Che cos'è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti è il processo o il sistema di raccolta, tracciamento e archiviazione digitale delle versioni elettroniche dei documenti cartacei utilizzando PDF, file di elaborazione testi e immagini digitali.

Spesso sotto forma di software, la gestione documentale aiuta le aziende ad abbandonare i processi tradizionali basati sulla carta e i flussi di lavoro dei documenti fisici, come gli schedari, per passare a pratiche più efficienti come SharePoint Online, che ottimizzano i costi e fanno risparmiare tempo ai dipendenti.

Vantaggi della gestione documentale digitale

Nel  2022 Productivity Report di Nitro , il 50% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare meno i documenti fisici e i processi cartacei dall'inizio della pandemia.

Mentre le aziende accelerano le iniziative di trasformazione digitale  e diventano prive di carta, un sistema per archiviare, organizzare e gestire le centinaia, le migliaia e talvolta i milioni di documenti elettronici è essenziale per evitare disordini o perdite di dati. Ancora più importante può essere la collaborazione con un professionista della gestione documentale per garantire l'ottimizzazione dei processi e la trasformazione digitale dell'azienda.

Ecco alcuni dei vantaggi fondamentali di una gestione documentale digitale completa:

Indicizzazione più semplice

La digitalizzazione della gestione documentale facilita la ricerca e il recupero dei documenti, aiutandovi a non perdere tempo e a risparmiare tempo prezioso.

Controllo delle versioni

La gestione documentale fornisce una cronologia completa dei documenti, aiutandovi a controllare le versioni. Il documento è in grado di descrivere tutte le transizioni e le revisioni a cui è stato sottoposto, fornendo una mappa di come il documento è arrivato allo stato attuale e perché ha l'aspetto che ha ora.

Maggiore sicurezza

La possibilità di gestire i diritti di accesso e di modifica attraverso la gestione elettronica dei documenti aumenta la sicurezza, aiutandovi  a proteggere le informazioni sensibili .

SUGGERIMENTO: un processo di gestione documentale può anche integrare la  firma elettronica, un metodo sicuro, computerizzato e legalmente vincolante per sostituire la firma autografa.

Tracce di controllo

Le tracce di controllo  consentono di sapere chi ha apportato modifiche al documento in ogni fase della sua evoluzione, migliorando il controllo di qualità.

Iniziate a gestire i vostri documenti in modo digitale

Ogni azienda che crea o si affida alla documentazione, indipendentemente dal settore, ha bisogno di un solido processo di gestione della documentazione stessa. Le montagne di carta non servono a nulla se non si può accedere a ciò che serve quando serve.

Il passo successivo per gestire la vostra libreria di documenti è l'implementazione di una soluzione di gestione dei documenti digitali come SharePoint, Azure IP o iManage.

Una volta implementato un nuovo sistema di gestione elettronica dei documenti, è necessario disporre di una tecnologia PDF che funzioni in modo efficiente. È qui che Nitro può aiutarvi.

Produttività senza carta con Nitro

Nitro si integra con i siti SharePoint, Azure IP o iManage , mantenendo tutti i documenti in un'unica posizione e offrendo al contempo la funzionalità di firma elettronica end-to-end.

Con questo semplice strumento, è possibile aumentare la produttività grazie a processi semplificati ed eliminare il problema dei record duplicati in più sedi.

Siete pronti a diventare senza carta e ad abbracciare la gestione digitale dei documenti?

Contattateci oggi stesso  per fissare una demo e scoprire come Nitro PDF e Nitro Sign possono aiutarvi a ottimizzare i vostri flussi di lavoro.