5 points à prendre en compte pour la signature électronique de documents contenant des données sensibles

Plus que jamais, les entreprises sont passées de la signature traditionnelle à la signature électronique, mais cette transition soulève des questions d'ordre pratique. Si votre entreprise traite des données sensibles, comment pouvez-vous vous assurer que vous prenez toutes les précautions de sécurité avec les documents électroniques et la signature électronique ?

Cet article vous aidera à réfléchir aux aspects importants à prendre en compte pour que votre solution de signature électronique et votre fournisseur vous aident à traiter correctement les données sensibles. Vous pouvez également télécharger notre  Guide ultime de la signature  électronique pour approfondir tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique.

Quels sont les exemples de données sensibles susceptibles d'être signées électroniquement ?

• Données relatives à la santé et aux informations personnelles (soins de santé, finances, ressources humaines)
• Données génétiques (médical, assurance-vie)
• Appartenance à un syndicat (RH)
• Affiliation et opinions politiques (gouvernement, secteur public)
• Données relatives à l'orientation sexuelle d'une personne (soins de santé, finances)
• Données biométriques (applicables en cas d'utilisation de méthodes de signature biométriques)

Les polices d'assurance générées automatiquement, les  contrats immobiliers  signés numériquement, l'accueil numérique des patients dans les hôpitaux - autant d'exemples concrets de la manière dont les organisations modernisent leurs processus papier grâce aux signatures électroniques. Mais les secteurs qui traitent un volume important de données personnalisées et sensibles doivent être très prudents quant à la manière dont ils traitent ces informations.

Les entreprises des secteurs de la  santé , du droit, de la  banque , de l' assurance  et de l' administration  traitent quotidiennement des informations sensibles. Les documents sont renouvelés en permanence et chaque élément d'information personnelle et/ou confidentielle doit être pris en compte. De plus, ne pas traiter les données sensibles avec soin peut entraîner de lourdes sanctions. Par exemple, la réglementation européenne complète GDPR est entrée en vigueur en 2018, et les violations de données d'entreprise très médiatisées ont énormément fait reculer les entreprises au cours de la dernière décennie.

Le traitement des données à caractère personnel requiert une attention et une diligence particulières. Les entreprises doivent veiller à suivre les directives de leur secteur lorsqu'elles traitent des informations numériques. Cela vaut pour tous les types de documents numériques, et la signature électronique ne fait pas exception.

5 points à prendre en compte pour la signature électronique avec des données sensibles
Voici 5 points à garder à l'esprit lorsque vous évaluez les solutions de signature électronique et que vous vous demandez si elles vous aideront à garantir la bonne gestion des informations sensibles.

1) Identification du signataire

Lorsque vous envoyez un document pour qu'il soit signé électroniquement, assurez-vous que l'accès n'est accordé qu'à la personne dont vous demandez la signature. Identifiez le(s) seul(s) signataire(s) requis pour chaque document. Une fois le destinataire déterminé, vous pouvez utiliser des outils en ligne sécurisés qui offrent des  services d'identification  pour que le document reste entre les mains d'une personne spécifique. Ces outils peuvent prendre la forme d'une carte d'identité nationale, d'un système d'identification ou d'un service offrant des capacités d'identification.

2) Gestion du consentement

Certaines catégories de données à caractère personnel ne peuvent être traitées qu'avec le consentement explicite de la personne concernée. Dans ce cas, veillez à recueillir les consentements nécessaires auprès de vos signataires. Certaines solutions de signature électronique proposent des outils de gestion des consentements, qui permettent aux collecteurs de données d'obtenir le consentement de leurs destinataires.

En outre, vous devrez faire preuve de transparence quant à vos activités de traitement et informer les personnes concernées de manière appropriée. Le choix d'une solution de signature électronique qui présente ces informations sous forme de fenêtre contextuelle avant que vos destinataires ne signent leurs documents peut automatiser ce processus.

3) Délais de conservation des données

Les délais de conservation (durée de stockage des données personnelles) sont devenus un sujet brûlant dans le domaine de la sécurité de l'information. Lorsque l'on traite de nombreux documents comportant des signatures électroniques, il est très important de tenir compte de la durée de stockage de ces documents et de l'endroit où ils sont archivés par la suite.

La décision la plus importante à prendre est probablement celle de choisir une solution de stockage des données dans le nuage ou sur site. Les solutions en nuage stockent les documents signés dans le nuage ou proposent des  intégrations API  qui permettent de connecter le logiciel de signature numérique à un SGD ou à d'autres progiciels pertinents. Si vous configurez des intégrations API, veillez à supprimer les documents signés des serveurs de votre fournisseur dès que la signature est terminée.

4) Signature électronique avec chiffrement

Le cryptage garantit la confidentialité du contenu d'un document et constitue donc peut-être le moyen le plus adéquat d'assurer la sécurité des données à caractère personnel. Grâce au cryptage, seules les parties autorisées auront accès aux informations qui leur sont envoyées. Lors du cryptage des informations, il est important de prendre en compte les données au repos et en transit.

5) Lois et législation nationales sur la résidence des données

Il est essentiel de ne pas perdre de vue la législation nationale en vigueur en matière de stockage et de transfert de données. Les pays peuvent adopter une législation spécifique pour certains types de données. Par exemple, la France a pris des mesures réglementaires importantes concernant le traitement des données de santé. Soyez attentifs aux  règles de conformité  concernant le transfert de données entre pays.

Mesures de sécurité eSign de Nitro
Identification du signataire
Services d'identification		Identifiez le signataire avant de donner accès aux documents en intégrant nos services d'identité dans votre environnement de signature électronique.
Protection des données dès la conception
Bouton d'acceptation		Inclure des boutons d'acceptation pour obtenir les consentements nécessaires
Gestion des consentements		Configurez votre propre politique de gestion des consentements
Politique de confidentialité		Intégrez vos politiques de confidentialité personnalisées dans le processus de signature.
Périodes de rétention
Intégrations API		Configurez nos API selon vos besoins pour garantir que les documents signés sont stockés en toute sécurité dans vos systèmes internes.
Suppression automatique		Installez la suppression automatique pour vous assurer que les documents ne sont pas stockés après avoir été signés.
Chiffrement
Chiffrement		Les documents (et les données qu'ils contiennent) sont cryptés au repos et en transit.