Implementierung der Dokumentenautomatisierung in 5 Schritten

Die Automatisierung von Dokumenten ermöglicht es Unternehmen, Dokumente automatisch zu erstellen. Diese digitale Transformation führt zu einer verbesserten organisatorischen Effizienz, höherer Rentabilität, besseren Kundenerfahrungen und vielem mehr.

In der Tat, eine erstaunliche  35 % der IT-Leiter  haben KI und Automatisierung als die Hauptinvestition hervorgehoben, von der sie erwarten, dass sie sich im Jahr 2023 am positivsten auf ihr Unternehmen auswirken wird. Und auch wenn der Einstieg in die Dokumentenautomatisierung wie ein entmutigender Prozess erscheinen mag, ist er die Mühe zu 100 % wert - fragen Sie einfach  Ramsay Sante 

Aber wie fangen Sie an?

Nitro Pro-Tipp: Überspringen Sie den Rest dieses Artikels und  chatten Sie stattdessen mit einem unserer Automatisierungsexperten .

Schritt 1: Erstellen Sie eine Dokumenteninventur

Schritt 2: Finden Sie Gemeinsamkeiten und setzen Sie Prioritäten

Nachdem Sie die verschiedenen Dokumenttypen identifiziert haben, suchen Sie nach Gemeinsamkeiten zwischen ihnen. Gibt es bestimmte Abschnitte, Klauseln oder Informationen, die sich in den verschiedenen Dokumenten häufig wiederholen?

Gängige Beispiele sind:

• Anreden: Werden hier Vornamen oder formelle Titel und Nachnamen verwendet?
• Formate: Werden in bestimmten Dokumenten feste Strukturen, visuelle Elemente oder ein Branding verwendet?
• Eingabedaten: Woher stammen die Kerninformationen? Handelt es sich um eine digitale Datenbank?

Wenn Sie diese Muster erkennen, können Sie der Erstellung wiederverwendbarer  Vorlagen  für diese Abschnitte in Ihrem DokumentautomatisierungsprozessPriorität einräumen und müssen sie nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen.

Schritt 3: Wählen Sie die richtige Lösung zur Dokumentenautomatisierung

Die Wahl der richtigen Werkzeuge ist entscheidend für die effiziente Rationalisierung der Dokumentenerstellung und -automatisierung.  Nitro PDF  bietet eine leistungsstarke Suite von Werkzeugen für die Erstellung, Bearbeitung und Zusammenarbeit an PDF-Dokumenten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die robusten Funktionen machen es zu einer idealen Wahl für die Verwaltung von Dokumentenvorlagen.

Im Allgemeinen sollten Sie Folgendes beachten:

• Speicherort: Wo sind Ihre aktuellen Dokumente gespeichert? Sind sie digital abrufbar oder physisch gespeichert? Die digitale Speicherung ist ideal für die Automatisierung.
• Integration: Wenn Sie Integrationen  zwischen Ihrer Dokumentenlösung und anderen Systemen benötigen, erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter, ob diese kompatibel sind.
• Support: Überlegen Sie , wie die Software zur Automatisierung von Dokumenten bereitgestellt wird. Wie wird die Schulung erfolgen? Wie sieht die Produkt-Roadmap aus, und wie werden Updates gehandhabt?
• Tests: Testen Sie die Software zur Automatisierung von Dokumenten anhand Ihrer eigenen Beispieldaten und Arbeitsabläufe, um festzustellen, ob die Schnittstelle für Ihre Benutzer ideal ist. Sie können  Nitro PDF-Tools kostenlos testen .

• Sicherheit:  Ihre Daten sind wertvoll und angreifbar.  Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie die Informationen bei Ihrem Anbieter gespeichert und geschützt werden. Sprechen Sie über Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Versionskontrolle, die Überprüfung der Benutzer und die Häufigkeit von Audits bei Cloud-basierter Speicherung.

Schritt 4: Erstellen Sie intelligente Dokumentenvorlagen

Echte Dokumentenautomatisierung bedeutet im Grunde, dass die Technologie den Großteil der Arbeit für Sie erledigt. Intelligente Vorlagen sollten so intelligent sein, dass sie sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln und nicht auf plumpe Workarounds oder schnelle Lösungen angewiesen sind.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Lösung Anpassungen für Variablen und Dateneingabe, Dokumentausgabetypen und Benutzerfunktionen enthält.

Schritt 5: Dokumente generieren

Wenn Sie Ihre Vorlagen eingerichtet haben, wird der Prozess der Dokumentenerstellung wesentlich effizienter. Sie brauchen nur noch die spezifischen Details für jedes Dokument einzugeben, und die Vorlage füllt die Platzhalter automatisch aus.

Sobald Ihr Prozess zur Automatisierung von Dokumenten eingerichtet ist, sollten Sie kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen.

Bereiten Sie sich auf Herausforderungen bei der Implementierung vor

• Suchen und Zusammenstellen von Dokumenten: Bei der zunehmenden Menge an Dokumenten kann es zu einer Herausforderung werden, das richtige Dokument zu finden. Implementieren Sie ein robustes Dokumentenmanagementsystem, das eine effiziente Suche und Kategorisierung ermöglicht.
• Wachsendes Dokumentenvolumen: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Zahl der erstellten und anschließend automatisierten Dokumente. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenerstellungsprozess skalierbar ist und das wachsende Volumen bewältigen kann.
• Verwaltung mehrerer Versionsverläufe: Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten ist die Versionskontrolle von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie Funktionen wie den Vergleich von Dokumenten in Nitro , um Änderungen und Überarbeitungen zu verfolgen.
• Gewährleistung der Sicherheit:  Der Schutz sensibler Informationen  ist entscheidend. Implementieren Sie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können.
• Widerstand gegen Veränderungen: Die Einführung eines neuen Prozesses kann manchmal auf Widerstand stoßen. Eine angemessene Schulung und eine klare Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems können helfen, Bedenken zu zerstreuen.

Nitro's Expertise in der Dokumentenautomatisierung

Die Optimierung Ihrer Dokumentenerstellungs- und Dokumentenverwaltungsprozesse ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Planung und die richtigen Tools erfordert.

Nitro genießt das Vertrauen von 67 % der Fortune-500-Unternehmen und zeichnet sich durch die Verbesserung der Effizienz aus.

Wir würden gerne mehr über die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens im Bereich der Dokumentenautomatisierung erfahren.  Setzen Sie sich mit uns in Verbindung  um eine Demo unserer Lösungen zu sehen und zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.