Perché l'automazione dei documenti può salvare la vostra azienda

Un lavoratore medio utilizza ogni anno circa 10.000 pezzi di carta. È il valore di un intero albero! Se si moltiplica questo dato per il numero di persone che compongono la vostra organizzazione? Beh, sono molti gli alberi che potreste salvare.

Ma l'ambiente non è l'unica cosa che viene influenzata negativamente dalla carta . Anche due dei beni più preziosi della vostra azienda, il tempo e le persone, ne risentono.

La gestione della carta  comporta perdite di tempo, riduzione della produttività, frustrazione dei clienti e potenziali problemi di conformità. Non sorprende quindi che il 31% di coloro che ricoprono ruoli tecnologici  affermino che "attrezzare e supportare i dipendenti sia in ufficio che in remoto" è una sfida importante.

È qui che entra in gioco l 'automazione dei documenti  e i suoi numerosi vantaggi.

Che cos'è l'automazione documentale?

L'automazione dei documenti è esattamente quello che sembra: creare documenti in modo automatico utilizzando una soluzione intelligente e tecnologica, come Nitro, che consente alle organizzazioni di ottimizzare la creazione, la generazione, la distribuzione e la gestione dei documenti.

Grazie all'uso di un software specializzato, le aziende possono automatizzare le attività manuali e ripetitive legate alla creazione, alla formattazione e alla distribuzione dei documenti.

Dal punto di vista funzionale, l'automazione dei documenti può includere molti aspetti, quali:

• Creazione, conversione e combinazione semplice di file
• Scansione di qualsiasi documento in un PDF modificabile con OCR
• Invio di PDF per firme elettroniche con tracciamento in tempo reale
• Creazione di moduli compilabili  per una rapida acquisizione delle informazioni
• Prezzi aziendali convenienti per  equipaggiare più utenti  a costi inferiori

5 vantaggi dell'automazione documentale

La scalabilità e la flessibilità offerte dall'automazione dei documenti sono vantaggi impossibili da ottenere con il lavoro manuale. Nell'ambito della  trasformazione digitale della vostra organizzazione , l'automazione dei documenti offre una serie di vantaggi che snelliscono i vostri flussi di lavoro.

1. Aumento della redditività

Riducendo in modo significativo il tempo dedicato alle attività documentali manuali, l'automazione intelligente può aiutare le aziende a riallocare le risorse su attività che generano profitti. Inoltre, un'elaborazione più rapida dei documenti porta a tempi più brevi, con un impatto positivo sul flusso di cassa. Date un'occhiata a come l'impresa di costruzioni globale  Mace Group  ha ridotto i costi del 63% per utente incorporando le funzionalità PDF nei suoi flussi di lavoro.

2. Miglioramento dell'esperienza dei clienti e degli utenti

È dimostrato che il marketing personalizzato aumenta le entrate. L'automazione è vantaggiosa per l'azienda in quanto offre modelli flessibili per personalizzare ogni interazione in base al destinatario. Inoltre, garantisce la coerenza della formattazione e del contenuto dei documenti, che si traduce in un aspetto più professionale e in una migliore esperienza per i clienti. I clienti ricevono documenti accurati e standardizzati, aumentando la loro fiducia nel vostro marchio.

3. Maggiore efficienza dei documenti

I modelli intelligenti estraggono i dati e le informazioni da fonti predeterminate, invece di doverli cercare e trovare manualmente in un database, eliminando così la necessità di inserire e formattare dati in modo ripetitivo.

L'uso di contenuti dinamici all'interno dell'automazione è un altro vantaggio: significa che i documenti vengono aggiornati man mano che vengono implementate le modifiche. Inoltre, l'archiviazione digitale consente di conservare tutto a livello centrale per ridurre al minimo le duplicazioni. Volete vedere come potrebbe essere l'automazione dei documenti per la vostra azienda? Leggete la storia di T-Mobile  e scoprite come ha migliorato la produttività aziendale grazie alla collaborazione con Nitro.

4. Maggiore coerenza e conformità

Modelli automatizzati e contenuti standardizzati garantiscono la coerenza tra i documenti, riducendo il rischio di errori. Inoltre, l'automazione può incorporare regole di conformità, garantendo il rispetto dei requisiti legali e normativi .

5. Consapevolezza del marchio

I documenti con marchio stabiliscono una forte identità di marca. Uno dei principali vantaggi del software di automazione documentale è che spesso consente di integrare facilmente loghi, colori e altri elementi di branding, rafforzando la consapevolezza del marchio in ogni comunicazione.

6 aspetti chiave per un'automazione documentale efficace

Ricordate che l'obiettivo dell'automazione documentale è quello di snellire l'intero processo, dall'inizio alla fine.

Quando si cerca un partner in questa impresa, ci sono alcuni aspetti che devono essere garantiti per una trasformazione di successo.

1. Facilità di creazione dei documenti

Il software deve offrire strumenti intuitivi per la progettazione e la personalizzazione dei modelli di documento. Interfacce drag-and-drop ed editor  editor di facile utilizzo  semplificano il processo, riducendo la necessità di competenze tecniche specialistiche.

2. Inserimento dei dati

L'integrazione  con fonti di dati come CRM o database consente di estrarre automaticamente le informazioni per popolare i documenti, riducendo al minimo gli errori e risparmiando tempo.

3. Marchio

I documenti devono riflettere l'identità dell'organizzazione. La possibilità di incorporare elementi di branding nei modelli garantisce che ogni documento rifletta l'identità visiva dell'azienda, favorendo un'immagine coerente e professionale.

4. Collaborazione e completamento

Gli strumenti di automazione dei documenti devono aiutare l'organizzazione a facilitare la collaborazione tra i membri del team, consentendo a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, garantendo un lavoro di squadra senza soluzione di continuità.

Se poi è necessaria una firma finale (ad esempio, su un contratto con i dipendenti o su un NDA), cercate strumenti di firma elettronica  che possano essere integrati nel processo di automazione dei documenti.

5. Controllo delle versioni e produzione di massa

Un efficace controllo delle versioni previene la confusione, mantenendo un registro delle modifiche apportate ai documenti. Inoltre, l'automazione consente di generare più documenti in blocco, risparmiando tempo quando si tratta di grandi volumi.

Come trarre vantaggio dall'automazione dei documenti

L'automazione dei documenti offre un modo innovativo per migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e offrire un'esperienza superiore ai clienti.  Nitro PDF  e  Nitro Sign  sono apprezzati dal 67% delle aziende Fortune 500 e noi possiamo rendere la vostra trasformazione più semplice e veloce.

Siete pronti a iniziare il processo?  Mettetevi in contatto  con Nitro oggi stesso per vedere una demo delle nostre soluzioni e discutere di come possiamo aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi.