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Un trabajador medio utiliza unos 10.000 trozos de papel al año. Eso equivale a un árbol entero. Si multiplicamos esa cifra por el número de personas de toda la organización... Pues son muchos árboles que podría salvar.
Pero el medio ambiente no es lo único que se ve afectado negativamente por el papel . Dos de los activos más valiosos de su empresa -el tiempo y las personas- también se resienten.
La gestión del papeleo se traduce en pérdida de tiempo, disminución de la productividad, clientes frustrados y posibles problemas de cumplimiento. Así que no es de extrañar que el 31% de los que desempeñan funciones tecnológicas afirmen que "equipar y apoyar a los empleados tanto en la oficina como trabajando a distancia" es un reto importante.
Aquí es donde entra en juego la automatización de documentos y sus numerosas ventajas.
¿Qué es la automatización de documentos?
La automatización de documentos es exactamente como suena: crear documentos automáticamente mediante una solución inteligente y tecnológica -como Nitro- que permite a las organizaciones agilizar la creación, generación, distribución y gestión de documentos.
Mediante el uso de software especializado, las empresas pueden automatizar las tareas manuales y repetitivas relacionadas con la creación, el formato y la distribución de documentos.
Desde el punto de vista funcional, la automatización de documentos puede incluir muchas cosas, como:
- Fácil creación, conversión y combinación de archivos
- Escaneado de cualquier documento a un PDF editable con OCR
- Envío de PDF para firmas electrónicas con seguimiento en tiempo real
- Creación d e formularios rellenables para la captura rápida de información
- Precios asequibles para empresas para equipar a más usuarios a menor coste
5 ventajas de la automatización de documentos
La escalabilidad y flexibilidad que ofrece la automatización de documentos son ventajas que no son posibles con el papeleo manual. Como parte de la transformación digital de su organización , la automatización de documentos proporciona una gran cantidad de beneficios que agilizarán sus flujos de trabajo.
1. Aumento de la rentabilidad
Al reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas documentales manuales, la automatización inteligente puede ayudar a las empresas a reasignar recursos a actividades generadoras de ingresos. Además, un procesamiento de documentos más rápido conlleva plazos de entrega más cortos, lo que puede repercutir positivamente en el flujo de caja. Eche un vistazo a cómo la empresa global de construcción Mace Group redujo sus costes en un 63% por usuario al incorporar funciones PDF a sus flujos de trabajo.
2. Mejora de la experiencia del cliente y del usuario
Está demostrado que el marketing personalizado aumenta los ingresos. La automatización beneficia a su empresa al ofrecer plantillas flexibles para personalizar cada interacción en función del receptor. También garantiza la coherencia en el formato y el contenido de los documentos, lo que se traduce en un aspecto más profesional y una mejor experiencia del cliente. Los clientes reciben documentos precisos y estandarizados, lo que aumenta su confianza en tu marca.
3. Mayor eficacia documental
Las plantillas inteligentes extraen datos e información de fuentes predeterminadas en lugar de tener que buscar y encontrar esos datos en una base de datos manualmente, lo que elimina la necesidad de introducir datos y formatearlos repetidamente.
El uso de contenido dinámico dentro de la automatización es otra ventaja: significa que los documentos se actualizan a medida que se aplican los cambios. Además, el almacenamiento digital significa que todo puede guardarse de forma centralizada para minimizar la duplicación. ¿Quieres ver cómo podría ser la automatización de documentos para tu empresa? Lea la historia de T-Mobile y descubra cómo mejoraron la productividad de la empresa al asociarse con Nitro.
4. Mayor coherencia y cumplimiento
Las plantillas automatizadas y el contenido estandarizado garantizan la coherencia en todos los documentos, reduciendo el riesgo de errores. Además, la automatización puede integrar reglas de cumplimiento, garantizando que se cumplan los requisitos legales y normativos .
5. Conciencia de marca
Los documentos con marca establecen una fuerte identidad de marca. Una de las principales ventajas del software de automatización de documentos es que a menudo permite una fácil integración de logotipos, colores y otros elementos de marca, lo que refuerza la conciencia de marca en cada comunicación.
6 aspectos clave para una automatización eficaz de los documentos
Recuerde que el objetivo de la automatización de documentos es agilizar todo el proceso de principio a fin.
A la hora de buscar un socio para esta tarea, hay algunos aspectos que debe tener en cuenta para garantizar el éxito de la transformación.
1. Facilidad de creación de documentos
El software debe ofrecer herramientas intuitivas para diseñar y personalizar plantillas de documentos. Interfaces de arrastrar y soltar y editores fáciles de usar simplifican el proceso, reduciendo la necesidad de conocimientos técnicos especializados.
2. Introducción de datos
La integración de con fuentes de datos como CRMs o bases de datos permite la extracción automática de información para rellenar los documentos, minimizando errores y ahorrando tiempo.
3. Marca
Los documentos deben reflejar la identidad de su organización. La capacidad de incorporar elementos de marca en las plantillas garantiza que cada documento refleje la identidad visual de su empresa, fomentando una imagen coherente y profesional.
4. Colaboración y finalización
Las herramientas de automatización de documentos deben ayudar a su organización a facilitar la colaboración entre los miembros del equipo, permitiendo que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo documento, lo que garantiza un trabajo en equipo fluido.
Luego, si necesita una firma final (por ejemplo, en un contrato de empleado o NDA) busque herramientas de firma electrónica que puedan integrarse en el proceso de automatización de documentos.
5. Control de versiones y salida masiva
Un control eficaz de las versiones evita confusiones al mantener un registro de los cambios en los documentos. Además, la automatización permite la generación de múltiples documentos en masa, lo que ahorra tiempo cuando se trata de grandes volúmenes.
Cómo beneficiarse de la automatización de documentos
La automatización de documentos ofrece una forma transformadora de mejorar la eficiencia, reducir los errores y ofrecer una experiencia superior al cliente. Nitro PDF y Nitro Sign cuentan con la confianza del 67% de Fortune 500 y podemos hacer que su transformación sea más rápida y sencilla.
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