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Los organismos públicos y las organizaciones se enfrentan a la presión de digitalizarse a medida que los ciudadanos reclaman las mismas experiencias que obtienen en cualquier otro lugar. Pero la Administración es una máquina que avanza mucho más despacio que otros sectores, y con diferentes obstáculos para digitalizarse. La lentitud de los procesos de toma de decisiones y aprobación, los problemas de seguridad y los presupuestos pueden impedir que los organismos adopten la administración electrónica.
La demanda de una administración digital
El paso a los procesos digitales es esencial para las organizaciones gubernamentales, no sólo porque los ciudadanos exigen interacciones digitales, sino porque la transformación digital es el camino hacia una mejor gobernanza para todos. Si no está seguro de por dónde empezar con la administración electrónica, considere las soluciones de documentos digitales. Son uno de los componentes más cruciales de una estrategia de transformación digital, y las herramientas documentales específicas, como las soluciones PDF y eSign , son un gran paso hacia el éxito.
¿Por qué documentación digital?
En primer lugar, verá grandes avances en eficiencia . El uso de soluciones documentales digitales le permite automatizar muchos de los procesos manuales que tienden a atascar a las organizaciones que utilizan mucho papel, como las agencias gubernamentales. La automatización le permite integrar flujos de trabajo de autoservicio para que los usuarios puedan procesar ellos mismos la documentación digital.
Adoptar un enfoque de gobierno electrónico también le proporciona un grado de agilidad y la capacidad de dar soporte a una plantilla digital. El socioadecuado para la transformación digital dará a su organización acceso a los documentos a través de una plataforma que los empleados podrán aprovechar en múltiples dispositivos. Podrá adaptarse a los entornos de trabajo modernos y será más ágil ante los cambios.
La seguridad y el cumplimiento de sus datos, documentos e información confidencial también son ventajas que obtendrá con soluciones de documentación digital como PDF y eSign. Aplicará políticas que le mantendrán en línea con las normativas de cumplimiento, mientras que las soluciones eSign generan firmas legalmente vinculantes . La solución adecuada le ayudará a cumplir múltiples requisitos del sector con medidas de seguridad con las que puede contar para un gobierno digital de éxito.
Seguridad y administración electrónica
El panorama de la ciberseguridad se ve alterado cada día que se produce una nueva brecha perjudicial. Sin embargo, el proveedor de soluciones adecuado dejará claro qué funciones de seguridad y cumplimiento de normativas puede ofrecer.
Un socio de transformación digital como Nitro protege todos los datos confidenciales mediante prácticas de seguridad estrictas y mantiene la integridad de los documentos y los registros de auditoría para garantizar el cumplimiento. Simplificará las auditorías con documentación digital, ya que sus empleados no tendrán que perder mucho tiempo filtrando archivos físicos o carpetas electrónicas dispersas. El seguimiento de versiones permite demostrar claramente el cumplimiento de la normativa. Y los procesos de verificación de identidad y firma electrónica de alta seguridad le permiten estar tranquilo con un enfoque proactivo de la protección de datos.
¿Cómo elegir al socio de transformación digital adecuado?
Hágase estas preguntas antes de buscar un proveedor de documentos y una solución que le ayuden a dar el paso a la administración electrónica.- ¿Ofrece el proveedor integraciones con sus soluciones actuales para que no tenga que arrancar y sustituir?
- ¿Está claro y es demostrable el retorno de la inversión que obtendrá con la solución?
- ¿Son sofisticadas sus prácticas de seguridad ?
- ¿Incurrirán las licencias o la formación en gastos sorpresa?
- ¿Están dispuestos a ajustarse a su presupuesto ?
- ¿Proporcionan gestión de cambios y atención al cliente gratuitas?
- ¿Puede probar antes de comprar ?
Con estas preguntas estará más cerca de encontrar el socio adecuado para una transformación digital inteligente y estratégica en la administración pública.
¿Qué ocurre con mis sistemas actuales?
Como entidad gubernamental, es probable que tenga varios sistemas integrados en sus operaciones. La solución de documentación digital adecuada no le obligará a desarraigarlos. Por el contrario, la solución debe integrarse con ellos a través de potentes API para que pueda agilizar los datos en todos los sistemas y consolidar el trabajo en menos plataformas.
Ejemplos de apoyo de la documentación digital a la administración electrónica
He aquí algunos casos reales de cómo las entidades gubernamentales utilizan las siguientes soluciones para impulsar mejoras.- Los PDF permiten aprovechar una plataforma única y segura con una interfaz de usuario intuitiva para crear, editar, convertir, combinar y firmar documentos PDF.
