Waarom "High Trust" de nieuwe regel voor eSigning is

In het huidige digitale tijdperk, waarin de meeste zakelijke transacties online plaatsvinden, maken organisaties zich steeds meer zorgen over cybercriminaliteit en fraude. Nu fysieke handdrukken voor het ondertekenen van contracten tot het verleden behoren, wordt het vertrouwen met klanten en leveranciers nu opgebouwd via elektronische transacties. Dit omvat het ondertekenen van wettelijk bindende documenten  door middel van veilige e-handtekeningen.

Hoewel alle elektronische handtekeningen belangrijk zijn, brengen cruciale documenten een verhoogd risico met zich mee. Het verwaarlozen van beveiliging, compliance en veiligheid in het ondertekeningsproces kan uw organisatie blootstellen aan juridische gevechten en aanzienlijke financiële gevolgen. Het probleem is dat veel bedrijven alle oplossingen en processen voor e-handtekeningen op dezelfde manier behandelen, wat kan leiden tot ongunstige resultaten en juridische gevolgen.

Hoewel alle organisaties baat kunnen hebben bij elektronisch ondertekenen, kan het geen "one-size-fits-all" benadering zijn.

Wat is "high-trust" eSigning?

Bij Nitro bieden we  "high-Trust" eSigning  en we geloven dat dit de toekomst van elektronische handtekeningen is. Veel landen hebben al regelgeving en strengere normen voor eSign-naleving aangenomen, of zijn daar momenteel mee bezig. High Trust is meer dan een term: het vertegenwoordigt de belangrijkste pijlers van eSign beveiliging en compliance die elke organisatie zou moeten overwegen, ongeacht welke oplossing wordt gebruikt.

De 3 componenten van high-trust eSigning

Een veilige eSignature-oplossing die voldoet aan de standaarden voor high-trust combineert meerdere beschermingslagen, waaronder:

Eersteklas beveiliging

Als een geschil over een document je voor de rechter brengt, moet je bewijzen dat het document wettelijk bindend is. Uw eSign-oplossing moet

• een elektronische verzegeling toepassen om te certificeren dat het document ongewijzigd blijft
• bewijs leveren dat de identiteit van de ondertekenaar correct is geverifieerd
• ervoor zorgen dat het bestand versleuteld is tijdens verzending en opslag

Wettelijke naleving

Veel industrieën en landen hebben strenge regels waaraan alle elektronische handtekeningen moeten voldoen. Om naleving te garanderen, moet een e-handtekeningplatform  voldoen aan de strengste internationale vereisten  en naadloos integreren met identiteitsverificatie- en verificatieservices van de overheid en derden.

Fraudepreventie

Fraude doet zich meestal voor wanneer een ondertekenaar zichzelf verkeerd voorstelt of knoeit met een document na ondertekening. Om fraude te verminderen en veilige eSignatures te garanderen, moeten platforms meerdere niveaus van  identiteitsverificatie bieden , technologie gebruiken die fraudebestendig is en ingebouwde controlesporen bieden om alle interacties met ontvangers te volgen en vast te leggen.

Waarom eSigning met hoog vertrouwen belangrijker is dan ooit

Documenten en overeenkomsten van hoge waarde, of wanneer het risico op geschillen groot is, vereisen extra maatregelen om ervoor te zorgen dat elektronische handtekeningen veilig en wettelijk bindend zijn. Verschillende landen en industrieën hebben unieke compliance-eisen, die voor organisaties complex en overweldigend kunnen worden om te beheren.Samenwerken met een ervaren softwareleverancier die zich richt op betrouwbare, veilige e-handtekeningen is cruciaal.

Werken op afstand en digitale processen vereisen interacties met een hoge mate van vertrouwen, vooral bij het ondertekenen van documenten met onbekende partijen.

