Seguridad de eSign: cómo garantizar que su documento es legalmente vinculante

Cuando firma electrónicamente documentos que tienen un alto valor comercial, como  contratos financieros o  empresariales , existe la posibilidad de que algún día se encuentre defendiendo ante un tribunal la aplicabilidad de uno de esos acuerdos. Por ejemplo, si demandas a un proveedor por incumplimiento de contrato, la prueba principal es el contrato eSign que el proveedor firmó para realizar el trabajo. Durante el proceso judicial, un punto clave es si el documento es legalmente vinculante.

¿Qué es una firma digital de alta confianza?

Los tres pilares de la  "Alta Confianza"  con firmas digitales - Seguridad, Protección contra el Fraude y Cumplimiento Legal - trabajan juntos para proporcionar el más alto nivel de garantía a todas las partes y organizaciones implicadas de que todos los aspectos de su documento son válidos. En el nivel más fundamental, la seguridad proporciona la confianza de que si te encuentras ante un tribunal y se cuestiona una firma electrónica, has cumplido los criterios legales para demostrar que el documento es válido.

El pilar de seguridad de alta confianza en los contratos eSign garantiza que su documento puede soportar el escrutinio y el cumplimiento de los  requisitos más estrictos en todo el mundo .

Cuando utiliza  un software eSign  que proporciona alta confianza como Nitro Sign, puede acudir a los tribunales sabiendo que el documento cumple con los estándares más altos posibles de conformidad y normativas  como la Ley ESIGN .

Cómo las funciones de seguridad de eSign demuestran la integridad del documento

Si el contenido de un documento se altera después de la firma electrónica, el documento deja de ser válido o legalmente vinculante. Las funciones de seguridad del software eSign deben impedir que cualquiera de las partes implicadas en el acuerdo modifique el documento una vez firmado. Un nivel adicional de seguridad para las organizaciones es una pista de auditoría, que rastrea y proporciona visibilidad del recorrido del documento durante todo el proceso de firma, desde la solicitud hasta el cambio y la finalización.

Por ejemplo, una organización envía un contrato eSign a un nuevo empleado con los detalles de su contratación. El representante de Recursos Humanos firma el documento y se lo envía al empleado. El empleado cambia el salario en el contrato para que se le pague más de lo indicado en el documento original.

Como las medidas de seguridad de la plataforma de firma electrónica impiden que se modifique el documento o envían una alerta de que se ha modificado, el contrato ya no es válido y la organización no es responsable del salario más alto. El pilar de seguridad de alta confianza impide que el empleado gane un juicio por haber manipulado las condiciones salariales del contrato para conseguir que la organización pague el salario más alto.

Características de seguridad que debe tener el software de firma electrónica

Para proporcionar la seguridad necesaria para que un documento legal firmado electrónicamente se sostenga ante un tribunal, las plataformas de firma electrónica deben ofrecer las tres características de seguridad siguientes:

1. Sello

Una vez firmado un documento, no puede modificarse y mantiene su validez legal. Si se lleva ante un tribunal, la organización necesita demostrar que no ha sido alterado. Al colocar un sello criptográfico a prueba de manipulaciones en el documento durante el proceso de eSigning, éste no puede manipularse después de firmado. Si se rompe el sello, se notifica a los firmantes y se les advierte de que las firmas han sido anuladas.

2. Pruebas

Para que un documento sea válido, la persona representada como firmante debe ser la misma que ejecutó físicamente la firma electrónica. Por ejemplo, un empleado que firmó un acuerdo de confidencialidad viola el acuerdo al revelar información confidencial a un competidor. Para que el contrato tenga validez ante un tribunal, la organización tendrá que demostrar que el empleado en cuestión firmó el documento. Las pruebas demuestran que se ha verificado la identidad del empleado y garantizan la integridad del documento.

Los requisitos de verificación de la identidad  varían en función de la ubicación de los firmantes, y la UE tiene una normativa más estricta que EE.UU.. Sin embargo, si una de las partes está en la UE o una de las empresas tiene su sede en la UE, es posible que el documento tenga que cumplir el requisito de prueba más estricto. Mediante el uso de una solución de firma electrónica que ofrezca flexibilidad para aplicar los requisitos más estrictos independientemente de la ubicación, las organizaciones pueden hacer negocios con confianza a través de las fronteras sin preocuparse por la legalidad de las firmas electrónicas en los documentos legales.

3. Garantía

Durante el proceso de firma electrónica, el documento se transmite entre los firmantes, a menudo a través de una plataforma de eSign o del correo electrónico. Sin embargo, los  datos personales y  sensibles  de los documentos, como los números de la Seguridad Social, la información bancaria o los datos salariales, deben protegerse durante el proceso mediante encriptación.

Para garantizar la seguridad de los datos, las organizaciones que utilizan procesos de firma electrónica deben cumplir normas del sector como TLS 1.2 para el cifrado en tránsito y AES256 para el cifrado en reposo. Independientemente de la ubicación del documento durante el proceso -en tránsito, almacenado en la nube o en una red-, los datos deben estar protegidos en todo momento.

Al utilizar un socio de firma electrónica proveedor de servicios de confianza cualificado  y una plataforma segura, nadie -ni terceros ni siquiera el proveedor de firma electrónica- puede acceder al contenido del documento ni verlo.

Vea cómo funciona la seguridad para crear un eSigning de alta confianza

Tanto si está incorporando a un proveedor a su empresa  de fabricación  como si es una institución financiera que hace firmar pagarés a sus clientes, su organización necesita que todos los contratos y documentos firmados electrónicamente sean válidos ante un tribunal.

Nitro le ayuda a identificar el nivel de seguridad que necesita para cumplir requisitos empresariales y normativos específicos. Cuando necesite el máximo nivel de confianza, nuestras funciones de seguridad eSign cumplen los requisitos más estrictos. Y cuando los documentos deban firmarse rápidamente, puede personalizar y automatizar los flujos de trabajo para lograr un proceso perfecto.

Para obtener más información sobre el compromiso de Nitro con la seguridad y el cumplimiento, visite nuestro Centro de confianza  o hable  con nuestros expertos en eSign  sobre sus necesidades específicas.