- Las firmas electrónicas permiten a las personas que participan en los flujos de trabajo de documentos firmar de forma segura documentos digitales con firmas legalmente vinculantes y de conformidad con la normativa. Obtenga más información sobre la firma electrónica de alta confianza en nuestra Guía definitiva sobre la firma electrónica .
- Los análisis le ofrecen visibilidad y conocimiento de sus flujos de trabajo para que pueda comprender el uso y realizar mejoras para obtener el máximo rendimiento de su solución.
Flujos de trabajo más rápidos y optimizados para todos los documentos
Con las firmas electrónicas, puede automatizar gran parte de las idas y venidas que suelen asociarse a los flujos de trabajo en papel. Puede asignar funciones como aprobadores, aceptantes, destinatarios, etc. a una amplia gama de documentos, como permisos, licencias, contratos , documentos legales, etc. Los documentos pueden dirigirse a los destinatarios correctos. Los documentos pueden enviarse a las personas adecuadas en el orden correcto.Aumente la gestión de casos y la productividad de los servicios sociales
Las agencias de servicios sociales a menudo tienen muchos casos en papel, y pueden requerir que muchas partes -médicos, investigadores y gestores de casos- revisen y firmen los documentos del caso. Las firmas electrónicas hacen que el proceso de colaboración, aprobación y revisión de los expedientes sea una experiencia más fluida para todas las partes, y permiten que los implicados revisen y firmen los documentos desde cualquier lugar. La digitalización de los expedientes puede acelerar el trabajo de los servicios sociales, que a menudo salva vidas.Acelerar subvenciones, contratos y compras
Los procesos documentales manuales pueden retrasar innecesariamente la recepción de subvenciones si el personal tiene que estar físicamente presente para trasladar la documentación de la solicitud o aprobar los archivos. Las soluciones PDF y eSign facilitan estos importantes flujos de trabajo para que los organismos puedan recibir fondos más rápidamente.
¿Por qué Nitro como socio de administración electrónica?
Nitro conoce la lucha de las agencias gubernamentales cuando se trata de tecnología obsoleta, métodos de trabajo antiguos y obstáculos para adoptar nuevas soluciones. Por eso nuestras herramientas PDF y eSign están diseñadas para integrar e introducir sin problemas la administración electrónica en su organización de forma rentable .Apoyo a la gestión del cambio
Nitro no le entrega una solución de documentos digitales y le deja solo. Ofrecemos ayuda para la gestión de cambios de varias formas. Proporcionamos asistencia e incorporación experta a cada usuario, e identificamos posibles obstáculos -y sus soluciones- desde el principio. La planificación de hitos, acciones y sesiones de formación garantiza la implicación de los empleados.Un completo programa piloto
Cuando se compromete con un software que será esencial para el éxito de su transformación digital, necesita probarlo antes de comprarlo. Muchas "pruebas gratuitas" de los proveedores de soluciones de documentos digitales son breves y no proporcionan el acceso a las funciones que obtendría como usuario real.
Si desea una experiencia de prueba inmersiva, el programa piloto de Nitro le ofrece la mejor y más amplia forma de saber si Nitro es adecuado para su organización gubernamental. Obtendrá una prueba guiada sin riesgos durante varias semanas. Durante ese tiempo, sus usuarios pueden realizar una prueba en profundidad y una evaluación técnica de nuestras soluciones PDF y eSign. Si se decide por Nitro, su incorporación será rápida, lo que le ayudará a ver rápidamente el retorno de la inversión.
ROI demostrable con análisis
El producto de análisis de Nitro le permite mostrar claramente cómo está maximizando su inversión en sus herramientas de documentación digital, además de ayudarle a mejorar el uso en toda la organización. Al capturar datos relevantes, puede realizar un seguimiento del uso de los productos Nitro, eliminar cuellos de botella y calcular automáticamente los ahorros. Demostrará el retorno de la inversión con una productividad cuantificable.
Servicio de atención al cliente superior
En Nitro, creemos que un servicio de atención al cliente dedicado no debería ser un añadido caro. Nuestro equipo está comprometido con su éxito a largo plazo con nuestras soluciones, por lo que estamos disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, para ayudarle con cualquier servicio de asistencia que pueda necesitar. Tenemos una larga experiencia ayudando a las agencias gubernamentales a superar los obstáculos de la adopción de soluciones digitales, y nuestros expertos están dedicados a resolver cualquier problema rápidamente.
Optimización de todos los flujos de trabajo de documentos gubernamentales
Con Nitro, puede optimizar los flujos de trabajo para los siguientes tipos de documentos:
- Documentos financieros y fiscales
- Subvenciones y préstamos
- Permisos y licencias
- Contratación
- Servicios sociales
- Gestión de casos
- Informes
- Contratos y acuerdos
- Documentos jurídicos
- Documentos laborales
- Y mucho más
