eSign-beveiliging: Hoe zorg je ervoor dat je document juridisch bindend is?

Wanneer je documenten met een hoge bedrijfswaarde elektronisch ondertekent, zoals financiële of  zakelijke contracten , bestaat de mogelijkheid dat je op een dag de afdwingbaarheid van een van die overeenkomsten in de rechtszaal moet verdedigen. Als je bijvoorbeeld een verkoper aanklaagt voor contractbreuk, is het belangrijkste bewijs het eSign-contract dat de verkoper heeft ondertekend om het werk uit te voeren. Tijdens de rechtszaak is een belangrijk punt of het document wettelijk bindend is.

Wat is een high-trust digitale handtekening?

De drie pijlers van  "High Trust"  bij digitale handtekeningen - Beveiliging, Fraudebescherming en Wettelijke naleving - werken samen om alle betrokken partijen en organisaties het hoogste niveau van zekerheid te bieden dat alle aspecten van uw document geldig zijn. Op het meest fundamentele niveau biedt beveiliging het vertrouwen dat als u voor de rechter komt te staan en een elektronische handtekening wordt betwist, u hebt voldaan aan de wettelijke criteria om te bewijzen dat het document geldig is.

De veiligheidspijler van high-trust in eSign-contracten zorgt ervoor dat uw document bestand is tegen nauwkeurig onderzoek en voldoet aan de  strengste eisen over de hele wereld .

Als je  eSign-software gebruikt die een hoge mate van vertrouwen biedt, zoals Nitro Sign, kun je naar de rechtbank gaan in de wetenschap dat het document voldoet aan de hoogst mogelijke normen voor naleving en regelgeving, zoals de  ESIGN Act .

Hoe eSign beveiligingsfuncties de integriteit van documenten bewijzen

Als de inhoud van een document na het eSigneren wordt gewijzigd, is het document niet langer geldig of wettelijk bindend. Beveiligingsfuncties in eSign-software moeten voorkomen dat betrokken partijen het document wijzigen nadat het is ondertekend. Een extra beveiligingsniveau voor organisaties is een audit trail, dat het traject van het document tijdens het volledige ondertekeningsproces - van aanvraag tot wijziging tot voltooiing - bijhoudt en inzichtelijk maakt.

Een organisatie stuurt bijvoorbeeld een eSign-contract naar een nieuwe medewerker met de details van zijn of haar dienstverband. De vertegenwoordiger van personeelszaken ondertekent het document en stuurt het naar de werknemer. De werknemer wijzigt het salaris op het contract, zodat hij meer betaald krijgt dan in het oorspronkelijke document stond.

Omdat de beveiligingsmaatregelen in het eSignature-platform voorkomen dat het document wordt gewijzigd of een waarschuwing sturen dat het document is gewijzigd, is het contract nu ongeldig en is de organisatie niet aansprakelijk voor het hogere salaris. De beveiligingspijler van High Trust voorkomt dat de werknemer een rechtszaak wint waarin de werknemer knoeide met de salarisvoorwaarden in het contract om de organisatie het hogere salaris te laten betalen.

Beveiligingsfuncties die je moet zoeken in eSign-software

Om de veiligheid te bieden die nodig is voor een juridisch document met een elektronische handtekening, moeten platforms voor e-handtekeningen de volgende drie beveiligingsfuncties bieden:

1. Verzegelen

Als een document eenmaal is ondertekend, kan het niet meer worden gewijzigd en blijft het rechtsgeldig. Als het voor de rechtbank komt, moet de organisatie bewijzen dat het niet gewijzigd is. Door tijdens het eSigning proces een fraudebestendige cryptografische verzegeling op het document te plaatsen, kan het na ondertekening niet meer gemanipuleerd worden. Als de verzegeling wordt verbroken, worden de ondertekenaars geïnformeerd en gewaarschuwd dat de handtekeningen ongeldig zijn gemaakt.

2. Bewijs

Een document is pas geldig als de persoon die als ondertekenaar wordt voorgesteld, dezelfde persoon is die de elektronische handtekening fysiek heeft gezet. Bijvoorbeeld, een werknemer die een geheimhoudingsovereenkomst heeft ondertekend, schendt de overeenkomst door vertrouwelijke informatie vrij te geven aan een concurrent. Wil het contract standhouden in de rechtszaal, dan zal de organisatie moeten bewijzen dat de werknemer in kwestie het document heeft ondertekend. Bewijs levert het bewijs dat de identiteit van de werknemer is geverifieerd en garandeert de integriteit van het document.

De vereisten voor identiteitsverificatie  variëren afhankelijk van de locatie van de ondertekenaars, waarbij de EU strengere regels heeft dan de VS. Als een van de partijen zich echter in de EU bevindt of als een van de bedrijven zijn hoofdkantoor in de EU heeft, moet het document mogelijk voldoen aan de strengste bewijsvereisten. Door een oplossing voor e-handtekeningen te gebruiken die flexibiliteit biedt om de strengste eisen toe te passen, ongeacht de locatie, kunnen organisaties met vertrouwen zaken doen over de grens zonder zich zorgen te maken over de wettigheid van elektronische handtekeningen op juridische documenten.

3. Zekerheid

Tijdens het elektronische ondertekeningsproces wordt het document verzonden tussen ondertekenaars, vaak via een eSign-platform of e-mail. Persoonlijke en  gevoelige gegevens  in de documenten, zoals sofinummers, bankgegevens of salarisgegevens, moeten tijdens het procesechter worden beschermd door middel van encryptie.

Om de veiligheid van gegevens te garanderen, moeten organisaties die eSignature-processen gebruiken, voldoen aan industriestandaarden zoals TLS 1.2 voor versleuteling tijdens verzending en AES256 voor versleuteling in rust. Ongeacht de locatie van het document tijdens het proces - onderweg, opgeslagen in de cloud of opgeslagen op een netwerk - de gegevens moeten te allen tijde worden beschermd.

Door gebruik te maken van een  Qualified Trust Service Provider  eSigning partner en een veilig platform, kan niemand - zelfs geen derde partijen of de eSignature vendor - toegang krijgen tot de inhoud van het document of deze inzien.

Bekijk hoe beveiliging werkt om eSigning met een hoog vertrouwen te creëren

Of je nu een leverancier aanneemt voor je productiebedrijf of een financiële  instelling bent die klanten promesses laat ondertekenen, je organisatie wil dat alle elektronisch ondertekende contracten en documenten stand houden in de rechtszaal.

Nitro helpt je bij het bepalen van het beveiligingsniveau dat je nodig hebt om te voldoen aan specifieke zakelijke en wettelijke vereisten. Als u het hoogste niveau van vertrouwen nodig hebt, voldoen onze eSign-beveiligingsfuncties aan de strengste eisen. En wanneer documenten snel ondertekend moeten worden, kunt u workflows aanpassen en automatiseren voor een naadloos proces.

Ga voor meer informatie over Nitro's inzet voor beveiliging en compliance naar ons Trust Center  of  praat met onze eSign-experts  over uw unieke behoeften.