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Elektronische Signaturen

Elektronische Signaturen vs. digitale Signaturen

Bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen neigen viele Menschen dazu, die Wörter „elektronisch“ und „digital“ synonym zu verwenden. Aber was ist der große Unterschied zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen ? Sind sie nicht gleich? Die kurze Antwort lautet „Nein“, aber die längere Antwort ist etwas nuancierter.

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Da Unternehmen ihre Unternehmenssoftwarelösungen zunehmend transformieren, um sie an die moderne Belegschaft und virtuelle Umgebungen anzupassen, ist es wichtig zu verstehen, wie sich elektronische und digitale Signaturen unterscheiden. Das Verständnis der Definitionen von elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen ermöglicht es Ihrem Business Technology Team, Optionen für Dokumentenverwaltungssoftware zu bewerten und festzustellen, welche für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Hauptunterschiede zwischen elektronischen und digitalen Signaturen

Beide Arten von Signaturen bieten Ihrem Unternehmen eine bessere Kapitalrendite. Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Unterschriften von Mitarbeitern und Kunden. Behalten Sie den digitalen Papierkram im Auge, um reibungslosere Prozesse, bessere Compliance und weniger Fehler zu gewährleisten. Verwenden Sie digitale oder elektronische Signaturen, um Papierkosten und Druckzubehör zu senken.

Und obwohl digitale Signaturen eine Teilmenge von eSignaturen sind, weisen sie einige wesentliche Unterschiede auf:

Elektronische Signaturen: 


  • Kann ein Signaturbild, ein Fingerabdruck, ein Klick, ein Prozess, ein Symbol oder ein Prozess sein
  • Hauptziel einer eSignatur ist die Verifizierung eines Dokuments
  • Enthält kein digitales Zertifikat 
  • Rechtsverbindlich, wenn alle Parteien der elektronischen Unterzeichnung zustimmen
  • Dokument nicht unbedingt sicher
  • Nicht alle elektronischen Signaturen sind digital signiert 

Digitale Signaturen: 

  • Die Signatur ist im Wesentlichen ein elektronischer Fingerabdruck, der durch eine digitale Zertifizierung für die Verschlüsselung abgesichert ist
  • Das Hauptziel einer digitalen Signatur besteht darin, die Identität eines Unterzeichners zu überprüfen. 
  • Die digitale Signatur authentifiziert das Dokument 
  • Rechtlich verbindlich 

Wenden Sie sich an Nitro, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Produktivität Tool mit digitalen und elektronischen Signaturfunktionen die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens verändern kann.

Was ist eine elektronische Signatur?

Einfach ausgedrückt sind elektronische Signaturen – oder elektronische Signaturen – sämtliche Signaturbilder, Symbole, Fingerabdrücke, Klicks, verbale Geräusche oder Prozesse, die ein Dokument anstelle einer nassen oder handschriftlichen Unterschrift verifizieren. Eine elektronische Signatur kann so einfach sein wie das Klicken auf ein Feld oder das Eingeben Ihres Namens in ein ausfüllbares Formular, während Sie zustimmen oder akzeptieren, dass Sie das Dokument unterzeichnet haben. Eine von allen Parteien unterzeichnete Vereinbarung ist rechtsverbindlich. Im Gegensatz zu einer digitalen Signatur werden elektronische Signaturen im Allgemeinen nicht durch digitale Zertifizierung autorisiert. Dies erleichtert zwar die Verwendung von eSignaturen, aber auch das bedeutet, dass sie weniger sicher sind als eine digitale Signatur.

Wann eine elektronische Signatur verwendet werden sollte

Viele Unternehmen verwenden elektronische Signaturen in Verträgen und Vereinbarungen. Beispielsweise kann Ihr Unternehmen Kunden haben, die Kreditanträge und andere Finanzverträge elektronisch unterzeichnen. Ihr Vertriebsteam kann potenzielle Kunden mit eSignaturen signieren, und Ihre Personalabteilung kann neuen Mitarbeitern erlauben, Dokumente mit eSignaturen auszufüllen.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur fällt unter den Begriff der elektronischen Signatur, jedoch mit einigen wesentlichen Unterschieden. Digitale Signaturen beruhen auf Algorithmen und Verschlüsselung, um ein Dokument sowohl zu signieren als auch zu verifizieren.

Während der Zweck einer eSignatur einfach darin besteht, ein Dokument zu verifizieren, sichert eine digitale Signatur das Dokument auch effektiv mit mehr Sicherheitsfunktionen, die das Dokument schützen. Wie eine eSignatur ist auch eine digitale Signatur rechtsverbindlich und aufgrund ihres digitalen Prüfzertifikats leichter nachvollziehbar.

Wann eine digitale Signatur verwendet werden sollte

Da eine digitale Signatur ein digitales Zertifikat verwendet, das die Identität des Unterzeichners authentifiziert, ist diese Art von Signatur ein gutes, sicheres Tool für vertrauliche Daten wie Finanzunterlagen, HIPAA –regulierte Dokumente und andere vertrauliche Dokumente oder Verträge.

