5 modi per organizzare il computer con i PDF

Se guardare il desktop o la cartella dei documenti vi mette ansia, è facilissimo riordinare e organizzare i vostri file digitali con i PDF!

I ricercatori hanno scoperto che il disordine in casa può portare a un aumento dello stress, e la vostra casa digitale non è diversa. Molti di noi passano la maggior parte della giornata al computer. Quindi, passare del tempo in più a cercare le informazioni e i documenti necessari su un desktop disordinato può causare ansia, stress e frustrazione. La buona notizia? Esistono diversi modi per rimettere in sesto il computer utilizzando Nitro PDF .

Unificate i vostri documenti convertendo diversi formati di file in PDF , uno dei formati più diffusi e universali al mondo. Se tutti i file sono in un unico formato, quasi tutti possono visualizzarli e collaborare, indipendentemente dalla versione o dal sistema operativo.

I tipi di file più comuni da convertire sono:

• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xlsx, .csv, .xlsm, ecc.)
• Microsoft PowerPoint (.pptx, .ppt)
• Immagini in PDF (.jpeg, .jpg, .png, .gif)
• E-mail in PDF (.eml, .msg, .mbox, ecc.)
• Pagine Web e altro testo (.html, .txt, ecc.)

Volete un modo semplice per organizzarvi? Unite i vostri file  di diversi formati (documenti, fogli di calcolo, presentazioni, relazioni, e-mail, immagini) in un unico file PDF per organizzare e archiviare informazioni simili. L'unione di file correlati in un unico PDF consente di accedere a tali file e di condividerli rapidamente, invece di doverli ordinare e copiare da più posizioni.

Quando possono essere utili i PDF uniti?

I casi di utilizzo dei file combinati sono infiniti. Avere un unico punto di accesso per le informazioni è particolarmente utile in situazioni in cui gli altri fanno affidamento sull'accesso alle informazioni, come ad esempio:

Lavoro:

• Condividere e allegare rapidamente un singolo file per un progetto.
• Tenere insieme i file dei clienti e dei dipendenti
• Archiviare i vecchi file e proteggerli con una password per un'archiviazione sicura.
• Impressionate i vostri colleghi con le vostre capacità organizzative!

Scuola:

• Fare riferimento a più fonti di ricerca
• Creare documenti modificabili
• Condividere file o compiti di grandi dimensioni in un formato compresso

Casa:

• Compilare e condividere in modo sicuro i documenti fiscali
• Conservare i documenti relativi alla proprietà della casa e ai mutui ipotecari
• Consolidare le informazioni sanitarie per la famiglia

Mantenere tutti i file correlati in un unico documento significa ridurre il numero di clic in cartelle senza fondo. Non è una bella idea? Noi pensiamo di sì.

Alzi la mano chi ha mai voluto fare CTRL+F su carta...

Ecco perché i PDF sono la soluzione di archiviazione perfetta per le informazioni importanti. Con il motore  OCR  di Nitro, leader di mercato, è possibile rendere modificabili e ricercabili  i PDF scansionati in pochi minuti (o secondi!), oltre ad accedere ad altre fantastiche funzioni quali:

• Aggiungere immagini e loghi ai documenti
• Aggiungere firme
• Creare moduli
• Incorporare link e file
• Creare una tabella dei contenuti

Una volta che i vostri documenti sono ricercabili, potrete trovare rapidamente le informazioni che cercate senza dover scavare e scorrere pagine e pagine di documenti.

La sicurezza informatica è un'esigenza sempre più critica sia per i privati che per le aziende. Nitro PDF Pro consente di proteggere i file con una password , in modo che le informazioni più sensibili non finiscano nelle mani sbagliate.

Il nostro strumento  di ridimensionamento  consente inoltre di nascondere in modo permanente le informazioni incluse nei documenti che non si desidera vengano visualizzati. Sia la riduzione del testo che la protezione con password sono consigliate per le informazioni riservate o sensibili, soprattutto quando si inviano documenti con metodi non criptati o non protetti, come la posta elettronica, alcune condivisioni su cloud, ecc.

Anche se la sicurezza non è necessariamente un modo per organizzare i file, è un ottimo momento per concentrarsi sulla loro protezione per prevenire potenziali furti di informazioni, virus e altre minacce che potrebbero causare eventi catastrofici. Il futuro vi ringrazierà.

Potreste essere sorpresi di quanto spazio occupino i vostri file nel cloud e nello storage del computer. Ridurre le dimensioni dei file PDF vi aiuterà a risparmiare spazio e vi permetterà di condividere facilmente file di grandi dimensioni su qualsiasi piattaforma.

Ci sono diversi modi per ridurre le dimensioni dei file in Nitro PDF Pro, tra cui:

• Comprimere il PDF
• Salvataggio con la funzione "Salva con nome
• Rimozione di oggetti indesiderati (segnalibri, annotazioni, font incorporati, ecc.)
• Riduzione delle dimensioni delle immagini

Suggerimento: guardate la vostra larghezza di banda di archiviazione prima e dopo la compressione, e poi datevi una pacca sulla spalla per tutto lo spazio liberato (che probabilmente aiuterà il vostro computer a funzionare più velocemente!). Utilizzate già Nitro PDF Pro? Condividete i vostri risultati con noi sui social media!

Prima di tuffarvi in questi metodi di decluttering, stabilite un piano d'azione. Assicuratevi di affrontare i vostri tentativi di organizzazione con metodo, in modo da non perdere accidentalmente file importanti, e fate sempre un backup del vostro archivio prima di fare cambiamenti drastici, nel caso in cui qualcosa vada storto.

Per rendere il tutto ancora più semplice, potreste creare un modulo  interattivo e compilabile con Nitro PDF  per aiutare voi e/o i vostri colleghi a tenere traccia delle azioni, delle posizioni dei file, ecc.

Provate Nitro gratuitamente  o  iniziate oggi stesso  con i nostri convenienti piani di abbonamento. Unisciti ai milioni di persone in tutto il mondo, dai professionisti sempre in movimento alle organizzazioni aziendali, che abbiamo aiutato a diventare senza carta con i nostri strumenti PDF ed eSign.