu'un échantillon représentatif de départements/groupes d'utilisateurs et de flux de travail est représenté. Nous pouvons identifier les scénarios dans lesquels certains utilisateurs pourraient avoir besoin d'une formation ou d'une fonctionnalité supplémentaire. En étant proactif et en faisant participer autant de testeurs que possible, vous pouvez apaiser les inquiétudes, répondre aux questions, mettre en œuvre les commentaires importants et, dans l'ensemble, favoriser une forte adoption et une faible déception.
Pourquoi les clients choisissent-ils Nitro ? Y a-t-il une ou plusieurs raisons particulières ?
Des équipes de toutes formes et de toutes tailles ont déjà fait de Nitro leur solution de productivité documentaire de confiance. Il y a plusieurs raisons à cela, la première étant que nous nous associons à eux sur le long terme. Non seulement nous aidons nos clients à atteindre leurs objectifs, mais l'assistance de Nitro va bien au-delà de la mise en œuvre et du déploiement, ce qui nous distingue. Qu'il s'agisse d'éliminer tous les processus papier, d'accroître la productivité à l'échelle de l'entreprise ou de permettre la normalisation des logiciels PDF, les solutions de Nitro permettent à nos clients de faire avancer leurs initiatives stratégiques.
Il est très facile de voir les énormes économies que les entreprises peuvent réaliser en choisissant Nitro. Chaque programme pilote que nous menons se termine par une réunion d'information qui valide l'adéquation technique, le produit et le partenaire, donne un aperçu de l'utilisation des fonctions PDF/eSigning, détaille les commentaires et les évaluations des utilisateurs et démontre le potentiel d'économies de productivité/ROI. Cette séance d'information donne aux clients une vue d'ensemble de la manière dont Nitro peut réellement influencer leur activité.
Quelles sont les ressources qui ont été les plus utiles aux clients impliqués dans la gestion du changement ? Certains comportements indiquent-ils qu'un seul élément de contenu est le plus utile ?
Nous avons de multiples ressources pour aider les utilisateurs à voir à quel point la plate-forme de productivité Nitro est facile et intuitive à utiliser. Par exemple, Nitro propose un microsite personnalisé qui contient de nombreuses ressources d'auto-assistance et de formation, comme des didacticiels vidéo et des guides pratiques. Le centre d'apprentissage comprend des démonstrations, des instructions étape par étape, des liens vers le forum de la communauté Nitro et le guide de l'utilisateur complet de Nitro au format PDF .
En outre, nous proposons des sessions de formation spécialisées pour que l'équipe informatique/le service d'assistance de votre entreprise dispose des connaissances et de l'expertise nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes et les questions les plus courants liés à Nitro. Une fois que l'équipe informatique/le service d'assistance connaît les meilleures façons d'exécuter un flux de travail, il est facile de procéder à une transition à l'échelle de l'entreprise. Les entreprises ont accès à un ingénieur en solutions spécialisé qui est à leur disposition pour programmer des webinaires de formation organisés par Nitro et adaptés à des flux de travail spécifiques.
Nous fournissons une communication sur mesure pour la gestion du changement des employés qui aide les parties prenantes à fournir le bon message à chaque phase du projet pilote afin d'assurer l'adoption par l'utilisateur final.
En dehors du programme pilote Nitro, quel autre soutien Nitro apporte-t-il aux entreprises pour les aider dans la mise en œuvre ?
L'assistance à la clientèle de Nitro se poursuit au-delà du programme pilote. Notre mission est de veiller à ce que vous disposiez de l'assistance, des conseils en matière de gestion du changement et des ressources nécessaires pour réussir à chaque étape de l'expérience Nitro. Nitro veillera à ce que vous disposiez de tout ce qui est nécessaire pour un déploiement réussi, y compris des conseils en matière de gestion du changement et un soutien technique/de l'intégration. Nous continuerons à nous impliquer après le déploiement initial de Nitro pour veiller à ce que vos utilisateurs utilisent Nitro de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible, ce qui vous permettra de tirer le meilleur parti de votre investissement. Et tous vos utilisateurs finaux auront un accès illimité, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au service mondial d'assistance à la clientèle de Nitro, 365 jours par an. Cette assistance fiable aide les organisations à s'adapter et permet aux équipes de rester productives, quel que soit l'endroit où elles travaillent.
Nous considérons nos clients comme des partenaires et nous nous engageons à ce qu'ils réussissent !
Dernières réflexions
Voilà, c'est fait ! Le refoulement et le risque de perturbation ne sont pas de mise pour ce programme pilote simple, mais robuste. Le programme pilote dédié de Nitro fait passer votre solution technologique de productivité documentaire de l'état de simple idée à celui de système entièrement mis en œuvre et adopté, et ce à plusieurs reprises.
Vous voulez en savoir plus sur la façon de réduire le risque de perturbation du travail important lorsque vous déployez un changement à l'échelle de l'entreprise ? Lisez cet eBook pour en savoir plus sur notre équipe d'experts en onboarding et en support qui est à la disposition de chaque utilisateur de Nitro et sur d'autres façons dont nous aidons nos clients à gérer le changement.