Hier zijn enkele scenario's waarin eSignatures met een hoge betrouwbaarheid essentieel zijn:

• Financiële dienstverleners die te maken hebben met risicovolle geldtransacties en overschrijvingen hebben veilige eSigning met identiteitsverificatie nodig. Een veelvoorkomende use case voor financiële dienstverleners en investeringsorganisaties  is KYC (Know Your Client/Customer) om de identiteit van een klant te verifiëren, fraude of illegale activiteiten te voorkomen en/of hem digitaal in te schrijven, zoals het aanmaken van een nieuwe bank- of creditcardrekening.
• Werkgevers die handtekeningen van nieuwe werknemers willen verifiëren. In het verleden hielden bedrijven persoonlijke sollicitatiegesprekken en werkten werknemers op locatie. Nu worden nieuwe werknemers niet altijd persoonlijk ontmoet voordat ze toegang krijgen tot bevoorrechte systemen en databases, waardoor een hoger niveau van identiteitsverificatie nodig is om fraude te voorkomen .
• Wereldwijde bedrijven die actief zijn of transacties uitvoeren op verschillende geografische locaties of in verschillende sectoren met specifieke regels voor elektronische ondertekening. Om een document juridisch bindend te maken, moet het voldoen aan de hoogste normen van naleving, wat de complexiteit en de behoefte aan een veilige eSign-oplossing met een hoog vertrouwen nog groter maakt.

Zo moet een contract, om wettelijk bindend te zijn in de EU, voldoen aan specifieke processen voor identiteitscontrole. Dat proces is echter niet altijd vereist in Noord-Amerika. Als een bedrijf met hoofdkantoor in Parijs een contract tekent met een bedrijf in Californië, moet het document voldoen aan de strengere EU-normen. Als dat niet het geval is, is het document niet wettelijk bindend en kan het in Parijs gevestigde bedrijf het contract zonder gevolgen verbreken.

Regels voor eSign gelden vaak zowel voor de locaties van de ondertekenaars als voor het hoofdkantoor van het bedrijf. Dit maakt externe en hybride werkprocessen nog ingewikkelder.

Heeft uw organisatie een oplossing voor high-trust eSign nodig?

E-handtekeningen met een hoge betrouwbaarheid kunnen een langer workflowproces vereisen en extra kosten met zich meebrengen. Als documenten alleen een handtekening nodig hebben voor ceremoniële waarde, is het high-trust proces niet nodig. Medewerkers en klanten kunnen ook snel gefrustreerd raken door extra stappen die niet voor elk document nodig zijn.

Wat bedoelen we met 'ceremoniële' waarde? Bijvoorbeeld een vaste medewerker die zijn functioneringsgesprek officieel moet ondertekenen. Dat document heeft waarschijnlijk geen extra identiteitsverificatie nodig voor de ondertekenaar en wordt niet betrokken bij een juridische procedure. Terwijl je misschien een betrouwbare en veilige e-handtekening wilt bij het tekenen van een contract met een nieuwe leverancier die je online hebt gevonden, heb je misschien niet hetzelfde proces nodig bij het verlengen van je contract met het bedrijf dat de afgelopen twee jaar elke dag is komen opdagen om diensten te verlenen voor het kantoor.

Wanneer je bepaalt of een document het high-trust proces nodig heeft, denk dan aan de 3 pijlers.

• Moet de e-handtekening voldoen aan een specifieke compliance-regelgeving?
• Ben je bang dat het document voor de rechter komt?
• Ken je de persoon of personen die het document ondertekenen persoonlijk?

Als je een eSignature alleen gebruikt om het proces te versnellen en de handtekening ceremonieel is, moet je de snelste en eenvoudigste digitale handtekeningmethode gebruiken.

Flexibiliteit is de sleutel

Veel eSignature-platforms bieden ofwel een betrouwbaar en veilig eSign-proces voor alle documenten, of bieden dit niveau van beveiliging en verificatie helemaal niet. Nitro is uniek in haar flexibiliteit, waardoor bedrijven voor elk document het vereiste niveau van beveiliging en verificatie kunnen kiezen, zodat de organisatie de meest productieve, conforme en kosteneffectieve aanpak van elektronische ondertekening bereikt.

Neem contact op met onze experts  voor meer informatie over eSigning met hoge betrouwbaarheid. U kunt ook een demo plannen of een gratis proefversie starten om te onderzoeken hoe Nitro in uw workflows past voor naleving en beveiliging.