Elektronische handtekeningen vs Digitale handtekeningen

Bij het beschrijven van bedrijfsprocessen gebruiken veel mensen de woorden "elektronisch" en "digitaal" door elkaar. Maar wat is het grote verschil tussen digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen? Zijn ze niet hetzelfde? Het korte antwoord is "Nee", maar het langere antwoord is iets genuanceerder.

Nu bedrijven hun bedrijfssoftware steeds meer transformeren om zich aan te passen aan moderne werknemers en virtuele omgevingen, is het cruciaal om te begrijpen hoe elektronische en digitale handtekeningen van elkaar verschillen. Als je de definities van elektronische en digitale handtekeningen begrijpt, kan je bedrijfstechnologieteam de opties voor software voor documentbeheer evalueren en bepalen welke de juiste is voor jouw organisatie.

Beide soorten handtekeningen bieden uw bedrijf een beter rendement op investering. Bespaar tijd met het opzoeken van handtekeningen van medewerkers en klanten. Houd overzicht over digitaal papierwerk voor soepelere processen, betere naleving en minder fouten. Gebruik digitale of e-handtekeningen om te besparen op papierkosten en printbenodigdheden.

En hoewel digitale handtekeningen een subset zijn van e-handtekeningen, zijn er toch enkele belangrijke verschillen:

• Kan een afbeelding van een handtekening, vingerafdruk, klik, proces, symbool of proces zijn.
• Hoofddoel van een e-handtekening is het verifiëren van een document
• Bevat geen digitaal certificaat
• Wettelijk bindend als alle partijen instemmen met elektronische ondertekening
• Document niet noodzakelijk veilig
• Niet alle elektronische handtekeningen zijn digitaal ondertekend

• Handtekening is in wezen een elektronische vingerafdruk ondersteund door digitale certificering voor encryptie
• Het belangrijkste doel van een digitale handtekening is het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar.
• Digitale handtekening authenticeert het document
• Juridisch bindend

Neem contact op met Nitro voor meer informatie over hoe onze productiviteitstools met mogelijkheden voor digitale en e-handtekeningen de werkstroomprocessen van uw organisatie kunnen transformeren.

Eenvoudig gezegd zijn elektronische handtekeningen - of e-handtekeningen - afbeeldingen, symbolen, vingerafdrukken, klikken, verbale geluiden of processen waarmee een document wordt geverifieerd in plaats van met natte inkt of handgeschreven handtekeningen. Een elektronische handtekening kan zo eenvoudig zijn als het aanklikken van een vakje of het intypen van je naam in een invulbaar formulier, terwijl je akkoord gaat of accepteert dat je het document hebt ondertekend. Wanneer een elektronisch ondertekende overeenkomst door alle partijen is ondertekend, is deze wettelijk bindend. In tegenstelling tot een digitale handtekening, worden e-handtekeningen over het algemeen niet geautoriseerd door digitale certificering. Dit maakt e-handtekeningen gemakkelijker te gebruiken, maar het kan ook betekenen dat ze minder veilig zijn dan een digitale handtekening.

Veel bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen in contracten en overeenkomsten. Je bedrijf kan bijvoorbeeld klanten elektronisch leningaanvragen en andere financiële contracten laten ondertekenen. Uw verkoopteam kan potentiële klanten een e-handtekening geven en uw HR-afdeling kan nieuwe werknemers toestaan om papierwerk met e-handtekeningen in te vullen.

Een digitale handtekening valt onder de paraplu van elektronische handtekeningen, maar met enkele belangrijke verschillen. Digitale handtekeningen vertrouwen op algoritmen en encryptie om zowel een document te ondertekenen als de authenticiteit ervan te verifiëren.

Terwijl het doel van een e-handtekening simpelweg het verifiëren van een document is, beveiligt een digitale handtekening het document ook effectief met meer beveiligingsfuncties die het document beschermen. Net als een e-handtekening is een digitale handtekening ook juridisch bindend en gemakkelijker traceerbaar gezien het digitale verificatiecertificaat.

Aangezien een digitale handtekening gebruik maakt van een digitaal certificaat dat de identiteit van de ondertekenaar verifieert, is dit type handtekening een goed, veilig hulpmiddel voor gevoelige gegevens, zoals financiële documenten, HIPAA-documenten en ander vertrouwelijk papierwerk of contracten.

