Comment mettre en œuvre l'automatisation des documents en 5 étapes

L'automatisation des documents permet aux organisations de créer des documents automatiquement. Cette transformation numérique se traduit par une amélioration de l'efficacité organisationnelle, une augmentation de la rentabilité, une meilleure expérience client et bien plus encore.

En fait, un nombre stupéfiant de  35 % des responsables informatiques  ont désigné l'IA et l'automatisation comme le principal investissement qui, selon eux, aura l'impact le plus positif sur leur entreprise en 2023. Et même si l'automatisation des documents peut sembler un processus intimidant, le jeu en vaut la chandelle - demandez à  Ramsay Sante 

Mais comment commencer ?

Conseil de Pro Nitro : Passez le reste de cet article et discutez plutôt avec l'un de nos experts en automatisation.  avec l'un de nos experts en automatisation .

Étape 1 : Dresser l'inventaire des documents

Étape 2 : Trouver les points communs et établir des priorités

Après avoir identifié les différents types de documents, recherchez les points communs entre eux. Y a-t-il des sections, des clauses ou des informations qui ont tendance à se répéter dans les différents documents ?

Voici quelques exemples courants :

• Salutations : utilise-t-on des prénoms ou des titres formels et des noms de famille ?
• Formats : certains documents utilisent-ils des structures, des visuels ou des marques fixes ?
• Données d'entrée : d 'où proviennent les informations de base ? S'agit-il d'une base de données numérique ?

En identifiant ces modèles, vous pouvez donner la priorité à la création de  modèles réutilisables pour ces sections dans votre processus d'automatisation des documents, réduisant ainsi la nécessité de les recréer à partir de zéro à chaque fois.

Étape 3 : Choisir la bonne solution d'automatisation des documents

Il est essentiel de choisir les bons outils pour rationaliser efficacement la génération et l'automatisation des documents.  Nitro PDF  offre une suite d'outils puissants pour créer, éditer et collaborer sur des documents PDF. Son interface conviviale et ses fonctionnalités robustes en font un choix idéal pour la gestion des modèles de documents.

D'une manière générale, il convient de prendre en compte les éléments suivants :

• Stockage : où sont stockés vos documents actuels ? Sont-ils récupérables numériquement ou stockés physiquement ? Le stockage numérique est idéal pour l'automatisation.
• Intégration : si vous avez besoin d' intégrer  votre solution documentaire à d 'autres systèmes, vérifiez auprès de votre fournisseur qu'ils sont compatibles.
• Assistance : réfléchissez à la manière dont le logiciel d'automatisation des documents est livré. Comment se déroulera la formation ? Quelle est la feuille de route du produit et comment les mises à jour sont-elles gérées ?
• Tests : Testez les outils d'automatisation des documents en utilisant vos propres échantillons de données et de flux de travail pour voir si l'interface est idéale pour vos utilisateurs. Vous pouvez  essayer gratuitement les outils Nitro PDF .

• Sécurité:  Vos données sont précieuses et vulnérables.  Il est essentiel de savoir comment les informations sont stockées et protégées par votre fournisseur. Discutez des mesures de sécurité telles que le cryptage, le contrôle des versions, la vérification des utilisateurs et la fréquence des audits du stockage en nuage.

Étape 4 : Élaborer des modèles de documents intelligents

Une véritable automatisation des documents signifie fondamentalement que la technologie fait le gros du travail à votre place. Les modèles intelligents doivent être suffisamment intelligents pour évoluer en même temps que votre entreprise et ne doivent pas reposer sur des solutions de contournement maladroites ou des solutions rapides.

Vérifiez que votre solution comprend des adaptations pour les variables et les données saisies, les types de documents produits et les fonctionnalités des utilisateurs.

Étape 5 : Générer des documents

Une fois les modèles mis en place, le processus de génération des documents devient nettement plus efficace. Il vous suffit d'indiquer les détails spécifiques à chaque document et le modèle remplit automatiquement les espaces réservés, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur.

Une fois que votre processus d'automatisation des documents est en place, surveillez en permanence les possibilités d'amélioration.

Se préparer aux défis de la mise en œuvre

• Recherche et regroupement des documents : avec un volume croissant de documents, trouver le bon document peut devenir un défi. Mettez en place un système de gestion documentaire robuste qui permette une recherche et une catégorisation efficaces.
• Augmentation du volume de documents : au fur et à mesure que votre organisation se développe, le nombre de documents générés et automatisés par la suite augmentera également. Veillez à ce que votre processus de génération de documents soit évolutif et puisse gérer le volume croissant.
• Gestion d'historiques de versions multiples : avec l'édition collaborative de documents, le contrôle des versions devient essentiel. Utilisez des fonctions telles que la comparaison de documents dans Nitro  pour suivre les changements et les révisions.
• Assurer la sécurité:  La protection des informations sensibles  est essentielle. Mettez en œuvre le cryptage et les contrôles d'accès pour vous assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents et les modifier.
• Résistance au changement : l 'introduction d'un nouveau processus peut parfois se heurter à une certaine résistance. Une formation adéquate et une communication claire sur les avantages du nouveau système peuvent contribuer à apaiser les inquiétudes.

L'expertise de Nitro en matière d'automatisation des documents

L'optimisation de vos processus de génération et de gestion de documents est un voyage en plusieurs étapes qui nécessite une planification minutieuse et les bons outils.

Avec la confiance de 67% des entreprises du Fortune 500, Nitro excelle dans l'amélioration de l'efficacité.

Nous serions ravis de connaître les objectifs et les besoins de votre organisation en matière d'automatisation des documents.  Prenez contact avec nous  pour voir une démonstration de nos solutions et savoir comment nous pouvons vous aider.