Alle hulpbronnen
Digitale handtekeningen

Elektronische handtekeningen versus digitale handtekeningen

Bij het beschrijven van bedrijfsprocessen hebben veel mensen de neiging de woorden "elektronisch" en "digitaal" door elkaar te gebruiken. Maar wat is het grote verschil tussen digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen ? Zijn ze niet hetzelfde? Het korte antwoord is "Nee", maar het langere antwoord is iets genuanceerder.

esignatures.png

Nu bedrijven hun bedrijfssoftwareoplossingen steeds meer transformeren om zich aan te passen aan het moderne personeelsbestand en virtuele omgevingen, is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe elektronische en digitale handtekeningen verschillen. Als u de definities van elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen begrijpt, kan uw bedrijfstechnologieteam de opties voor documentbeheersoftware evalueren en bepalen welke geschikt is voor uw organisatie.

Belangrijkste verschillen tussen elektronische en digitale handtekeningen

Door hun ontwerp geven beide soorten handtekeningen uw bedrijf een beter rendement op uw investering. Bespaar tijd bij het achtervolgen van handtekeningen van medewerkers en klanten. Houd digitaal papierwerk in de gaten om te zorgen voor soepelere processen, betere naleving en minder fouten. Gebruik digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen om papierkosten en afdrukbenodigdheden te verminderen.

En hoewel digitale handtekeningen een subset van eSignatures zijn, bevatten ze enkele belangrijke verschillen:

Elektronische handtekeningen: 


  • Kan een handtekeningafbeelding, vingerafdruk, klik, proces, symbool of proces zijn
  • Het belangrijkste doel van een e-handtekening is om een document te verifiëren
  • Bevat geen digitaal certificaat 
  • Juridisch bindend als alle partijen akkoord gaan met elektronische ondertekening
  • Document niet per se veilig
  • Niet alle elektronische handtekeningen zijn digitaal ondertekend 

Digitale handtekeningen: 

  • Handtekening is in wezen een elektronische vingerafdruk ondersteund door digitale certificering voor codering
  • Het belangrijkste doel van een digitale handtekening is om de identiteit van een ondertekenaar te verifiëren. 
  • Digitale handtekening authenticeert het document 
  • Wettelijk bindend 

Neem contact op met Nitro voor meer informatie over hoe onze productiviteitstools met digitale en eSignature-mogelijkheden de workflowprocessen van uw organisatie kunnen transformeren.

Wat is een elektronische handtekening?

Simpel gezegd, elektronische handtekeningen - of e-handtekeningen - zijn elke handtekeningafbeelding, symbool, vingerafdruk, klik, verbaal geluid of proces dat een document verifieert in plaats van een natte of handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening kan zo simpel zijn als het klikken op een vakje of het typen van uw naam in een invulbaar formulier terwijl u ermee instemt of accepteert dat u het document hebt ondertekend. Wanneer ondertekend door alle partijen, is een eSigned-overeenkomst juridisch bindend. In tegenstelling tot een digitale handtekening worden elektronische handtekeningen over het algemeen niet geautoriseerd door digitale certificering. Hoewel dit e-handtekeningen gebruiksvriendelijker maakt, kan het ook betekenen dat ze minder veilig zijn dan een digitale handtekening.

Wanneer een elektronische handtekening gebruiken?

Veel bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen in contracten en overeenkomsten. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld klanten hebben die leningaanvragen en andere financiële contracten elektronisch ondertekenen. Uw verkoopteam kan potentiële klanten ondertekenen met eSignatures, en uw HR-afdeling kan nieuwe medewerkers toestaan om papierwerk in te vullen met eSignatures.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening valt wel onder de paraplu van elektronische handtekeningen, maar met enkele belangrijke verschillen. Digitale handtekeningen zijn afhankelijk van algoritmen en codering om zowel de authenticiteit van een document te ondertekenen als te verifiëren.

Terwijl het doel van een e-handtekening is om eenvoudig een document te verifiëren, beveiligt een digitale handtekening het document ook effectief met meer beveiligingsfuncties die het document beschermen. Net als een e-handtekening is een digitale handtekening ook juridisch bindend en gemakkelijker te traceren gezien het digitale verificatiecertificaat.

Wanneer een digitale handtekening gebruiken?

Aangezien een digitale handtekening een digitaal certificaat gebruikt dat de identiteit van de ondertekenaar verifieert, is dit type handtekening een goed, veilig hulpmiddel voor gevoelige gegevens, zoals financiële gegevens, HIPAA-gereguleerde documenten en ander vertrouwelijk papierwerk of contracten.

Veiligheidsoverwegingen ondertekenen

In het geval van eSignature versus digitale handtekeningen wordt de grote vraag echter: wat is de veiligste, meest effectieve, betrouwbare en gemakkelijkst te gebruiken methode bij het faciliteren van grote contracten of het creëren van flexibelere workflows voor uw werknemers en uw klanten? Dit is wat u moet weten over beveiligingsproblemen bij elke ondertekeningsmethode:

Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Hoewel e-handtekeningen veilig kunnen zijn, moet u ervoor zorgen dat elk softwareplatform dat u gebruikt beveiliging voorop stelt. Nitro's eSign-mogelijkheden worden ondersteund door strenge beveiligingscontroles en een veilige infrastructuur met geavanceerde gegevensbeveiliging. We hanteren niet alleen de nieuwste nalevingsnormen, we stellen ook jaarlijks onafhankelijke externe auditors in dienst om onze controles te testen. Nitro onderhoudt AICPA SOC 2 Type 2 Report on Controls Relevant to Security, Availability, Confidentiality and Privacy, en een HIPAA Security Compliance Assessment van interne controles om uw onderneming veilige ondertekeningsopties te bieden.