In het geval van e-handtekeningen versus digitale handtekeningen wordt de grote vraag echter: Wat is de veiligste, meest effectieve, betrouwbare en eenvoudigst te gebruiken methode bij het faciliteren van grote contracten of het creëren van flexibelere workflows voor uw medewerkers en uw klanten? Dit is wat je moet weten over de veiligheidsaspecten van elke ondertekeningsmethode:

Hoewel e-handtekeningen veilig kunnen zijn, wilt u controleren of het softwareplatform dat u gebruikt, de beveiliging op de eerste plaats zet. Nitro's eSign-mogelijkheden worden ondersteund door strenge beveiligingscontroles en een veilige infrastructuur met geavanceerde gegevensbeveiliging. We voldoen niet alleen aan de nieuwste compliance-normen, maar laten onze controles ook jaarlijks door onafhankelijke auditors testen. Nitro onderhoudt zelfs een AICPA SOC2 Type 2 Report on Controls Relevant to Security, Availability, Confidentiality and Privacy, en een HIPAA Security Compliance Assessment van interne controles om uw onderneming veilige ondertekeningsopties te bieden.

Digitale handtekeningen vallen onder de paraplu van elektronische handtekeningen en de geavanceerde encryptie- en decryptiemethoden maken dit type handtekening uitzonderlijk veilig. Digitale handtekeningen zijn gebaseerd op publieke en private sleutels die helpen de authenticiteit en de oorsprong van de inhoud te garanderen - d.w.z. dat beide ondertekenaars van een document zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Een digitaal certificaat helpt bij het valideren van de handtekening van het document.

Hoewel e-handtekeningen en digitale handtekeningen tegenwoordig veel gebruikt worden, zijn de huidige standaarden voor het implementeren van alle elektronische handtekeningen verrassend gedateerd. De denkwijze met betrekking tot wettigheid en regelgeving komt grotendeels van federale en staatsrichtlijnen, die beide meer dan twintig jaar geleden zijn opgesteld.

In 2000 werd bijvoorbeeld de United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act aangenomen met de volgende bepalingen voor elektronische handtekeningen:

• Ondertekenintentie: e-handtekeningen zijn alleen geldig als beide partijen van plan zijn het document te ondertekenen.
• Elektronische toestemming: Beide partijen moeten ermee instemmen om zaken te doen met behulp van elektronische handtekeningen. Als je met consumenten te maken hebt, moet je hen ook informatie geven over de toestemming van de consument en ervoor zorgen dat ze akkoord gaan met het gebruik van elektronische records tijdens de transactie.
• Verificatie: Je bedrijf moet bevestigen dat je de e-handtekening aan een specifiek document koppelt.
• Bewaren van gegevens: Er moet een manier zijn om het eondertekende document of contract op te slaan en te reproduceren, zodat alle partijen toegang hebben tot een kopie.

Hoewel er veel veranderd is sinds 2000, gelden de principes van de ESIGN Act nog steeds. Meer recentelijk introduceerde de Amerikaanse Senaat in december 2020 de ESIGN Modernization Act of 2020. De nieuwere wetgeving is gericht op het intrekken van bepaalde eSign-vereisten, zoals consumenten die moeten aantonen dat ze in staat zijn om elektronisch toegang te krijgen tot informatie om toestemming te geven voor elektronische dossiers.

Onder de federale ESIGN Act zijn zowel elektronische als digitale handtekeningen wettelijk bindend waar de Amerikaanse federale wetgeving van toepassing is. In gevallen waar ESIGN niet geldt, is vaak UETA van toepassing. De Uniform Electronic Transaction Act, of UETA, die in 1999 werd geïntroduceerd, bevat in wezen dezelfde taal als ESIGN.

Beide wetten stellen dat elektronische handtekeningen gelijkwaardig zijn aan handgeschreven handtekeningen wanneer beide partijen instemmen met het gebruik van een elektronisch document. Washington D.C., de Amerikaanse Maagdeneilanden en 47 staten hebben UETA-voorschriften aangenomen.

Hoewel elektronische handtekeningen de de facto standaard voor zakendoen aan het worden zijn - vooral door de aanhoudende COVID-19 crisis - zijn er sommige situaties waarin digitale of e-handtekeningen nog steeds niet zijn toegestaan. In die gevallen is een natte handtekening nodig. Een natte handtekening of handtekening met natte inkt is elke keer dat je een document fysiek met de hand ondertekent met pen of stempel.

Documenten die te maken hebben met trusts en testamenten, verzekeringsuitkeringen, het terugroepen van producten, echtscheidingen en rechtszaken, voogdij- en adoptiescenario's en het vervoer van gevaarlijke stoffen vereisen over het algemeen nog steeds een persoonlijke natte handtekening.

MetNitro Sign kunnen jij en je medewerkers overal en vanaf elk apparaat efficiënte eSignature-workflows ontsluiten. De onbeperkte oplossing voor het van persoon tot persoon ondertekenen en verzenden zit boordevol krachtige, verbonden en gebruiksvriendelijke functies, zoals controletrajecten, ondertekening in bulk en aangepaste sjablonen die naadloos integreren met bestaande tools zoals Microsoft Word, SharePoint en Google Drive.