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La automatización de documentos permite a las organizaciones crear documentos automáticamente. Esta transformación digital se traduce en una mayor eficiencia organizativa, un aumento de la rentabilidad, mejores experiencias de cliente y mucho más.
De hecho, un asombroso 35% de los líderes de TI han destacado la IA y la automatización como la principal inversión que prevén que tendrá el impacto más positivo en sus empresas en 2023. Y aunque comprometerse con la automatización de documentos puede parecer un proceso desalentador, merece la pena al 100 %, basta con preguntarle a Ramsay Sante
Pero, ¿cómo empezar?
Nitro Pro Tip: Sáltese el resto de este artículo y chatee con uno de nuestros expertos en automatización .
Paso 1: Realice un inventario de documentos
Haga un inventario de los tipos de documentos que su organización produce con frecuencia para saber cuáles deben automatizarse. Por ejemplo, contratos, propuestas, informes y comunicaciones internas. Elabore una lista exhaustiva, que incluya varios ejemplos de toda la organización, para comprender con claridad la variedad y el alcance de los documentos que intervienen en el proceso de automatización.proceso de automatización.
Paso 2: Buscar puntos en común y establecer prioridades
Una vez identificados los distintos tipos de documentos, busque puntos en común entre ellos. ¿Existen determinadas secciones, cláusulas o información que tiendan a repetirse en varios documentos?
Algunos ejemplos comunes son:
- Saludos: ¿utilizan nombres de pila o títulos y apellidos formales?
- Formatos: ¿utilizan determinados documentos estructuras fijas, elementos visuales o marcas?
- Datos de entrada: ¿De dónde se extrae la información principal? ¿Se trata de una base de datos digital?
Al reconocer estos patrones, puede priorizar la creación de plantillas reutilizables para estas secciones en su proceso de automatización de documentos, reduciendo la necesidad de recrearlas desde cero cada vez.
Paso 3: Elegir la solución de automatización de documentos adecuada
Elegir las herramientas adecuadas es esencial para agilizar la generación y automatización de documentos de forma eficaz. Nitro PDF ofrece un potente conjunto de herramientas para crear, editar y colaborar en documentos PDF. Su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones lo convierten en la opción ideal para gestionar plantillas de documentos.
En general, tenga en cuenta lo siguiente:
- Almacenamiento: ¿Dónde se guardan sus documentos actuales? ¿Se pueden recuperar digitalmente o se almacenan físicamente? El almacenamiento digital es ideal para la automatización.
- Integración: si necesita integraciones entre su solución documental y otros sistemas, consulte a su proveedor para asegurarse de que son compatibles.
- Soporte: considere cómo se suministra el software de automatización de documentos. ¿Cómo se impartirá la formación? ¿Cuál es la hoja de ruta del producto y cómo se gestionan las actualizaciones?
- Pruebas: pruebe las herramientas de automatización de documentos utilizando sus propios datos y flujos de trabajo de muestra para comprobar si la interfaz es la ideal para sus usuarios. Puede probar las herramientas Nitro PDF de forma gratuita .
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Seguridad: Sus datos son valiosos y vulnerables. Es vital saber cómo se almacena y protege la información con su proveedor. Hable de medidas de seguridad como el cifrado, el control de versiones, cómo se verifican los usuarios y con qué frecuencia se audita el almacenamiento en la nube.
Paso 4: Crear plantillas de documentos inteligentes
La verdadera automatización de documentos significa fundamentalmente que la tecnología hace la mayor parte del trabajo por usted. Las plantillas inteligentes deben ser lo suficientemente inteligentes como para evolucionar junto con su negocio y no deben depender de soluciones torpes o soluciones rápidas.
Compruebe que su solución incluye adaptaciones para variables y entrada de datos, tipos de salida de documentos y funcionalidad de usuario.
Paso 5: Generar documentos
Una vez creadas las plantillas, el proceso de generación de documentos es mucho más eficaz. Todo lo que tiene que hacer es rellenar los detalles específicos de cada documento, y la plantilla rellenará automáticamente los marcadores de posición, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de error.
Una vez establecido el proceso de automatización de documentos, supervise continuamente las oportunidades de mejora.
Prepárese para los retos de la implantación
Como ocurre con la implantación de cualquier proceso, la automatización de documentos puede plantear dificultades. Estos son algunos de los retos más comunes y cómo abordarlos:- Búsqueda y cotejo de documentos: con un volumen cada vez mayor de documentos, encontrar el correcto puede convertirse en todo un reto. Implemente un sólido sistema de gestión de documentos que permita una búsqueda y categorización eficaces.
- Aumento del volumen de documentos: a medida que crece su organización, también aumentará el número de documentos generados y posteriormente automatizados. Asegúrese de que su proceso de generación de documentos es escalable y puede gestionar el creciente volumen.
- Gestión de múltiples historiales de versiones: Con la edición colaborativa de documentos, el control de versiones se vuelve crítico. Utilice funciones como la comparación de documentos en Nitro para realizar un seguimiento de los cambios y las revisiones.
- Garantizar la seguridad: Proteger la información confidencial es fundamental. Implemente controles de encriptación y acceso para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos y editarlos.
- Resistencia al cambio: a veces, la introducción de un nuevo proceso puede encontrar resistencia. Una formación adecuada y una comunicación clara sobre las ventajas del nuevo sistema pueden ayudar a aliviar las preocupaciones.
Experiencia en automatización de documentos de Nitro
Optimizar sus procesos de generación y gestión de documentos es un viaje de varios pasos que requiere una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas.
Con la confianza del 67% de Fortune 500, Nitro destaca en la mejora de la eficiencia.
Nos encantaría conocer los objetivos y necesidades de automatización de documentos de su organización. Póngase en contacto con nosotros para ver una demostración de nuestras soluciones y saber cómo podemos ayudarle.
