5 Overwegingen voor het eOntekenen van Documenten met Gevoelige Gegevens

Meer bedrijven dan ooit tevoren hebben de overstap gemaakt van traditionele naar elektronische handtekeningen, maar deze overstap brengt praktische problemen met zich mee. Als jouw bedrijf gevoelige gegevens verwerkt, hoe kun je er dan voor zorgen dat je alle beveiligingsmaatregelen neemt met elektronische documenten en eSigning?

Deze post helpt je om belangrijke overwegingen te maken om ervoor te zorgen dat je eSignature-oplossing en -verkoper je helpen om op de juiste manier met gevoelige gegevens om te gaan. Je kunt ook onze  Ultieme Gids voor Elektronische Handtekeningen  downloaden voor een diepgaand inzicht in alles wat je moet weten over eSigning.

Wat zijn voorbeelden van gevoelige gegevens die elektronisch ondertekend kunnen worden?

• Gegevens met betrekking tot gezondheid en persoonlijke informatie (gezondheidszorg, financiën, HR)
• Genetische gegevens (medisch, levensverzekering)
• Lidmaatschap van een vakbond (HR)
• Politieke voorkeur en meningen (overheid, publieke sector)
• Gegevens over iemands seksuele geaardheid (gezondheidszorg, financiën)
• Biometrische gegevens (van toepassing bij gebruik van biometrische ondertekeningsmethoden)

Automatisch gegenereerde verzekeringspolissen, digitaal ondertekende  vastgoedcontracten , digitale patiëntenregistratie in ziekenhuizen - dit zijn allemaal voorbeelden uit het echte leven van hoe organisaties hun papieren processen moderniseren met e-handtekeningen. Maar industrieën die veel persoonlijke en gevoelige gegevens verwerken, moeten heel voorzichtig zijn met de manier waarop ze met deze informatie omgaan.

Bedrijven in de  gezondheidszorg , de juridische sector,  het bankwezen ,  de verzekeringssector  en  de overheid  verwerken dagelijks gevoelige informatie. De omloopsnelheid van documenten is non-stop en elk stukje persoonlijke en/of vertrouwelijke informatie moet worden verantwoord. Bovendien kan het niet zorgvuldig omgaan met gevoelige gegevens leiden tot zware straffen. De uitgebreide Europese GDPR-regelgeving is bijvoorbeeld in 2018 in werking getreden en veel gepubliceerde inbreuken op bedrijfsgegevens hebben bedrijven de afgelopen tien jaar enorm benadeeld.

Het verwerken van persoonlijke gegevens vereist speciale aandacht en zorgvuldigheid. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze hun sectorrichtlijnen volgen bij het omgaan met digitale informatie. Dat geldt voor alle soorten werk met digitale documenten, en eSigning is daarop geen uitzondering.

5 overwegingen voor eSigning met gevoelige gegevens
Hier zijn 5 dingen die je in gedachten moet houden bij het evalueren van eSigning oplossingen en of ze je zullen helpen ervoor te zorgen dat gevoelige informatie goed wordt beheerd.

1) Identificatie van de ondertekenaar

Wanneer je een document verstuurt voor een elektronische handtekening, zorg er dan voor dat alleen de persoon wiens handtekening je aanvraagt toegang krijgt. Identificeer voor elk document de enige ondertekenaar(s). Zodra de ontvanger is bepaald, kun je veilige online tools gebruiken die  identificatiediensten  aanbieden om het document in handen van een specifieke persoon te houden. Dergelijke tools kunnen zoiets zijn als een nationale identiteitskaart, een identiteitsschema of een dienst die identificatiemogelijkheden biedt.

2) Toestemmingsbeheer

Bepaalde categorieën van persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Zorg er in deze gevallen voor dat je de nodige opt-ins verzamelt van je ondertekenaars. Sommige eSigning-oplossingen bieden tools voor het beheer van toestemming, waarmee gegevensverzamelaars toestemming kunnen krijgen van hun ontvangers.

Daarnaast moet je transparant zijn over je verwerkingsactiviteiten en je betrokkenen op de juiste manier informeren. Door te kiezen voor een eSigning oplossing die deze informatie in een pop-up formaat presenteert voordat je ontvangers hun documenten ondertekenen, kun je dit proces automatiseren.

3) Bewaartermijnen van gegevens

Bewaartermijnen (hoe lang persoonlijke gegevens worden bewaard) zijn een veelbesproken onderwerp geworden op het gebied van informatiebeveiliging. Wanneer je veel documenten met elektronische handtekeningen verwerkt, is het erg belangrijk om rekening te houden met hoe lang deze documenten worden opgeslagen en waar ze daarna worden gearchiveerd.

Waarschijnlijk de meest invloedrijke beslissing die je moet nemen is of je kiest voor een cloud- of een on-premise oplossing voor gegevensopslag. Cloudoplossingen slaan ondertekende documenten op in de cloud of bieden  API-integraties  die het mogelijk maken om de software voor digitale handtekeningen te verbinden met een DMS of andere relevante softwarepakketten. Als u API-integraties configureert, zorg er dan voor dat u de ondertekende documenten verwijdert van de servers van uw provider zodra het ondertekenen is voltooid.

4) eSigning met encryptie

Encryptie garandeert de vertrouwelijkheid van de inhoud van een document en is daarom misschien wel de meest adequate manier om de veiligheid van persoonlijke gegevens te garanderen. Met encryptie hebben alleen bevoegde partijen toegang tot informatie die hun kant op wordt gestuurd. Bij het versleutelen van informatie is het belangrijk om ook rekening te houden met de gegevens in ruste en tijdens het transport.

5) Nationale wetten en wetgeving voor het verblijf van gegevens

Het is cruciaal om de nationale wetgeving rond de opslag en overdracht van gegevens niet uit het oog te verliezen. Landen kunnen specifieke wetgeving uitvaardigen voor bepaalde soorten gegevens. Frankrijk heeft bijvoorbeeld uitgebreide regelgeving opgesteld met betrekking tot de verwerking van gezondheidsgegevens. Wees je bewust van  de regelgeving rond  het overdragen van gegevens tussen landen.

Nitro's eSign Beveiligingsmaatregelen
Identificatie van de ondertekenaar
Diensten voor identificatie		Identificeer de ondertekenaar voordat toegang tot documenten wordt verleend door onze Identiteitsdiensten in uw eSignature-omgeving te integreren
Gegevensbescherming door ontwerp
Opt-in knop		Neem opt-in knoppen op om noodzakelijke toestemmingen te verkrijgen
Beheer van toestemmingen		Configureer je eigen beleid voor toestemmingsbeheer
Privacybeleid		Neem uw op maat gemaakte privacybeleid op in het ondertekeningsproces
Bewaarperioden
API-integraties		Configureer onze API's zoals nodig om ervoor te zorgen dat ondertekende documenten veilig worden opgeslagen in uw interne systemen
Automatische verwijdering		Installeer automatische verwijdering om ervoor te zorgen dat documenten niet worden opgeslagen nadat ze zijn ondertekend
Encryptie
Encryptie		Documenten (en de gegevens daarin) worden in rust en tijdens het transport versleuteld