Zijn digitale handtekeningen veilig?

Digitale handtekeningen vallen onder de paraplu van elektronische handtekeningen en de geavanceerde coderings- en decoderingsmethoden maken dit type handtekening uitzonderlijk veilig. Digitale handtekeningen zijn afhankelijk van openbare en privésleutels die de authenticiteit en de oorsprong van de inhoud helpen waarborgen, dat wil zeggen dat beide ondertekenaars van een document zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Een digitaal certificaat helpt bij het valideren van de handtekening van het document.

Wettigheid en reglement van handtekeningen

Hoewel e-handtekeningen en digitale handtekeningen tegenwoordig veel worden gebruikt, zijn de huidige normen voor het implementeren van alle elektronische handtekeningen verrassend gedateerd. Het denken met betrekking tot wettigheid en regelgeving komt grotendeels van federale en staatsrichtlijnen, die beide meer dan twee decennia geleden uitkwamen.

In 2000 is bijvoorbeeld de Amerikaanse Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act aangenomen met de volgende bepalingen voor elektronische handtekeningen:

  • Ondertekeningsintentie: e-handtekeningen zijn alleen geldig als beide partijen van plan zijn het document te ondertekenen. 
  • Elektronische toestemming: beide partijen moeten overeenkomen om zaken te doen met behulp van elektronische handtekeningen. Houd er rekening mee dat wanneer u met consumenten omgaat, u hen ook informatie over de toestemming van de consument moet verstrekken en ervoor moet zorgen dat ze tijdens de transactie instemmen met het gebruik van elektronische gegevens. 
  • Verificatie: uw bedrijf moet bevestigen dat u de elektronische handtekening aan een specifiek document koppelt. 
  • Bewaren van documenten: er moet een manier zijn om het e-ondertekende document of contract op te slaan en te reproduceren, zodat alle partijen toegang hebben tot een kopie. 

Hoewel er sinds 2000 veel is veranderd, gelden de principes van de ESIGN-wet nog steeds. Meer recentelijk heeft de Amerikaanse Senaat in december 2020 de ESIGN-moderniseringswet van 2020 ingevoerd. De nieuwere wetgeving heeft tot doel bepaalde eSign-vereisten in te trekken, zoals consumenten die aantonen dat ze in staat zijn om elektronisch toegang te krijgen tot informatie om toestemming te geven voor elektronische documenten. 

Zijn digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen juridisch bindend?

Volgens de federale ESIGN-wet zijn zowel elektronische als digitale handtekeningen wettelijk bindend waar de Amerikaanse federale wetgeving van toepassing is. In gevallen waar ESIGN niet geldt, is UETA vaak van toepassing. Geïntroduceerd in 1999 , de Uniform Electronic Transaction Act , of UETA, biedt in wezen dezelfde taal als ESIGN.

In beide wetten staat dat elektronische handtekeningen gelijk zijn aan een handgeschreven handtekening wanneer beide partijen ermee instemmen door te gaan met een elektronisch document. Washington, DC, de Amerikaanse Maagdeneilanden en 47 staten hebben UETA-regels aangenomen.

Elektronische en digitale handtekeningen versus natte handtekeningen

Hoewel elektronische handtekeningen de de facto standaard van zakendoen worden, met name vanwege de aanhoudende COVID- 19 -crisis, zijn er situaties waarin digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen nog steeds niet zijn toegestaan. In die gevallen is een natte handtekening noodzakelijk. Een handtekening met natte of natte inkt is elke keer dat u een document fysiek met de hand ondertekent met een pen of stempel.

Documenten over trusts en testamenten, verzekeringsuitkeringen, terugroepingen van producten, echtscheidings- en gerechtelijke procedures, voogdij- en adoptiescenario's en transport van gevaarlijke materialen vereisen over het algemeen nog steeds persoonlijke natte handtekeningen.

Onbeperkte ondertekeningsoplossingen

Met Nitro Sign kunnen u en uw medewerkers overal en vanaf elk apparaat efficiënte eSignature-workflows ontgrendelen. De onbeperkte oplossing voor persoonlijk ondertekenen en verzenden zit boordevol krachtige, verbonden en gebruiksvriendelijke functies zoals audittrails, bulkondertekening en aangepaste sjablonen die naadloos kunnen worden geïntegreerd met bestaande tools zoals Microsoft Word, SharePoint en Google Drive.

Tags
Digitale handtekeningen

Relevante inhoud

Elektronische handtekeningen met Quicksign
Digitale handtekeningen
April 12, 2021 07:53 PM
Verzend documenten voor veilige, wettelijk bindende e-handtekeningen.
Leestijd 1 minuut
Nitro Sign thumbnail.jpg
Digitale handtekeningen
April 16, 2021 10:47 AM
Met eSigning kunnen gebruikers documenten legaal ondertekenen zonder dat ze handmatig hoeven te worden afgedrukt en ondertekend.
Leestijd 2 minuut
card-ns-create-eSignature.jpeg
Digitale handtekeningen
April 07, 2021 12:36 PM
Leer in slechts enkele minuten hoe u een elektronische handtekening instelt.
Leestijd 2 minuut
Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.