Perché il 95% dei dirigenti intende razionalizzare la propria gestione dei documenti quest'anno

Un singolo contratto potrebbe essere redatto in un’applicazione, convertito in PDF in un’altra, inoltrato per la firma in una terza e archiviato in una quarta. Ciascuno di questi strumenti era probabilmente un acquisto ragionevole se considerato isolatamente: qualcuno aveva bisogno di un convertitore PDF, quindi ne ha acquistato uno, e qualcun altro aveva bisogno di firme elettroniche un anno dopo, quindi ha acquistato anche quello. Ciò che probabilmente è stato trascurato è come l’intero processo si integri nel suo insieme, ed è proprio questa la parte che ora sta costando di più alle organizzazioni.

Il nuovo rapporto di Nitro, intitolato “The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity ” (Lo stato dell’IA nei flussi di lavoro documentali: colmare il divario  tra le promesse dell’IA e la produttività ), ha quantificato con dati concreti questa frammentazione. Attraverso un sondaggio condotto su oltre 1.300 responsabili aziendali nei settori dei servizi finanziari, legali, manifatturieri, sanitari e immobiliari negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada, il rapporto ha misurato quanto sia effettivamente frammentato il stack documentale medio e quanta volontà rimanga per risolvere il problema.

Quanto è realmente frammentato il panorama degli strumenti documentali

Il 72% dei dirigenti riferisce che la propria organizzazione utilizza sei o più strumenti distinti per le attività relative ai documenti. I manager, descrivendo solo il proprio reparto, stimano che la percentuale sia del 30%.

Dirigenti e manager stanno semplicemente contando cose diverse. Un manager vede gli strumenti utilizzati dal proprio team; un dirigente vede l’intera organizzazione, il che naturalmente ne fa emergere un numero maggiore. Scala diversa, stessa storia di fondo: questo tipo di stack raramente viene progettato di proposito, e chiunque lo osservi con sufficiente attenzione ne trova più di quanto si aspettasse.

Perché il 95% dei dirigenti vuole consolidare gli strumenti per la gestione dei documenti

Considerando quanto sia diventato intricato questo stack, risolvere il problema è balzato in cima alla lista delle priorità. Il 95% dei dirigenti afferma che la propria organizzazione sta valutando attivamente o pianificando di consolidare i propri strumenti per la gestione dei documenti entro 12 mesi. Il 74% dei manager afferma lo stesso riguardo al proprio reparto. Su quasi nessun altro aspetto di questa ricerca i due gruppi sono così d’accordo.

Dirigenti e manager hanno aspettative diverse riguardo al consolidamento

Nel momento in cui la conversazione passa da «dovremmo consolidare?» a «cosa ci spingerebbe a cambiare?», il consenso viene meno. I dirigenti mettono al primo posto migliori capacità di intelligenza artificiale e automazione (53%), davanti all’integrazione con la loro infrastruttura tecnologica esistente (41%) e a controlli di sicurezza e conformità più rigorosi (37%). Il costo si colloca all’ultimo posto nella loro lista, con il 25%.

I manager, invece, cercano qualcosa di completamente diverso. Il costo ridotto è in cima alla loro lista con il 54%, seguito a breve distanza da controlli di sicurezza più rigorosi (48%) e migliori capacità di IA (44%).

Questa divisione ha senso se si considera il contesto di ciascun gruppo. I dirigenti acquistano capacità per l’intera organizzazione e possono sostenere il costo necessario per ottenere il risultato giusto. I manager, invece, devono rispettare il budget del proprio reparto e il costo è l’unica leva su cui possono effettivamente agire. Un fornitore che punta sul prezzo si rivolge solo a metà dei presenti, mentre un fornitore che punta sulle funzionalità di IA si rivolge solo all’altra metà.

Gli strumenti di IA di terze parti stanno già erodendo lo stack principale

Questo divario è rilevante al di là della decisione di acquisto, perché è proprio sul fronte delle funzionalità che gli operatori storici stanno già perdendo terreno. A livello organizzativo, gli strumenti di IA di terze parti hanno acquisito una quota misurabile del lavoro sui documenti che in precedenza apparteneva alla piattaforma principale: il 14% della sintesi e dell’analisi, il 14% della traduzione linguistica, l’11% dell’estrazione dei dati, il 10% dell’automazione dei flussi di lavoro e il 10% della ricerca nei documenti.

Non è stato necessario che un’azienda cambiasse fornitore perché ciò accadesse. È bastato che un dipendente aprisse una seconda scheda perché lo strumento principale non fosse in grado di svolgere il compito in modo nativo. Moltiplicando questo fenomeno a livello di reparto, una piattaforma può perdere proprio quella funzionalità che avrebbe dovuto possedere senza mai perdere il cliente.

Questo è il vero motivo per cui è meglio procedere a un consolidamento mirato piuttosto che attendere il prossimo ciclo di rinnovo. Aggiungere un quinto strumento di IA allo stack non risolverà il problema di un documento che già passa attraverso quattro applicazioni separate. È lo stack stesso, o ciò che ne rimane, che deve finalmente svolgere il lavoro.

Leggi i risultati completi nel rapporto “The State of AI in Document Workflows ”.