Hoe documentautomatisering implementeren in 5 stappen

Documentautomatisering stelt organisaties in staat om documenten automatisch te creëren. Deze digitale transformatie resulteert in verbeterde organisatorische efficiëntie, verhoogde winstgevendheid, betere klantervaringen en nog veel meer.

Maar liefst  35% van de IT-managers  heeft AI en automatisering aangewezen als de primaire investering waarvan ze verwachten dat deze de meest positieve impact zal hebben op hun bedrijf in 2023. En hoewel documentautomatisering een ontmoedigend proces lijkt, is het 100% de moeite waard - vraag het maar aan  Ramsay Sante 

Maar hoe begin je eraan?

Nitro Pro Tip: Sla de rest van dit artikel over en  chat in plaats daarvan met een van onze automatiseringsexperts .

Stap 1: Maak een documentinventarisatie

Stap 2: Zoek overeenkomsten en stel prioriteiten

Nadat je de verschillende documenttypes hebt geïdentificeerd, ga je op zoek naar overeenkomsten. Zijn er bepaalde secties, clausules of informatie die vaak terugkomen in verschillende documenten?

Bekende voorbeelden zijn:

• Begroetingen: Gebruiken deze voornamen of formele titels en achternamen?
• Formaten: Gebruiken bepaalde documenten vaste structuren, visuals of branding?
• Invoergegevens: Waar wordt de kerninformatie vandaan gehaald? Is dit een digitale database?

Door deze patronen te herkennen, kunt u prioriteit geven aan het maken van herbruikbare  sjablonen  voor deze secties in uw documentautomatiseringsproces, zodat u ze minder vaak helemaal opnieuw hoeft te maken.

Stap 3: Kies de juiste oplossing voor documentautomatisering

Het kiezen van de juiste tools is essentieel om het genereren en automatiseren van documenten effectief te stroomlijnen  . Nitro PDF  biedt een krachtig pakket tools voor het maken, bewerken en samenwerken aan PDF-documenten. De gebruiksvriendelijke interface en robuuste functies maken het een ideale keuze voor het beheren van documentsjablonen.

Overweeg in het algemeen het volgende:

• Opslag: Waar zijn uw huidige documenten opgeslagen? Zijn ze digitaal opvraagbaar of worden ze fysiek opgeslagen? Digitale opslag is ideaal voor automatisering.
• Integratie: Als je integraties  nodig hebt tussen je documentoplossing en andere systemen, controleer dan bij je leverancier of ze compatibel zijn.
• Ondersteuning: Overweeg hoe documentautomatiseringssoftware wordt geleverd. Hoe vindt de training plaats? Wat is de product roadmap en hoe worden updates afgehandeld?
• Testen: Probeer tools voor documentautomatisering te testen met je eigen voorbeeldgegevens en workflows om te zien of de interface ideaal is voor je gebruikers. U kunt  PDF-tools van Nitro gratis uitproberen .

• Beveiliging:  Uw gegevens zijn waardevol en kwetsbaar.  Het is van vitaal belang om te weten hoe informatie wordt opgeslagen en beschermd door uw leverancier. Bespreek beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling, versiebeheer, hoe gebruikers worden geverifieerd en hoe vaak cloud-gebaseerde opslag wordt gecontroleerd.

Stap 4: Intelligente documentsjablonen maken

Echte documentautomatisering betekent in principe dat technologie het grootste deel van het werk voor u doet. Slimme sjablonen moeten slim genoeg zijn om met uw bedrijf mee te evolueren en mogen niet afhankelijk zijn van onhandige workarounds of snelle oplossingen.

Controleer of je oplossing aanpassingen bevat voor variabelen en gegevensinvoer, documentuitvoerstypen en gebruikersfunctionaliteit.

Stap 5: Documenten genereren

Als uw sjablonen klaar zijn, wordt het genereren van documenten aanzienlijk efficiënter. U hoeft alleen de specifieke gegevens voor elk document in te vullen en de sjabloon vult automatisch de plaatshouders in, waardoor u tijd bespaart en de kans op fouten verkleint.

Zodra uw documentautomatiseringsproces is ingesteld, moet u voortdurend controleren of er mogelijkheden voor verbetering zijn.

Bereid u voor op uitdagingen bij de implementatie

• Documenten zoeken en ordenen: Met een toenemend aantal documenten kan het een uitdaging worden om de juiste te vinden. Implementeer een robuust documentbeheersysteem dat efficiënt zoeken en categoriseren mogelijk maakt.
• Toenemend aantal documenten: Naarmate uw organisatie groeit, zal ook het aantal documenten dat wordt gegenereerd en vervolgens geautomatiseerd toenemen. Zorg ervoor dat uw documentgeneratieproces schaalbaar is en het groeiende volume aankan.
• Beheer van meerdere versiegeschiedenissen: Met het gezamenlijk bewerken van documenten wordt versiebeheer van cruciaal belang. Gebruik functies zoals het vergelijken van documenten in Nitro  om wijzigingen en revisies bij te houden.
• Zorgen voor veiligheid:  Bescherming van gevoelige informatie  is van cruciaal belang. Implementeer versleuteling en toegangscontrole om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen documenten kunnen inzien en bewerken.
• Weerstand tegen verandering: Het introduceren van een nieuw proces kan soms op weerstand stuiten. Een goede training en duidelijke communicatie over de voordelen van het nieuwe systeem kunnen de weerstand wegnemen.

Nitro's expertise op het gebied van documentautomatisering

Het optimaliseren van uw processen voor documentgeneratie en documentbeheer is een reis in meerdere stappen die zorgvuldige planning en de juiste hulpmiddelen vereist.

Nitro wordt vertrouwd door 67% van de Fortune 500 en blinkt uit in het verbeteren van de efficiëntie.

We willen graag meer weten over de doelstellingen en behoeften van uw organisatie op het gebied van documentautomatisering.  Neem contact met ons op  voor een demonstratie van onze oplossingen en ontdek hoe we kunnen helpen.