Überlegungen zur Signiersicherheit

Im Fall von eSignatur vs. digitaler Signatur stellt sich jedoch die große Frage: Was ist die sicherste, effektivste, zuverlässigste und am einfachsten zu verwendende Methode, um große Verträge zu erleichtern oder flexiblere Arbeitsabläufe für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu schaffen? Folgendes müssen Sie über die Sicherheitsbedenken der einzelnen Signaturmethoden wissen:

Sind elektronische Signaturen sicher?

Obwohl elektronische Signaturen sicher sein können, sollten Sie sicherstellen, dass bei jeder von Ihnen verwendeten Softwareplattform die Sicherheit im Vordergrund steht. Die eSign-Funktionen von Nitro werden durch strenge Sicherheitskontrollen und eine sichere Infrastruktur mit modernem Datensicherheit unterstützt. Wir halten nicht nur die neuesten Compliance-Standards ein, sondern setzen auch jährlich unabhängige externe Prüfer ein, um unsere Kontrollen zu testen. Tatsächlich führt Nitro einen AICPA SOC2-Bericht vom Typ 2 an Kontrollen, die für Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz relevant sind, sowie eine HIPAA-Sicherheitskonformitätsanalyse interner Kontrollen, um Ihrem Unternehmen sichere Signaturoptionen anzubieten.

Sind digitale Signaturen sicher?

Digitale Signaturen fallen unter das Dach der elektronischen Signatur, und die fortschrittlichen Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsmethoden machen diese Art von Signatur außergewöhnlich sicher. Digitale Signaturen beruhen auf öffentlichen und privaten Schlüsseln, die dazu beitragen, die Authentizität und den Ursprung des Inhalts sicherzustellen – dh, dass beide Unterzeichner eines Dokuments die sind, für die sie sich ausgeben. Ein digitales Zertifikat hilft bei der Validierung der Signatur des Dokuments.

Rechtmäßigkeit und Regelungen der Unterschriften

Während elektronische Signaturen und digitale Signaturen heute weit verbreitet sind, sind die aktuellen Standards zur Implementierung aller elektronischen Signaturen überraschend veraltet. Das Denken in Bezug auf Rechtmäßigkeit und Vorschriften stammt weitgehend aus Bundes- und Landesrichtlinien, die beide vor mehr als zwei Jahrzehnten herauskamen.

Beispielsweise wurde in 2000 der United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act mit den folgenden Bestimmungen für elektronische Signaturen verabschiedet:

  • Unterzeichnungsabsicht: eSignaturen sind nur gültig, wenn beide Parteien beabsichtigen, das Dokument zu unterschreiben. 
  • Elektronische Zustimmung: Beide Parteien müssen zustimmen, Geschäfte mit elektronischen Signaturen abzuwickeln. Beachten Sie, dass Sie im Umgang mit Verbrauchern auch die Offenlegung der Verbrauchereinwilligung bereitstellen und sicherstellen müssen, dass sie der Verwendung elektronischer Aufzeichnungen während der gesamten Transaktion zustimmen. 
  • Verifizierung: Ihr Unternehmen muss bestätigen, dass Sie die eSignatur an ein bestimmtes Dokument binden. 
  • Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Es muss eine Möglichkeit geben, das elektronisch signierte Dokument oder den Vertrag zu speichern und zu reproduzieren, damit alle Parteien Zugriff auf eine Kopie haben. 

Obwohl sich seit 2000 viel geändert hat, gelten die Grundsätze des ESIGN Act immer noch. Vor kurzem hat der US-Senat im Dezember 2020 den ESIGN Modernization Act von 2020 eingeführt. Die neuere Gesetzgebung zielt darauf ab, bestimmte eSign-Anforderungen aufzuheben, z. B. dass Verbraucher ihre Fähigkeit nachweisen müssen, elektronisch auf Informationen zuzugreifen, um ihre Zustimmung zu elektronischen Aufzeichnungen zu erteilen. 

Sind digitale Signaturen und elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Unter dem Federal ESIGN Act sind sowohl elektronische als auch digitale Signaturen rechtsverbindlich, wenn US-Bundesgesetze gelten. In Fällen, in denen ESIGN nicht gilt, gilt häufig UETA. Der in 1999 eingeführte Uniform Electronic Transaction Act oder UETA bietet im Wesentlichen die gleiche Sprache wie ESIGN.

Beide Gesetze besagen, dass elektronische Signaturen einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind, wenn beide Parteien damit einverstanden sind, mit einem elektronischen Dokument fortzufahren. Washington, DC, die Amerikanischen Jungferninseln und 47 Bundesstaaten haben die UETA-Bestimmungen übernommen.

Elektronische und digitale Signaturen vs. nasse Signaturen

Während elektronische Signaturen zum De-facto-Standard der Geschäftstätigkeit werden – insbesondere aufgrund der anhaltenden COVID- 19 -Krise – gibt es einige Situationen, in denen digitale oder elektronische Signaturen immer noch nicht zulässig sind. In diesen Fällen ist eine Nasssignatur erforderlich. Eine nasse oder nasse Tintenunterschrift stellt immer dann dar, wenn Sie ein Dokument physisch mit der Hand per Stift oder Stempel unterschreiben.

Dokumente, die sich mit Trusts und Testamenten, Versicherungsleistungen, Produktrückrufen, Scheidungs- und Gerichtsverfahren, Sorgerechts- und Adoptionsszenarien und dem Transport gefährlicher Materialien befassen, erfordern im Allgemeinen immer noch persönliche Unterschriften.

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