Cosa sapere sulle firme in umido

Per secoli la firma autografa è stata lo standard di fatto quando si trattava di verificare e autenticare pezzi di carta importanti. Oggi non è più così. Poiché le firme digitali e elettroniche hanno guadagnato terreno e hanno contribuito a trasformare le aziende moderne, le firme autografe o umide non sono più così diffuse come un tempo.

L'adozione fulminea della tecnologia, unita alla pandemia COVID-19 in corso e al conseguente aumento del lavoro a distanza, ha accelerato la trasformazione dalla firma a umido alla firma elettronica o digitale. Ci sono ancora casi, tuttavia, in cui è richiesta la firma in umido sui documenti. Ecco tutto quello che c'è da sapere sulle firme a umido - cosa sono, quando usare una firma a inchiostro umido, come inserire le firme nei PDF - e come le piattaforme di produttività come Nitro Sign possono contribuire a rendere più efficienti i suoi processi operativi.

John Hancock, autografo, firma sulla linea tratteggiata - ogni volta che mette la penna sulla carta per firmare un documento, sta usando una firma umida, o una firma con inchiostro umido. Il termine deriva da "aspettare che l'inchiostro" si asciughi sulla carta. Tuttavia, una firma umida non deve necessariamente essere un nome firmato. Le firme bagnate possono includere le iniziali, una "X", un simbolo timbrato, un'impronta del pollice inchiostrata o un'altra forma fisica di firma.

Infatti, il Codice Commerciale Uniforme , o UCC, che regola tutte le transazioni commerciali negli Stati Uniti, afferma: "La firma può essere apposta manualmente o mediante un dispositivo o una macchina, e mediante l'uso di qualsiasi nome, compreso un nome commerciale o presunto, o mediante una parola, un marchio o un simbolo eseguito o adottato da una persona con l'intenzione di autenticare una scrittura".

La firma a umido richiede un tipo di penna, solitamente riempita di inchiostro nero, o un timbro con le sue iniziali, la sua firma o un altro sigillo approvato. Per creare una firma con inchiostro umido è sufficiente firmare in corsivo un documento stampato o fotocopiato, apporre una sigla o un timbro negli appositi spazi.

Può tuttavia trasferire le firme umide in un PDF, se il documento lo consente. Quando utilizza Nitro Sign, ecco come aggiungerà la sua firma umida al modulo o al documento:

• Scelga il documento che desidera firmare.
• Apra il suo documento in Nitro. 

• Selezioni Home e clicchi sull'icona Firma rapida nella barra degli strumenti superiore. Da lì, avrà a disposizione alcuni modi per aggiungere una firma: 

  • L'opzione Scrittura manuale le consente di digitare il suo nome e di generare una firma autografa nel documento. 
  • Da file le consente di caricare una firma umida da un'immagine scansionata o da un file jpeg. 
  • Se sceglie Disegna, potrà essenzialmente firmare elettronicamente il documento utilizzando il cursore. 
  • WebCam utilizza la fotocamera del suo computer per scattare una foto della sua firma con inchiostro umido.
• Una volta creata la firma, selezioni OK.
• Posiziona la sua firma sulla linea del documento, ridimensiona come necessario e seleziona Applica.
• Invii il suo documento agli altri firmatari, se del caso.  

Queste istruzioni passo-passo saranno simili se utilizza altri lettori PDF o moduli elettronici compilabili.

In generale, il tipo di documento e le istruzioni dell'altra entità determineranno l'utilizzo o meno della firma a inchiostro umido. Sebbene la firma elettronica digitale sia diventata un modo comune di firmare i documenti, in particolare nelle imprese commerciali moderne, la firma in umido è necessaria in due casi principali:

• Utilizzerà una firma umida se entrambe le parti non acconsentono alla firma elettronica o digitale. 
• Utilizzi la firma a umido quando la legge lo richiede. Per esempio, i procedimenti giudiziari, gli sfratti, le adozioni, i divorzi e i documenti di custodia richiedono tutti la firma di persona con inchiostro umido. Anche le modifiche alle polizze di assicurazione sanitaria e sulla vita, come la cancellazione, richiedono la firma sul bagnato, così come le modifiche ai testamenti e ai trust. Anche il trasporto di materiali pericolosi si affida alle firme con inchiostro umido. 

