5 consideraciones para la firma electrónica de documentos con datos sensibles

Más empresas que nunca han pasado de la firma tradicional a la electrónica, pero esta transición plantea problemas prácticos. Si su empresa maneja datos confidenciales, ¿cómo puede asegurarse de que está tomando todas las precauciones de seguridad con los documentos electrónicos y la firma electrónica?

Este artículo le ayudará a tener en cuenta consideraciones importantes para asegurarse de que su solución de firma electrónica y su proveedor le ayudan a gestionar correctamente los datos confidenciales. También puede descargarse nuestra  Guía definitiva de la firma electrónica  para profundizar en todo lo que necesita saber sobre la firma electrónica.

¿Cuáles son ejemplos de datos confidenciales que pueden firmarse electrónicamente?

• Datos relativos a la salud e información personal (sanidad, finanzas, RRHH)
• Datos genéticos (médicos, seguros de vida)
• Afiliación sindical (RRHH)
• Afiliación política y opiniones (gobierno, sector público)
• Datos relativos a la orientación sexual de una persona (sanidad, finanzas)
• Datos biométricos (aplicables cuando se utilizan métodos de firma biométricos)

Pólizas de seguros generadas automáticamente,  contratos inmobiliarios  firmados digitalmente, incorporación digital de pacientes en hospitales... todos ellos son ejemplos reales de cómo las organizaciones están modernizando sus procesos basados en papel con la firma electrónica. Pero los sectores que procesan un gran volumen de datos personalizados y confidenciales deben tener mucho cuidado con el tratamiento de esta información.

Las empresas de los sectores  sanitario , jurídico,  bancario ,  de seguros  y  gubernamental  procesan información confidencial a diario. La rotación de documentos es incesante, y hay que tener en cuenta cada dato personal o confidencial. Además, no tratar los datos confidenciales con cuidado puede acarrear graves sanciones. Por ejemplo, las exhaustivas regulaciones GDPR de Europa entraron en vigor en 2018, y las violaciones de datos corporativos bien publicitadas han hecho retroceder enormemente a las empresas en la última década.

El procesamiento de datos personales requiere especial atención y diligencia. Las empresas deben tener cuidado de seguir las directrices de su sector cuando manejen información digital. Esto se aplica a todos los tipos de trabajo con documentos digitales, y la firma electrónica no es una excepción.

5 consideraciones para eSigning con datos confidenciales
A continuación se indican 5 aspectos a tener en cuenta a la hora de evaluar soluciones de eSigning y si le ayudarán a garantizar que la información confidencial se gestiona correctamente.

1) Identificación del firmante

Cuando envíe un documento para su firma electrónica, asegúrese de que sólo se concede acceso a la persona cuya firma solicita. Identifique al único firmante o firmantes necesarios para cada documento. Una vez determinado el destinatario, puede utilizar herramientas en línea seguras que ofrezcan  servicios de identificación  para mantener el documento en manos de una persona concreta. Dichas herramientas pueden ser algo así como un documento nacional de identidad, un esquema de identidad o un servicio que ofrezca capacidades de identificación.

2) Gestión del consentimiento

Determinadas categorías de datos personales sólo pueden tratarse tras recibir el consentimiento explícito del interesado. En estos casos, asegúrese de recoger los consentimientos necesarios de sus firmantes. Algunas soluciones de eSigning ofrecen herramientas de gestión del consentimiento expreso, que permiten a los recopiladores de datos obtener el consentimiento de sus destinatarios.

Además, tendrá que ser transparente sobre sus actividades de tratamiento e informar a los interesados de manera adecuada. Elegir una solución de eSigning que presente esta información en un formato emergente antes de que sus destinatarios firmen sus documentos puede automatizar este proceso.

3) Periodos de conservación de datos

Los periodos de conservación (cuánto tiempo se almacenan los datos personales) se han convertido en un tema candente en la seguridad de la información. Cuando se procesan muchos documentos con firmas electrónicas, es muy importante tener en cuenta durante cuánto tiempo se almacenan estos documentos y dónde se archivan después.

Probablemente, la decisión más impactante que hay que tomar es si elegir una solución en la nube o en las instalaciones para el almacenamiento de datos. Las soluciones en la nube almacenarán los documentos firmados en la nube u ofrecerán  integraciones API  que permitan conectar el software de firma electrónica con un DMS u otros paquetes de software relevantes. Si configura integraciones API, asegúrese de eliminar los documentos firmados de los servidores de su proveedor en cuanto finalice la firma.

4) Firma electrónica con cifrado

El cifrado garantiza la confidencialidad del contenido de un documento y, por tanto, es quizás la forma más adecuada de garantizar la seguridad de los datos personales. Con la encriptación, sólo las partes autorizadas tendrán acceso a la información que se les envíe. Al cifrar la información, es importante tener en cuenta también los datos en reposo y en tránsito.

5) Leyes y legislación nacional sobre residencia de datos

Es fundamental no perder de vista la legislación nacional vigente en materia de almacenamiento y transferencia de datos. Los países pueden promulgar legislación específica en torno a determinados tipos de datos. Por ejemplo, Francia ha adoptado amplias medidas reguladoras en relación con el tratamiento de datos sanitarios. Sea consciente de  las normativas de cumplimiento  en torno a la transferencia de datos entre países.

Medidas de seguridad de eSign de Nitro
Identificación del firmante
Servicios de identificación		Identifique al firmante antes de dar acceso a los documentos integrando nuestros Servicios de Identidad en su entorno de firma electrónica
Protección de datos por diseño
Botón opt-in		Incluya botones opt-in para obtener los consentimientos necesarios
Gestión de consentimientos		Configure su propia política de gestión de consentimientos
Política de privacidad		Incluya sus políticas de privacidad a medida en el proceso de firma
Períodos de retención
Integraciones API		Configure nuestras API según sea necesario para garantizar que los documentos firmados se almacenan de forma segura en sus sistemas internos.
Eliminación automática		Instale la eliminación automática para asegurarse de que los documentos no se almacenan después de haber sido firmados.
Cifrado
Cifrado		Los documentos (y los datos incluidos) se cifran en reposo y en tránsito.