Pourquoi 95 % des dirigeants prévoient de rationaliser leur gestion documentaire cette année

Un même contrat peut être rédigé dans une application, converti au format PDF dans une autre, transmis pour signature dans une troisième, puis archivé dans une quatrième. Chacun de ces outils représentait sans doute un achat justifié pris isolément : quelqu’un avait besoin d’un convertisseur PDF, il en a donc acheté un ; un an plus tard, quelqu’un d’autre avait besoin d’une solution de signature électronique, il s’en est donc également muni. Ce qui a sans doute été négligé, c’est la manière dont l’ensemble du processus s’articule, et c’est justement cet aspect qui coûte aujourd’hui le plus cher aux entreprises.

Le nouveau rapport de Nitro, intitulé « The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity  » (L'état de  l'IA dans les flux de travail documentaires : combler le fossé entre  les promesses de l'IA et la productivité), illustre cette fragmentation par des chiffres concrets. En interrogeant plus de 1 300 responsables d’entreprise dans les secteurs des services financiers, des services juridiques, de l’industrie manufacturière, de la santé et de l’immobilier aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada, il a mesuré à quel point la pile de documents moyenne est devenue fragmentée, et dans quelle mesure il existe encore une volonté de remédier à cette situation.

À quel point la pile d’outils documentaires moyenne est-elle réellement fragmentée ?

72 % des cadres dirigeants indiquent que leur organisation utilise au moins six outils distincts pour les tâches liées aux documents. Les responsables, qui ne parlent que de leur propre service, estiment ce chiffre à 30 %.

Les dirigeants et les responsables ne comptent tout simplement pas la même chose. Un responsable voit les outils utilisés par sa propre équipe ; un dirigeant a une vue d’ensemble de l’organisation, ce qui lui en fait naturellement apparaître davantage. Une échelle différente, mais une réalité sous-jacente identique : ce type de pile d’outils est rarement conçu intentionnellement, et quiconque y regarde de près en trouve davantage qu’il ne s’y attendait.

Pourquoi 95 % des dirigeants souhaitent consolider les outils de gestion documentaire

Compte tenu de l’enchevêtrement actuel de cette pile d’outils, y remédier est devenu la priorité absolue. 95 % des dirigeants déclarent que leur organisation évalue activement ou prévoit de consolider ses outils de gestion documentaire dans les 12 prochains mois. 74 % des responsables affirment la même chose concernant leur propre service. Sur pratiquement aucun autre point de cette étude, les deux groupes ne sont aussi d’accord.

Les dirigeants et les responsables n’attendent pas la même chose de cette consolidation

Dès que la discussion passe de « devrions-nous regrouper nos outils ? » à « qu’est-ce qui nous inciterait à changer ? », le consensus s’effrite. Les dirigeants placent en tête de leurs priorités l’amélioration des capacités d’IA et d’automatisation (53 %), devant l’intégration avec leur infrastructure technologique existante (41 %) et le renforcement des contrôles de sécurité et de conformité (37 %). Le coût arrive en dernière position sur leur liste, avec 25 %.

Les responsables recherchent quant à eux tout autre chose. La réduction des coûts arrive en tête de leur liste avec 54 %, suivie de près par le renforcement des contrôles de sécurité (48 %) et l’amélioration des capacités d’IA (44 %).

Cette divergence s’explique dès lors que l’on replace chaque groupe dans son contexte. Les dirigeants acquièrent des capacités pour l’ensemble de l’organisation et peuvent assumer le coût nécessaire pour faire les bons choix. Les responsables doivent respecter le budget de leur service, et le coût est le levier sur lequel ils peuvent réellement agir. Un fournisseur qui met l’accent sur le prix ne s’adresse qu’à la moitié de cette audience, tandis qu’un fournisseur qui met en avant les fonctionnalités d’IA ne s’adresse qu’à l’autre moitié.

Les outils d’IA tiers grignotent déjà des parts de marché aux solutions traditionnelles

Cet écart a une importance qui va au-delà de la décision d’achat, car c’est précisément sur le plan des capacités que les acteurs historiques perdent déjà du terrain. Au niveau organisationnel, les outils d’IA tiers ont pris en charge une part mesurable du traitement documentaire qui relevait auparavant de la plateforme principale : 14 % de la synthèse et de l’analyse, 14 % de la traduction, 11 % de l’extraction de données, 10 % de l’automatisation des workflows et 10 % de la recherche de documents.

Une entreprise n’a pas eu besoin de changer de fournisseur pour que cela se produise. Il a suffi qu’un collaborateur ouvre un deuxième onglet parce que l’outil principal ne pouvait pas effectuer la tâche de manière native. Multipliez cela à l’échelle d’un service, et une plateforme peut perdre la capacité même qu’elle était censée posséder sans jamais perdre le client.

C’est là le véritable argument en faveur d’une consolidation délibérée, plutôt que d’attendre le prochain cycle de renouvellement. Ajouter un cinquième outil d’IA à la pile ne résoudra pas le problème d’un document qui transite déjà par quatre applications distinctes. C’est la pile elle-même, ou ce qu’il en reste, qui doit enfin faire le travail.

Découvrez l’intégralité des conclusions dans le rapport « L’état de l’IA dans les flux de travail documentaires  ».