Warum 95 % der Führungskräfte planen, ihre Dokumentenlandschaft in diesem Jahr zu konsolidieren

Ein einzelner Vertrag wird möglicherweise in einer Anwendung entworfen, in einer zweiten in ein PDF-Dokument umgewandelt, in einer dritten zur Unterschrift weitergeleitet und in einer vierten archiviert. Jedes dieser Tools war für sich genommen wahrscheinlich eine sinnvolle Anschaffung: Jemand brauchte einen PDF-Konverter, also hat er sich einen besorgt, und ein Jahr später brauchte jemand anderes elektronische Signaturen, also hat er sich auch diese besorgt. Was dabei wahrscheinlich übersehen wurde, ist, wie der gesamte Prozess ineinandergreift – und genau das ist der Teil, der Unternehmen mittlerweile am meisten kostet.

Der neue Bericht von Nitro, „The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity“ , untermauert diese Zersplitterung mit konkreten Zahlen. Anhand einer Umfrage unter mehr als 1.300 Entscheidungsträgern in Unternehmen aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Rechtsberatung, Fertigung, Gesundheitswesen und Immobilien in den USA, Großbritannien und Kanada wurde ermittelt, wie fragmentiert der durchschnittliche Dokumenten-Stack tatsächlich geworden ist und wie groß die Bereitschaft ist, dies zu beheben.

Wie fragmentiert der durchschnittliche Dokumenten-Tool-Stack tatsächlich ist

72 Prozent der Führungskräfte geben an, dass ihr Unternehmen sechs oder mehr separate Tools für dokumentenbezogene Aufgaben einsetzt. Manager, die sich nur auf ihre eigene Abteilung beziehen, beziffern diesen Anteil auf 30 Prozent.

Führungskräfte und Manager zählen einfach unterschiedliche Dinge. Ein Manager sieht die Tools, mit denen sein eigenes Team arbeitet; eine Führungskraft betrachtet das gesamte Unternehmen, wodurch natürlich mehr davon zutage treten. Unterschiedlicher Maßstab, gleiche zugrunde liegende Geschichte: Ein solcher Tool-Stack wird selten absichtlich so gestaltet, und jeder, der genau hinschaut, findet mehr davon, als er erwartet hat.

Warum 95 % der Führungskräfte Dokumententools konsolidieren wollen

Angesichts der Tatsache, wie verworren der Stack geworden ist, ist dessen Bereinigung ganz oben auf die Prioritätenliste gerückt. 95 % der Führungskräfte geben an, dass ihr Unternehmen derzeit aktiv prüft oder plant, seine Dokumententools innerhalb der nächsten 12 Monate zu konsolidieren. 74 % der Manager sagen dasselbe über ihre eigene Abteilung. Bei fast keinem anderen Punkt dieser Untersuchung sind sich die beiden Gruppen so einig.

Führungskräfte und Manager haben unterschiedliche Erwartungen an die Konsolidierung

Sobald sich das Gespräch von der Frage „Sollten wir konsolidieren?“ hin zu „Was würde uns zu einem Wechsel bewegen?“ verschiebt, bröckelt die Einigkeit. Führungskräfte nennen mit 53 % verbesserte KI- und Automatisierungsfunktionen an erster Stelle, noch vor der Integration in ihre bestehende Technologieinfrastruktur (41 %) und strengeren Sicherheits- und Compliance-Kontrollen (37 %). Die Kosten stehen mit 25 % ganz unten auf ihrer Liste.

Manager suchen nach etwas ganz anderem. Geringere Kosten stehen mit 54 % ganz oben auf ihrer Liste, dicht gefolgt von strengeren Sicherheitskontrollen mit 48 % und besseren KI-Fähigkeiten mit 44 %.

Diese Kluft ergibt Sinn, wenn man jede Gruppe in ihrem jeweiligen Kontext betrachtet. Führungskräfte erwerben Fähigkeiten für das gesamte Unternehmen und können die Kosten für eine erfolgreiche Umsetzung verkraften. Manager müssen sich an ein Abteilungsbudget halten, und die Kosten sind der Hebel, den sie tatsächlich betätigen können. Ein Anbieter, der mit dem Preis wirbt, spricht nur die Hälfte der Anwesenden an, und ein Anbieter, der mit KI-Funktionen wirbt, spricht nur die andere Hälfte an.

KI-Tools von Drittanbietern machen bereits Anteile am primären Stack ein

Diese Lücke ist über die Kaufentscheidung hinaus von Bedeutung, denn genau bei den Funktionen verlieren die etablierten Anbieter bereits an Boden. Auf Organisationsebene haben KI-Tools von Drittanbietern einen messbaren Anteil an der Dokumentenbearbeitung übernommen, der früher der primären Plattform gehörte: 14 % der Zusammenfassung und Analyse, 14 % der Sprachübersetzung, 11 % der Datenextraktion, 10 % der Workflow-Automatisierung und 10 % der Dokumentensuche.

Ein Unternehmen musste dafür nicht einmal den Anbieter wechseln. Ein Mitarbeiter musste lediglich einen zweiten Tab öffnen, weil das Haupttool die Aufgabe nicht nativ bewältigen konnte. Multipliziert man das auf eine ganze Abteilung, kann eine Plattform genau jene Funktionalität verlieren, die sie eigentlich bieten sollte, ohne jemals den Kunden zu verlieren.

Das ist das eigentliche Argument dafür, bewusst zu konsolidieren, anstatt auf den nächsten Verlängerungszyklus zu warten. Ein fünftes KI-Tool an den Stack anzuhängen, wird ein Dokument nicht in Ordnung bringen, das bereits vier separate Anwendungen durchläuft. Der Stack selbst – was auch immer davon übrig ist – muss die Aufgabe endlich bewältigen.

Lesen Sie die vollständigen Ergebnisse in „The State of AI in Document Workflows “.