La firma elettronica, detta anche eSignature, è ampiamente utilizzata in settori che vanno da quello medico ed edile a quello della vendita al dettaglio e dell'informatica. Le firme digitali sono un tipo di firma elettronica che essenzialmente protegge un documento utilizzando tecniche di crittografia e certificati di sicurezza.

La firma elettronica può essere un'immagine, un simbolo, il riconoscimento delle impronte digitali, il clic su una casella, un suono verbale, un PIN o un nome digitato in un contratto o in un accordo. Come le loro controparti a inchiostro umido, le firme elettroniche sono legalmente vincolanti. Nel 2000, la legge federale United States Electronic Signature in Global and National Commerce (ESIGN) ha stabilito una guida alla firma elettronica, che rimane lo standard attuale. Simile a ESIGN in termini di linee guida e regolamenti, un 1999 Uniform Electronic Transaction Act (UETA) definisce gli standard di firma elettronica che rientrano nella sfera di competenza dei singoli Stati. Quarantasette Stati, Washington D.C. e le Isole Vergini Americane hanno adottato l'UETA.

Con sede a Sydney, in Australia, l'azienda di logistica Pacific National cercava una soluzione conveniente che offrisse a tutti gli oltre 3,500 lavoratori gli strumenti di produttività PDF e le funzionalità di firma elettronica. Prima di passare a Nitro PDF Pro nel 2014, oltre il 85% dei lavoratori della conoscenza di Pacific National stampava documenti da firmare e condividere fisicamente: un enorme spreco di efficienza e una perdita di tempo nel flusso di lavoro.

I dipendenti di Pacific National lavorano da più di 90 sedi a livello nazionale, e la sfida era trovare una soluzione che si integrasse meglio con la piattaforma software Citrix. Il compito monumentale di implementare i nuovi processi di eSign ha richiesto una grande collaborazione con il Team di Successo di Nitro per eseguire una transizione senza problemi. La soluzione Nitro PDF Pro si è inserita nel quadro del software aziendale esistente dell'azienda, e oggi ogni utente e dispositivo è dotato della piattaforma eSign e PDF di Nitro.

Per saperne di più su come Pacific National ha deciso di estendere le licenze Nitro alle sue migliaia di dipendenti in tutta l'Australia.

Alla fine del 2020, McConnell Dowell era alla ricerca di un modo per tagliare gli esorbitanti costi di licenza, riducendo al contempo i costi di stampa e di fotocopiatura in tutta l'azienda. L'azienda di costruzioni creative con sede a Victoria, in Australia, ha più di 2,500 dipendenti e costruisce beni, strutture e infrastrutture iconiche in tutto il mondo. Per facilitare una maggiore collaborazione globale ed eseguire più facilmente i contratti firmati, i dipendenti di McConnell Dowell avevano bisogno di una soluzione software aziendale che fosse conveniente e facile da usare.

Al momento del passaggio da Adobe a Nitro, il reparto IT di McConnell Dowell ha lavorato a stretto contatto con il team di Nitro per identificare i casi in tutta l'azienda edile che avrebbero beneficiato della soluzione di eSigning illimitata, riducendo così la necessità di costose stampe. Nel primo anno, McConnell Dowell ha ridotto i costi di licenza e di stampa fino al 50%.

Legga di più su come McConnell Dowell ha risparmiato molto passando a Nitro.

Anche se le firme a umido saranno ancora utilizzate in alcuni casi, le firme elettroniche possono ridurre significativamente i costi della carta, far funzionare i flussi di lavoro della sua azienda in modo più fluido e dare a lei e ai suoi dipendenti la possibilità di creare firme elettroniche da qualsiasi dispositivo.

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