5 manieren om uw computer te organiseren met PDF's

Als je angstig wordt als je naar je bureaublad of documentenmap kijkt, is het supermakkelijk om je digitale bestanden op te ruimen en te organiseren met PDF's!

Onderzoekers ontdekten dat rommel in huis kan leiden tot meer stress, en je digitale huis is niet anders. Velen van ons brengen het grootste deel van de dag door op hun computer. Dus extra tijd besteden aan het zoeken naar de informatie en documenten die je nodig hebt op een rommelig bureaublad kan leiden tot angst, stress en frustratie. Het goede nieuws? Er zijn meerdere manieren om je computer in orde te maken met Nitro PDF .

Breng eenheid in je documenten door verschillende bestandsformaten te converteren naar PDF , een van 's werelds meest populaire en universele formaten. Als al uw bestanden in één formaat zijn, kan bijna iedereen ze bekijken en samenwerken, ongeacht de versie of het besturingssysteem.

De meest voorkomende bestandstypen om te converteren zijn:

• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xlsx, .csv, .xlsm, enz.)
• Microsoft PowerPoint (.pptx, .ppt)
• Afbeeldingen naar PDF (.jpeg, .jpg, .png, .gif)
• E-mails naar PDF (.eml, .msg, .mbox, enz.)
• Webpagina's en andere tekst (.html, .txt, enz.)

Wil je een eenvoudige manier om georganiseerd te raken? Voeg je bestanden  van verschillende formaten - documenten, spreadsheets, presentaties, rapporten, e-mails, foto's/afbeeldingen, enz. - samen  in één PDF-bestand om gelijkaardige informatie te organiseren en te archiveren. Door verwante bestanden in één PDF-bestand samen te voegen, kunt u deze bestanden snel openen en delen, in plaats van bestanden op verschillende locaties te moeten sorteren en kopiëren.

Wanneer kunnen samengevoegde PDF's nuttig zijn?

De gebruikssituaties voor gecombineerde bestanden zijn schijnbaar eindeloos. Het hebben van één toegangspunt voor informatie is vooral handig in situaties waarin anderen afhankelijk zijn van toegang tot informatie, zoals:

Werk:

• Snel één bestand voor een project delen en bijvoegen
• Bestanden van klanten en medewerkers bij elkaar houden
• Archiveer oude bestanden en beveilig ze met een wachtwoord voor veilige opslag
• Maak indruk op uw collega's met uw organisatorische vaardigheden!

School:

• Meerdere onderzoeksbronnen raadplegen
• Bewerkbare documenten maken
• Grote bestanden of opdrachten in een gecomprimeerd formaat delen

Thuis:

• Belastingdocumenten samenstellen en veilig delen
• Gegevens over huiseigendom en hypotheken bijhouden
• Gezondheidsinformatie voor het gezin samenvoegen

Als je alle gerelateerde bestanden in één document bewaart, hoef je veel minder rond te klikken in bodemloze mappen. Klinkt dat niet goed? Wij vinden van wel.

Steek je hand op als je ooit CTRL+F-papier hebt willen gebruiken...

Daarom zijn PDF's de perfecte opslagoplossing voor belangrijke informatie. Met Nitro's marktleidende OCR-engine kun je gescande PDF's binnen enkele minuten (of seconden!) bewerkbaar en doorzoekbaar  maken, samen met toegang tot andere geweldige functies zoals:

• Afbeeldingen en logo's aan documenten toevoegen
• Handtekeningen toevoegen
• Formulieren maken
• Links en bestanden insluiten
• Een inhoudsopgave maken

Zodra je documenten doorzoekbaar zijn, kun je snel de informatie vinden die je zoekt zonder te hoeven graven en door pagina's en pagina's documenten te scrollen.

Cyberbeveiliging wordt steeds belangrijker voor zowel particulieren als bedrijven. Met Nitro PDF Pro kun je je bestanden beveiligen met een wachtwoord , zodat zeer gevoelige informatie niet in verkeerde handen valt.

Met ons redigeerprogramma  kun je ook informatie in documenten die je niet wilt zien permanent verbergen. Zowel tekstredactie als wachtwoordbeveiliging worden aanbevolen voor vertrouwelijke of gevoelige informatie, vooral wanneer je documenten verstuurt via onversleutelde of onbeveiligde methoden zoals e-mail, bepaalde vormen van cloud sharing, enzovoort.

Hoewel beveiliging niet per se een manier is om je bestanden te organiseren, is het een uitstekend moment om je te richten op het beveiligen ervan om potentiële diefstal van informatie, virussen en andere bedreigingen die catastrofale gebeurtenissen kunnen veroorzaken te voorkomen. De toekomst zal je later dankbaar zijn.

Het zal je misschien verbazen hoeveel ruimte je bestanden innemen in je cloud- en computeropslag. Door de bestandsgrootte van PDF-bestanden te verkleinen, bespaart u ruimte en kunt u grote bestanden eenvoudig delen via elk platform.

Er zijn meerdere manieren om je bestanden te verkleinen in Nitro PDF Pro, waaronder:

• De PDF comprimeren
• Opslaan met de functie "Opslaan als
• Ongewenste objecten verwijderen (bladwijzers, annotaties, ingesloten lettertypen, enz.)
• Afbeeldingen verkleinen

Tip: Bekijk uw opslagbandbreedte voor en na uw compressiesessie en geef uzelf een schouderklopje voor alle ruimte die u hebt vrijgemaakt (waardoor uw computer waarschijnlijk sneller zal werken!). Gebruik je Nitro PDF Pro al? Deel je resultaten met ons op social media!

Voordat je je op deze opruimmethoden stort, moet je eerst een actieplan opstellen. Zorg ervoor dat je je opruimpogingen methodisch aanpakt, zodat je niet per ongeluk belangrijke bestanden kwijtraakt, en maak altijd een back-up van je opslag voordat je drastische veranderingen aanbrengt, voor het geval er iets misgaat.

Om het nog makkelijker te maken, kun je een interactief, invulbaar formulier  maken met Nitro PDF  om jou en/of je collega's te helpen bij het bijhouden van acties, bestandslocaties, enz.

Probeer Nitro gratis  of  ga vandaag nog aan de slag  met onze betaalbare abonnementen. Sluit je aan bij de miljoenen mensen over de hele wereld, van professionals die veel onderweg zijn tot grote organisaties, die wij hebben geholpen papierloos te worden met onze PDF- en eSign-tools.