Waarom 95% van de leidinggevenden van plan is om hun documentenbeheer dit jaar te stroomlijnen

Eén contract kan in de ene applicatie worden opgesteld, in een tweede naar PDF worden geconverteerd, in een derde ter ondertekening worden doorgestuurd en in een vierde worden gearchiveerd. Elk van die tools was op zichzelf waarschijnlijk een verstandige aankoop: iemand had een PDF-converter nodig, dus kocht die, en een jaar later had iemand anders elektronische handtekeningen nodig, dus kocht die dat ook. Wat waarschijnlijk over het hoofd is gezien, is hoe het hele proces in elkaar past – en dat is juist het deel dat organisaties nu het meest kost.

Het nieuwe rapport van Nitro, The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity , onderbouwt die wildgroei met concrete cijfers. Aan de hand van een enquête onder meer dan 1.300 leidinggevenden bij bedrijven in de financiële dienstverlening, juridische dienstverlening, productie, gezondheidszorg en vastgoed in de VS, het VK en Canada werd gemeten hoe gefragmenteerd de gemiddelde documentstapel daadwerkelijk is geworden en in hoeverre er nog bereidheid is om dit te verhelpen.

Hoe gefragmenteerd de gemiddelde documenttoolset werkelijk is

72 procent van de leidinggevenden geeft aan dat hun organisatie zes of meer afzonderlijke tools gebruikt voor documentgerelateerde taken. Managers, die alleen hun eigen afdeling beschrijven, schatten dit cijfer op 30%.

Leidinggevenden en managers tellen simpelweg verschillende dingen. Een manager kijkt naar de tools die zijn eigen team gebruikt; een leidinggevende kijkt naar de hele organisatie, waardoor er natuurlijk meer naar voren komen. Verschillende schaal, hetzelfde onderliggende verhaal: dit soort stack wordt zelden bewust ontworpen, en iedereen die goed genoeg kijkt, vindt er meer van dan hij had verwacht.

Waarom 95% van de leidinggevenden documenttools wil consolideren

Gezien hoe verward de stack is geworden, staat het oplossen ervan nu bovenaan de prioriteitenlijst. Vijfennegentig procent van de leidinggevenden zegt dat hun organisatie actief bezig is met het evalueren of plannen van een consolidatie van de documenttools binnen 12 maanden. Vierenzeventig procent van de managers zegt hetzelfde over hun eigen afdeling. Op bijna geen enkel ander punt in dit onderzoek zijn de twee groepen het zo eens.

Leidinggevenden en managers willen verschillende dingen van consolidatie

Zodra het gesprek verschuift van „moeten we consolideren?“ naar „wat zou ons doen overstappen?“, verdwijnt de overeenstemming. Leidinggevenden noemen betere AI- en automatiseringsmogelijkheden als belangrijkste reden (53%), gevolgd door integratie met hun bestaande technologiestack (41%) en strengere beveiligings- en nalevingsmaatregelen (37%). Kosten staan onderaan hun lijst, met 25%.

Managers zijn op zoek naar iets heel anders. Lagere kosten staan bovenaan hun lijst met 54%, met strengere beveiligingsmaatregelen (48%) en betere AI-mogelijkheden (44%) niet ver daarachter.

Dit verschil is logisch zodra je elke groep in zijn eigen context plaatst. Leidinggevenden kopen capaciteit in voor de hele organisatie en kunnen de prijs opvangen die nodig is om het goed te doen. Managers moeten binnen het budget van hun afdeling blijven, en kosten zijn de hefboom waar ze daadwerkelijk invloed op hebben. Een leverancier die prijs als belangrijkste argument gebruikt, spreekt slechts de helft van die zaal aan, en een leverancier die AI-functies als belangrijkste argument gebruikt, spreekt slechts de andere helft aan.

AI-tools van derden maken al inbreuk op de primaire stack

Die kloof is niet alleen van belang voor de aankoopbeslissing, want juist op het gebied van functionaliteit verliezen de gevestigde spelers al terrein. Op organisatieniveau hebben AI-tools van derden een meetbaar aandeel veroverd van het documentwerk dat vroeger tot het primaire platform behoorde: 14% van de samenvatting en analyse, 14% van de taalvertaling, 11% van de gegevensextractie, 10% van de workflowautomatisering en 10% van het zoeken in documenten.

Een bedrijf hoefde daarvoor niet van leverancier te wisselen. Een medewerker hoefde alleen maar een tweede tabblad te openen omdat de hoofdtool de taak niet standaard aankon. Vermenigvuldig dat met een hele afdeling, en een platform kan juist die functionaliteit verliezen die het hoorde te bieden, zonder ooit de klant te verliezen.

Dat is het echte argument om bewust te consolideren in plaats van te wachten op de volgende verlengingscyclus. Het toevoegen van een vijfde AI-tool aan de stack lost het probleem niet op voor een document dat al door vier afzonderlijke applicaties gaat. De stack zelf, wat er ook nog van over is, moet de klus eindelijk klaren.

Lees de volledige bevindingen in ‘The State of AI in Document Workflows ’.