Come implementare l'automazione dei documenti in 5 passi

L'automazione dei documenti consente alle organizzazioni di creare documenti in modo automatico. Questa trasformazione digitale si traduce in una maggiore efficienza organizzativa, un aumento della redditività, una migliore esperienza dei clienti e molto altro ancora.

Infatti, un incredibile  35% dei responsabili IT  ha indicato l'intelligenza artificiale e l'automazione come l'investimento principale che, secondo le loro previsioni, avrà l'impatto più positivo sulle loro aziende nel 2023. E anche se impegnarsi nell'automazione dei documenti può sembrare un processo scoraggiante, ne vale la pena al 100%: basta chiedere a  Ramsay Sante 

Ma come si inizia?

Suggerimento Nitro Pro: saltate il resto di questo articolo e  e chiacchierate con uno dei nostri esperti di automazione .

Passo 1: completare un inventario dei documenti

Fase 2: trovare i punti in comune e stabilire le priorità

Dopo aver identificato i diversi tipi di documenti, cercate i punti in comune tra di essi. Ci sono alcune sezioni, clausole o informazioni che tendono a ripetersi nei vari documenti?

Esempi comuni sono:

• Saluti: si usano nomi o titoli e cognomi formali?
• Formati: alcuni documenti utilizzano strutture, immagini o marchi fissi?
• Dati di input: da dove vengono prese le informazioni principali? Si tratta di un database digitale?

Riconoscendo questi schemi, potete dare priorità alla creazione di  modelli riutilizzabili per queste sezioni nel vostro processo di automazione dei documenti, riducendo la necessità di ricrearli da zero ogni volta.

Fase 3: scegliere la giusta soluzione di automazione documentale

La scelta degli strumenti giusti è essenziale per ottimizzare la generazione e l'automazione dei documenti in modo efficace.  Nitro PDF  offre una potente suite di strumenti per la creazione, la modifica e la collaborazione sui documenti PDF. La sua interfaccia intuitiva e le sue solide funzionalità lo rendono la scelta ideale per la gestione dei modelli di documenti.

In generale, considerate quanto segue:

• Archiviazione: dove sono archiviati i documenti attuali? Sono recuperabili digitalmente o conservati fisicamente? L'archiviazione digitale è ideale per l'automazione.
• Integrazione: se avete bisogno di integrazioni  tra la vostra soluzione documentale e altri sistemi, verificate con il vostro fornitore che siano compatibili.
• Assistenza: considerate il modo in cui viene fornito il software di automazione documentale. Come avverrà la formazione? Qual è la roadmap del prodotto e come vengono gestiti gli aggiornamenti?
• Test: provate a testare gli strumenti di automazione documentale utilizzando i vostri dati e flussi di lavoro campione per verificare se l'interfaccia è ideale per i vostri utenti. È possibile  provare gratuitamente gli strumenti Nitro PDF .

• Sicurezza:  I vostri dati sono preziosi e vulnerabili.  È fondamentale sapere come le informazioni vengono archiviate e protette dal vostro fornitore. Discutete le misure di sicurezza come la crittografia, il controllo delle versioni, le modalità di verifica degli utenti e la frequenza dei controlli sullo storage basato su cloud.

Fase 4: Creare modelli di documenti intelligenti

Una vera automazione dei documenti significa fondamentalmente che la tecnologia fa la maggior parte del lavoro al posto vostro. I modelli intelligenti devono essere abbastanza intelligenti da evolvere insieme alla vostra azienda e non devono affidarsi a soluzioni goffe o a soluzioni rapide.

Verificate che la vostra soluzione preveda adattamenti per le variabili e l'input dei dati, i tipi di output del documento e le funzionalità dell'utente.

Fase 5: Generare i documenti

Con i modelli a disposizione, il processo di generazione dei documenti diventa molto più efficiente. È sufficiente inserire i dettagli specifici per ogni documento e il modello popolerà automaticamente i segnaposto, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori.

Una volta che il processo di automazione dei documenti è stato messo in atto, monitorate costantemente le opportunità di miglioramento.

Prepararsi alle sfide dell'implementazione

• Ricerca e fascicolazione dei documenti: con un volume crescente di documenti, trovare quello giusto può diventare una sfida. Implementate un solido sistema di gestione dei documenti che consenta una ricerca e una categorizzazione efficienti.
• Aumento del volume di documenti: con la crescita della vostra organizzazione, aumenterà anche il numero di documenti generati e successivamente automatizzati. Assicuratevi che il processo di generazione dei documenti sia scalabile e in grado di gestire il volume crescente.
• Gestione di più cronologie di versioni: con l'editing collaborativo dei documenti, il controllo delle versioni diventa fondamentale. Utilizzate funzioni come il confronto dei documenti in Nitro  per tenere traccia delle modifiche e delle revisioni.
• Garantire la sicurezza:  Proteggere le informazioni sensibili  è fondamentale. Implementate la crittografia e i controlli di accesso per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere e modificare i documenti.
• Resistenza al cambiamento: l' introduzione di un nuovo processo può talvolta incontrare resistenza. Una formazione adeguata e una comunicazione chiara sui vantaggi del nuovo sistema possono contribuire ad attenuare i dubbi.

L'esperienza di Nitro nell'automazione dei documenti

L'ottimizzazione dei processi di generazione e gestione dei documenti è un viaggio in più fasi che richiede un'attenta pianificazione e gli strumenti giusti.

Affidata al 67% delle Fortune 500, Nitro eccelle nel migliorare l'efficienza.

Saremo lieti di conoscere gli obiettivi e le esigenze di automazione documentale della vostra organizzazione.  Contattateci  per vedere una demo delle nostre soluzioni e scoprire come possiamo aiutarvi.